談全面實現無紙化辦公后如何做好電子檔案的管理

司馬威

摘 要：本文圍繞著電子檔案的特點，分析無紙辦公時代電子檔案管理的策略方法，著力形成完善的電子檔案管理機制，促進電子檔案管理的快速發展，解決傳統檔案管理方面的問題，達到高質量開展檔案管理目標。

關鍵詞：電子檔案；無紙辦公；優化策略

新技術的應用和發展，必將對傳統的檔案信息載體和管理方式造成重大沖擊，以“卷”為單位實體形式的檔案肯定越來越少，傳統意義上的檔案可能將無來源。取而代之的是以磁帶、磁盤或光盤為介質的電子檔案。對形成電子檔案的電子文件如何進行收集和管理，是擺在檔案工作者面前艱巨而復雜的任務，也是能否保證全宗內檔案齊全完整的關鍵所在。無紙辦公時代的來臨，促進了電子檔案管理工作發展，當前電子檔案已經成檔案管理工作的主趨勢，在紙制檔案與電子檔案雙套制運行的模式下，還要提高電子檔案管理質量。

1 無紙時代電子檔案管理特征

1.1 歸檔方式

無紙時代電子檔案歸檔操作與傳統的檔案管理方式較大差異，電子文件歸檔主要采用定期歸檔與實歸檔方式，要求文件形成單位通過互聯網定時將電子文檔傳遞給檔案管理部門，與電子文件對應的紙制文檔主要采用第二年歸檔的物理歸檔方式。電子文件歸檔的主要優勢在于快捷、高效，可以方便的進行文件傳遞，達到有效進行分類管理的目標。

1.2 保管方式

電子文件的保護方式也有較大差異，無紙時代的電子文檔的存儲主要采用結構性數據庫，可以進行海量數據信息的存儲，而且有效的節約了存儲的空間，可以滿足迅速查詢、低成本存檔，與提高存檔安全性目標。在存檔操作時可以提高防霉、防蛀、防火等效果。電子存檔還可以借助云存儲技術，從而實現電子檔案的分布式存儲，滿足了高效廣域存儲的需要。

1.3 使用方式

電子檔案提高了使用的快捷性與智能性。基于互聯網的電子檔案利用可以實現遠程調閱和實時調閱。依靠先進的電子檔案管理系統可以對檔案使用權限進行劃分，并且滿足用戶隨時獲得檔案的需要。通過精密的檢索機制，還可以滿足用戶對個性化的檔案數據需求，減少了信息翻閱查詢工作。借助電子設備的檔案查詢使用效率更高，使用方式更加快捷，因此滿足了用戶登入計算機進行檔案閱讀或者檔案下載的需要。

2 無紙時代電子檔案管理問題

2.1 提高檔案意識

無紙時代檔案管理意識還有待加強，有些單位雖然推行了無紙化辦公，但是對自動辦公系統的數據信息管理不足，辦公系統存在著大量的數據冗余、錯誤或者系統性不足的問題。無紙時代促進了檔案雙套制的形成，無紙檔案管理融合了電子檔案與紙質檔案優勢，發揮了高效存儲與檢索的價值優勢。但是當前紙質檔案與電子檔案并存的運行機制導致電子檔案管理制度建立不完善，電子檔案的運行機制改革速度較慢，有不少基層單位仍不適應電子檔案使用環境，工作人員對電子檔案運行制度與方法不熟悉，電子檔案管理質量較弱，電子檔案未能長久保存。

2.2 無紙程度較低

無紙檔案管理的主要目標在于節省檔案存儲成本，提高檔案信息的應用效率。當前基層單位雖然推廣使用無紙辦公系統，但是并未放棄紙質檔案，往往執行雙套制。雖然檔案無紙化推行多年，但是流程與處理機制仍不完善，檔案管理還主要人工方式操作為主，還缺乏有效的檔案檢索與傳閱機制。檔案管理理念與管理模式較為機械，導致檔案管理中程序繁瑣。

2.3 安全性較低

雖然無紙化檔案管理提高了檔案管理工作效率，但是無紙時代的檔案管理主要依靠互聯網運行，當前電子檔案還受到互聯網環境的新安全威脅。有些單位電子檔案管理的安全環境不足，運行電子檔案的系統存在較多漏洞，電子檔案存儲方式、運行環境與保存機制還受網絡環境因素影響。

2.4 系統協調性低

當前電子檔案的系統協調性低，電子檔案建設過程中存在著溝通不足的問題。電子檔案管理內部還存在著各自為政的現象，檔案管理部門與檔案建設部門之間的協調不足，因此影響檔案管理工作的科學性和有效性。當前檔案管理的規范性較低，雖然無紙化辦公時代已經有具體的內部規定，但是檔案管理的辦事效率，檔案管理的操作流程仍有待完善。檔案管理工作還要形成科學的移交、歸檔與權限等方面的劃分機制。

3 無紙時代電子檔案管理策略

3.1 優化檔案管理制度

提高無紙時代電子檔案管理有效性，應當優化電子檔案管理工作制度，創新電子檔案的管理方法，著力形成完善的電子檔案管理工作體系，達到提高電子檔案管理有效性目標。首先，應當重視電子檔案的管理工作，明確電子檔案管理的內容，制定電子檔案管理工作的規范與操作標準，形成階段歸檔、年歸檔、紙制文檔的專門制度，促進向電子檔案方向轉化發展。其次，加強電子檔案管理工作宣傳，全面提高職工的電子檔案應用與管理意識，形成電子檔案簽名、調閱、職能權限機制。還要保證電子檔案文字材料、聲音文件、數據文件的整體質量。第三，建立歸檔的科學化范圍，構建電子檔案立卷制度，加強監督領導機構建設，提高電子檔案真實可靠性，營造多樣與科學的檔案管理機制。

3.2 加強硬件設施建設

提高電子檔案管理工作有效性，還要加強電子檔案管理的硬件設施的建設工作。首先，明確電子檔案管理工作的建設計劃，分析當前單位電子檔案管理工作的狀態與短板，根據無紙制與互聯網電子檔案管理應用的需要，擬定檔案設備更新的計劃。其次，從保證電子檔案的網絡運行安全著眼，全面強化電子檔案的安全保護措施，提高職工的電子檔案安全與保密意識，積極研究結構化和云存儲的技術與相關操作規程，配置紙制檔案的影像化設備，并且逐步優化和擴展檔案存儲的格式等，開發優質的檔案數據庫。第三，還要完善管理系統與開發應用系統，提高檔案管理的智能化水平，注重在人機交互模式下提高檔案的應用效率，發揮檔案管理系統對檔案數據共享支持作用，為電子檔案全面應用奠定基礎，并且通過先進設備優到促進電子檔案快速發展目標。

3.3 開展專業技術培訓

提高檔案管理工作的總體質量，適應無紙時代電子檔案管理工作的現實需要，還要加強電子檔案管理技術培訓工作。首先，對現有的電子檔案管理操作技術人員進行培訓，要求電子檔案管理人員掌握先進的管理技術與方法，提高電子檔案管理人員專業性，做好檔案管理的分級與分工，合理設置檔案管理權限，實現對檔案數據信息的有效存儲。其次，構建開發電子檔案管理體系的團隊，注重組建可以開發檔案管理系統的專業團隊，不斷優化和改進電子檔案的運行環境與提高管理質量。第三，加強專業技術的普及培訓工作，促進廣大職工更好的學習電子檔案管理與應用方法，形成良好的電子檔案管理氛圍與發揮電子檔案價值。

4 結論

無紙時代的電子檔案管理應當構建完善的系統，依靠優質的軟硬件提高電子檔案的運行質量，注重在無紙化時代更好履行電子檔案制度法規，提高檔案管理人員專業素質，達到高效開發電子檔案的目標。

參考文獻

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