淺談醫院歸檔文件收集的難點及對策

楊郡

摘 要：當前，各個醫院大都在檔案資料的收集歸檔過程中還存在一些問題，特別是在網絡技術的發展背景下，電子文件的收集也是必須關注的一個重要方面。本文對各類問題進行分類總結，并針對性地提出解決辦法，為更好地收集、歸檔醫院的資料提供參考。

關鍵詞：醫院文件資料；收集；難點；對策

在持續不斷的醫療活動過程中，醫院各科室產生了海量的歷史記錄，分別以文字、聲像、圖表、影像等不同形式出現，形成了醫院檔案的基礎材料，特別是近年來在網絡使用背景下形成的難以計數的電子文件，這些都是醫院歸檔文件的全部對象。雖然醫院方面一直在加強收集力度，但在具體的實際工作中還是存在許多問題，本文分別加以探討。

1 醫院文件資料收集的難點

1.1 收集困難

一是醫院科室門類多，專業性突出，各有側重，而且從業人員水平大體不同，使得醫院檔案分散性強，特別是以往醫生在書寫病歷時字體隨意，不僅增加了收集難度，也增加收集后使用的難度。

二是雖然醫院兼職人員較多，然而從事檔案管理人員卻明顯不足，而且在事實上，許多醫院的檔案管理人員流動性較大，大多還是從行政、護理等崗位轉來，專業性較弱，檔案意識不足。

三是醫院基礎建設或醫改項目的時間都較多，有的經年累月，從勘察、設計、施工到交付使用，都需要很多時間，而在這其中，資料員往往都是兼職使用，到最后有些資料甚至都不知去處，使得相關資料從源頭上失去了收集的可能。

四是醫院在開展新技術、出臺新制度、處理突發事件或糾紛等情況下，有些資料不能及時收集，有些資料在收集過程中又因處理其他事件而有所延誤，這些都造成了醫院檔案信息的流失。

五是醫院各類醫療設備較多，每年都需要新進或更新，這些設備在入庫后有很多資料都會交到使用科室，與檔案收集形成了事實上的沖突。

1.2 已經收集的資料不夠全面

一直以來，醫院大多注重紙質材料的收集歸檔，對于影像、音頻、視頻等電子文件則要求較少，需要重點推進。

1.3 歸檔文件材料質量不高

收集資料的工作質量，直接影響著檔案業務水平的高低，很多時候，各科室為了完成任務，內容簡單、格式不一、數據分散，甚至失去了檔案的意義。

1.4 將沒有最終完成的材料歸檔

實際工作中，一些科室為了避免檔案工作的繁雜，在沒有對資料進行整理、組卷、編號、去除雜物等的情況下，直接將分散的文件送到檔案室，增加了檔案整理工作量，也影響了后期使用效果。

1.5 電子文件難于收集歸檔

電子文件浩如煙海，收集起來有許多操作上的困難，具體體現在沒有統一的命名標準，不同的人在制作不同的電子文件時主觀性強，收集起來還需要一頁一頁地打開來看，無形中增加了時間耗費；另一方面，電子文件的保存只是局限在個人電腦上，從個人電腦上轉移到醫院進行集中歸檔，還需要更加先進的系統或軟件，也需要更加完善的制度或標準。

當前，醫院方面都認識到了計算機形成電子文件的快捷性，同時隨著各科室計算機的普遍應用，幾乎找不到手寫文件材料，海量的電子文件給檔案工作增加了巨大的壓力，難于整理收集已經是重要工作。

2 解決醫院文件資料收集困難的對策

2.1 醫院開展資料收集的首要工作，應加強檔案工作的制度化、規范化管理，確保各類文件材料能夠完整歸檔

一是重視日常收集工作。醫院檔案工作面對的關鍵情況是科室多、專業強、人員復雜、文件分散、賬外文件多，因此要加強日常收集資料的意識與措施，保證各類文件及時、完整留存。

二是強化檔案工作人員的培訓。通過崗前培訓、崗中技能提升、經驗交流等多種形式，對檔案工作人員進行檔案管理政策、制度、標準、要求等多方面的專業知識培訓，進行檔案收集、歸檔、保存、使用、專業術語等方面的技能培訓，進行計算機操作、軟件使用、信息傳播技術等方面的操作技能培訓，進行職業道德方面的培訓，以全面提升檔案工作人員的水平。

三是注重項目材料的收集。醫院要在開始項目工程的建設時，同步執行相關文件的跟蹤管理，隨時將各類材料分類、編號、備份，經常邀請專業人員進行業務操作上的具體指導，以提高收集項目資料的精準度。

四是加強醫院工作人員的培訓。對各科室工作人員進行檔案工作的培訓指導，確定文件材料的收集歸檔范圍，通過建章立制來探索完善收集方法。

五是在購入新設備后，設備檔案工作人員參與驗貨，初步審核、收集、整理設備資料，按照檔案要求，辦理借閱手續，確定時間節點后及時將資料歸檔，確保原始資料完整。

2.2 為了促進醫院相關工作的開展，能夠反映醫院建設、發展的各類活動、事項，以及日常開展的醫療診治活動等，所產生的文字、音頻、視頻等各類資料，都應納入收集歸檔范圍，以保存利用價值

因此，醫院檔案工作人員要拓寬收集范圍，同時配套推廣使用基于計算機的管理平臺，提高資料入檔、使用的效果。此外，電子文件還應以時間、專業、事項等為單位，分別建立文件夾，完善醫院檔案資料庫，為實現資源共享而打好基礎。

2.3 提高歸檔文件材料的質量與安全

文件材料的質量與安全，是檔案工作的關鍵所在。因此，應從源頭上，對文件用紙、書寫規則、編號規則等進行標準化的制定、實施與監督，以提高檔案質量；對分散、修改等不完整的資料要及時進行補充、搶救、修復，建立檔案資料登記、傳播、使用的動態管理制度，并納入相關人員的績效考核體系當中，以確保文件材料的完整性。

2.4 醫院應對歸檔的文件有明確的規定

收集歸檔的各類文件材料，應由醫院各科室進行初步收集、整理、立卷，定期向檔案管理部門移交，最后由檔案工作人員進行專業的管理。醫院應根據自身實際情況，對這一流程進行明確的規定，細化流程，提高效率。

2.5 制定電子文件歸檔新標準

當前，網絡多、軟件多、系統多、人員多等情況，造成了電子文件格式不一、互不兼容、留存有距的問題，因此，醫院要結合自身情況，制定統一制作、保存、收集、傳遞、歸檔等的標準，實現持續可讀、相互兼容的問題；要把現實中遇到的難點問題，通過標準化的制度來解決，特別是對電子檔案的使用、打印也要同步做出原則性的規定；要制定電子文件格式規范，確保電子檔案的持續利用； 要制定電子文件全程動態管理的數據標準，統一電子文件形成、歸檔、使用的數據標準，提高統一性，解決格式不同、使用率低的問題。

2.6 開展電子文件歸檔實踐

從業務開展的角度，對電子文件形成、收集、整理、使用等各個環節進行落實；從保存格式的角度，從各類格式向標準規定的格式轉變，保證電子檔案永久不用；從安全措施的角度，從應用技術、網絡運行、權限設置等各個方面進行360度的管理控制；從職能職責的角度，對人員、操作、數據、使用、責任等各個方面的行為，進行規章制度的規范與精細管理。

3 結語

總而言之，要采取針對性的方法措施，把一切有價值、各類不同形式的資料全部收集、歸檔，實現集中管理、統一標準，以維護檔案資料的完整安全，達到檔案工作標準化、精細化，為利用檔案信息資源創造良好的條件，最終促進醫院各項工作的高質量發展。

參考文獻

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