新形勢(shì)下高校人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究

摘要：人事檔案管理水平的高低關(guān)系到高校整體管理質(zhì)量，甚至影響高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。基于此，本文將主要根據(jù)工作實(shí)際情況分析新形勢(shì)下高校人事檔案管理當(dāng)下存在的問(wèn)題，同時(shí)對(duì)加強(qiáng)高校人事檔案管理的對(duì)策進(jìn)行深入探究。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 高校 人事檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

人事檔案管理在高校管理中是不可忽視的，是促進(jìn)高校發(fā)展和建設(shè)的重要工作。科學(xué)管理和運(yùn)用人事檔案，可以更好地開(kāi)發(fā)和運(yùn)用高校人力資源，因?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方法已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)下的實(shí)際需求，建立創(chuàng)新的人事檔案管理模式、提高高校人事檔案管理水平已經(jīng)勢(shì)在必行。

一、高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容單一，評(píng)價(jià)性材料存在片面性

在以往，高校人事檔案的內(nèi)容著重強(qiáng)調(diào)的是對(duì)教育工作人員的整治處分、思想道德行為以及生活閱歷等多方面的內(nèi)容進(jìn)行記錄和表現(xiàn)，很多都是展示原來(lái)的情況，很少展示現(xiàn)在的情況。有許多材料都是非常僵化的，并沒(méi)有過(guò)多反映實(shí)際生活內(nèi)容。缺乏個(gè)人的工作能力范圍、專業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績(jī)以及個(gè)人的知識(shí)能力等具有重要價(jià)值的信息。對(duì)于教育工作人員的思想品德、工作能力等多方面情況的評(píng)價(jià)材料都是沒(méi)有任何變化的，其所運(yùn)用的語(yǔ)言都是一些死板的官方套話，不能將教育工作人員的個(gè)性充分體現(xiàn)出來(lái)，談不上特點(diǎn)，缺乏全面性和正確性。

（二）人才流動(dòng)性較大，許多人忽視檔案的存在

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)是相當(dāng)激烈的，許多事業(yè)單位和國(guó)企的人才對(duì)穩(wěn)定的工作難以產(chǎn)生興趣，轉(zhuǎn)而成為一名自由職業(yè)者。隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化，人才流動(dòng)量進(jìn)一步擴(kuò)大，自由職業(yè)者的數(shù)量也在不斷增多。近幾年來(lái)，人才市場(chǎng)流動(dòng)的人員數(shù)據(jù)量激增，導(dǎo)致這些流動(dòng)人員在高校人事檔案管理上產(chǎn)生了很多問(wèn)題。不但加劇了人事部門工作的難度，也不利于人才的正常流動(dòng)。自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)高等教育規(guī)模逐漸呈現(xiàn)出日益擴(kuò)大的發(fā)展趨勢(shì)，特別是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的構(gòu)建，其發(fā)展迅速，對(duì)高校教師的實(shí)際需求越來(lái)越大，高校人才流動(dòng)數(shù)目也不斷增加。為了招聘優(yōu)質(zhì)的人才，高校和很多科研機(jī)構(gòu)已經(jīng)進(jìn)行了相當(dāng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。一些高校為招聘高素質(zhì)的人才，合理制定相關(guān)的規(guī)章制度，存在普遍的人事和檔案分離的情況，許多人都直接忽視檔案在人才市場(chǎng)中起到的作用。

（三）高校管理人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠

現(xiàn)階段，我國(guó)很多高校都沒(méi)有構(gòu)建與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)的人事檔案管理工作體系、工作機(jī)制以及有關(guān)考核方法等，學(xué)校并沒(méi)有重視這方面的推廣宣傳，從而造成了一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工尚未充分了解關(guān)于人事檔案的知識(shí)，甚至人事檔案管理人員自身也缺乏較強(qiáng)的責(zé)任感。

（四）缺少足夠的資金，管理模式落后

首先，缺乏重要的硬件設(shè)備。有些高校的人事檔案室沒(méi)有足夠的資金和完善的設(shè)施，沒(méi)有設(shè)立專門的閱覽室和檔案室，僅僅簡(jiǎn)單地分為辦公室與檔案室，更加談不上空調(diào)等硬件設(shè)施。有些高校人事檔案管理?xiàng)l件不先進(jìn)，只是使用簡(jiǎn)陋的木柜將人事檔案存放。其次，現(xiàn)代化水平普遍不高。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，采用互聯(lián)網(wǎng)方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為主流趨勢(shì)。但是很多高校的人事檔案管理沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，仍舊采用傳統(tǒng)的管理理念。很多統(tǒng)計(jì)工作依舊是依賴手工進(jìn)行作業(yè)。工作人員的工作要點(diǎn)一直都是材料的整理和存檔，只是追求形式上的統(tǒng)一，這樣容易造成人力資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（五）管理方式存在滯后性，缺乏創(chuàng)新

我國(guó)大多數(shù)高校人事檔案管理工作人員在工作中仍然采取以往的手工操作方法，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編排以及查找等，不僅要浪費(fèi)很多時(shí)間和人力，而且操作難度大。通常工作場(chǎng)所都是相當(dāng)簡(jiǎn)陋的，并沒(méi)有合理劃分平時(shí)辦公范圍和閱讀檔案范圍，這樣容易導(dǎo)致檔案庫(kù)房存在一些安全隱患。此外，人為因素和自然因素也會(huì)造成人事檔案材料受到或多或少的損壞。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)高校人事檔案管理的有效措施

（一）增強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提供強(qiáng)大的政策支持

高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是尤為重要的。人事檔案材料中主要記錄了學(xué)生的每項(xiàng)活動(dòng)、每項(xiàng)事項(xiàng)的開(kāi)展情況和處理情況，而且成為高校一筆珍貴的財(cái)富，是高校骨干人員實(shí)現(xiàn)有效管理、科學(xué)決策的關(guān)鍵參考依據(jù)。因此，作為高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，必須始終堅(jiān)持歷史唯物主義觀，客觀對(duì)待人事檔案管理工作，重視人事檔案管理工作，通過(guò)引進(jìn)優(yōu)秀人才、優(yōu)化配置設(shè)備、加大資金投入力度，對(duì)人事檔案管理給予一定的政策支持，盡可能及時(shí)解決目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題，而且增強(qiáng)對(duì)有關(guān)工作人員、有關(guān)工作開(kāi)展具體情況的監(jiān)督。

（二）提升高校人才檔案材料收集工作的時(shí)效性和正確性

高校工作人員其個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等都必須在人事檔案材料中詳細(xì)記錄，必須強(qiáng)化對(duì)檔案交接以及檔案轉(zhuǎn)移工作的監(jiān)管，要立即有效完成轉(zhuǎn)接檔案工作，禁止出現(xiàn)人檔分離的情況，盡可能防止發(fā)生人事檔案積壓或者損失的現(xiàn)象。根據(jù)高校的工作特征，全面、多途徑地收集人事檔案材料，而且分類管理各種類型的材料，對(duì)準(zhǔn)入門檻嚴(yán)格把關(guān)，以防在人事檔案中錄入一些重復(fù)的材料，從而更好地保障歸檔材料的正確性和客觀性。

（三）重視信息化建設(shè)，提升高校人事檔案管理水平

人事檔案信息化就是將以往的紙質(zhì)檔案向電子化檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將靜態(tài)信息向動(dòng)態(tài)信息轉(zhuǎn)換。有效管理紙質(zhì)檔案是實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案信息化的基礎(chǔ)，要合理整合檔案資源。簡(jiǎn)而言之，在電腦中輸入所有人的相應(yīng)信息，建立個(gè)人的檔案資料庫(kù)，主要內(nèi)容有檢索信息名字、戶籍所在地以及職業(yè)等，人事檔案的目錄列表是條目鏈接，可以根據(jù)需求利用電腦對(duì)個(gè)人的信息進(jìn)行修改，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。同時(shí)，還可以有效利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，向社會(huì)輸送全面系統(tǒng)的人才檔案信息化服務(wù)，進(jìn)而從根本上共享信息。

（四）增強(qiáng)高校人事檔案管理工作人員的繼續(xù)教育

在日常工作中，必須采取多樣化的方式，增強(qiáng)高校現(xiàn)有人事檔案管理人員的繼續(xù)教育。在培訓(xùn)過(guò)程中，可以培養(yǎng)人事檔案管理人員應(yīng)用電腦或者攝像機(jī)攝像等多媒體技術(shù)的能力，使人事檔案管理人員可以對(duì)一些電子檔案材料的整理和歸檔工作進(jìn)行熟練掌握。同時(shí)，必須建立和健全獎(jiǎng)勵(lì)制度，提升人事檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)和責(zé)任感，充分調(diào)動(dòng)他們學(xué)習(xí)新知識(shí)的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而在最大限度上提升人事檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

（五）不斷完善高校人事檔案管理的規(guī)章制度

任何高校都必須堅(jiān)持因地制宜的原則，根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，不斷完善人事檔案管理工作歸檔、查找以及收集等多方面的制度，盡可能做到有法可依，違法必究。對(duì)于嚴(yán)重違反法律法規(guī)的人事檔案管理人員，必須根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格的處理，而且必須追究這些人所要承擔(dān)的責(zé)任。保證歸檔的檔案材料可以將所有教職員工的思想道德、工作經(jīng)歷以及工作成績(jī)準(zhǔn)確、全方位地反映出來(lái)，進(jìn)而為高校開(kāi)展人事工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從根本上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化的人事檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校人事檔案管理工作只有適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，才可以使檔案信息的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，才可以更好地適應(yīng)高校的改革。人事檔案管理作為高校一項(xiàng)不可或缺的工作，必須高度重視新時(shí)期高校人事檔案管理工作，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)以及方法提高其管理效率，有效解決問(wèn)題，為充分利用學(xué)校的人力資源奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者簡(jiǎn)介：李軼軒，女，本科，徐州幼兒師范高等專科學(xué)校，助理館員，研究方向：人事檔案管理）（責(zé)任編輯 劉月嬌）