分析高校辦公室管理工作的新特點與新舉措

摘 要 本文主要以分析高校辦公室管理工作的新特點與新舉措為重點進行闡述，結合當下高校辦公室管理工作現狀為主要依據，從實現辦公自動化、提高工作人員綜合素養、健全辦公室組織體系、優化管理工作機制這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提高高校辦公室管理工作效率，為高校日后全面發展奠定堅實基礎。

關鍵詞 高校 辦公室管理 新特點 新舉措

一、引言

在高校管理系統中高校辦公室管理工作具有至關重要的作用。辦公室管理為學校的一個窗口，其不但連接學校與學生，還連接學校與社會，具有極強的傳遞性與連接性、輔助性，可以強化和諧校園建設，而在新時期背景下，高校辦公室管理工作特點發生了改變，為此需要構建與之對應的新舉措，來提升高校辦公室管理工作效率，推動高校健康穩定發展。本文主要分析高校辦公室管理工作的新特點與新舉措。

二、高校辦公室管理工作的新特點分析

現階段，高校辦公室管理工作的特點有先導性與政策性、繁雜性與綜合性、服務性與科學性，具體如下。

（一）先導性與政策性

高校辦公室管理工作，不但需要執行上級部門會議精神和規章制度，還需嚴格遵守校領導的指示，為此辦公室人員需掌握高校規章制度制定狀況，對此其一定要具有較強的綜合素養，此外，其業務能力也需要十分熟練，如此才能滿足實際工作需求，把學習國家政策當作是自身工作的重要部分，在實際工作中不斷提升自身綜合素養。如今，高校辦公室人員，大都是從輔導員和教師等工作人員中選拔出來的，很少有專業人員，并且他們的受教程度和學習水平有所差異，這些不同，會給辦公室管理工作帶來巨大影響。[1]

（二）繁雜性與綜合性

實際上，高校辦公室工作十分繁雜，但其可以分為行政管理與教學管理這兩點，教學管理工作不但要協助院系領導提升教學質量，還需協助主管部門確保業務工作不出現問題。而行政管理工作牽涉的內容比較多，且繁雜瑣碎，但每項工作都十分重要。行政工作服務性較強，這讓有關工作人員在實際工作中遭到心理挫折的概率增加。[2]

（三）服務性與科學性

在現代社會中，因為信息技術、網絡技術的快速發展，讓各大高校教學與辦公活動皆進入了網絡環境，該狀況的出現給辦公室工作人員的服務水平與工作質量提出了新要求。對于高校的行政管理者，其工作繁雜且瑣碎，使其花費更多的時間與精力在工作處理上，而未學習專業知識，隨著工作時間的延長，其專業知識十分匱乏，在現實工作中會受到巨大打擊。[3]

三、高校辦公室管理工作的新舉措

為了保證高校健康穩定發展，相關主體需加強高校辦公室管理，通過應用新舉措，來提高高校辦公室管理工作效率。目前，高校辦公室管理工作的新舉措有很多，其中比較典型的有實現辦公自動化、提高工作人員綜合素養、健全辦公室組織體系、優化管理工作機制，具體如下：

（一）實現辦公自動化

為了實現健康穩定的發展目標，高校需進入到智能化的辦公網絡環境，對辦公室管理工作提出了新要求，要求高校辦公室人員處理信息要提升實效性與全面性，如此才會滿足當前不斷變化的社會要求。在該種狀況下，高校辦公室管理需提升高度，需有針對性的硬件建設，例如辦公室信息化，其是目前實現高校辦公信息化的基本條件，是傳統辦公延伸的主要趨勢，其在現代化社會背景下，信息技術、計算機技術同行為系統、科學系統有機結合的理論，為一門新興技術。[4]若想提升高校辦公室管理工作的實效性與系統性，一定要有對應的自動化設備做支撐，推動辦公室自動化進程。為此，學校需給辦公室配備先進的計算機硬件，重視自動化系統建設，把輔助決策、文字處理、事務處理等各個子系統有機結合起來，推動高校辦公室管理工作效率提升。

（二）提高工作人員綜合素養

首先，高校辦公室工作人員不斷學習，提升自身綜合素養，辦公室工作內容有諸多都與國家政策方針有關，為此，辦公室人員需積極學習黨政以及會議精神，把提升自身綜合素養當作職業發展的根本要素。其次，需加大辦公室工作人員培訓力度，為了讓有關工作人員可以高效地完成工作，需要其具備較強的專業能力應對常規工作，為此，高校需定期組織行之有效的培訓活動，并構建與之對應的考核制度全面評價其專業能力，推動其專業能力提升。[5]最后，高校辦公室人員需提升自學能力，加強自身組織協調能力，為有效開展工作做鋪墊。

（三）健全辦公室組織體系

首先，高等院校一級辦公室，根據工作職能分為各個方面的秘書崗位，主要負責教學、招生、行政工作、科研工作等方面的組織，以及日常工作。其中每個負責秘書直接和分管領導交流，并且還負責直接和學院辦公室的協調工作，創建一個有機整體，使該整體可以上下銜接。其次，高等院校一級辦公室，屬于學校基層級別，較為簡單，其人員足夠較少，易于管理，一般情況下，只需要設置一個系辦公室。[6]在系主任的指引喜愛，對本系的教學、科研、專業發展、師資培訓、學籍管理、學術交流、教學管理等工作的協調。最后，高等院校一級辦公室，創建的科室和院、系一級不同，具有較強的復雜性，下設信息科、文秘科、行政科、綜合科等等。這些科不僅對內，也對外，因此需要對結構進行不斷完善，進而促進全校管理的正常運轉。

（四）優化管理工作機制

第一，優化崗位責任機制。只有不斷優化崗位責任制度，才能推動高校辦公室工作人員在確定自身權責的基礎上，恪盡職守，完成自己崗位工作，進而提升分析高校辦公室管理工作的實效性。崗位職責的確定需嚴格遵守下述原則：一是構建責任制度需遵守精干效能和以事定崗的原則，結合工作所需的構建責任制度。二是量化崗位責任與權利，如此才能進行高效的責任制考核，保證責任制度的行之有效性。三是應用健全的檢查制度，配備恰當的獎懲策略。應用獎懲分明的手段，對優秀的辦公室工作人員進行檢查，給予對應鼓勵；達標的工作人給予一定獎勵，而失職的工作人員需結合實際狀況進行懲處。

第二，優化公文處理機制。構建行之有效的公文處理機制，切實防止公文擠壓與錯誤的辦事水平低、處理效率差的狀況，由于想要提升辦公效率，高效處理公文，一定要做好下述幾點：首先，劃分公文類型，切勿亂用，或是將不同的公文類型混合到一起，日常注意分類各種公文，加強相關培訓。其次，統一規定公文格式及關系，如此才會實現高效的處理公文。最后，全面掌握公文處理流程，提升公文運作效率。

第三，優化會議機制。會議為一項高效溝通方式，另外還是各級領導貫徹政策，下達任務，推動校園建設的主要渠道，基于此，對于提升高校辦公室管理工作效率會議具有至關重要的作用。若想保證會議質量，提升工作水平，需做好下述幾點：首先，構建切實且高效的會議審批機制。明確合理的會議主題，確定中心，組織有價值的會議。其次，會前的準備工作。做好調研工作，集思廣益，積極聽取多方意見，記錄好筆記，給領導提供有效的決策依據。最后，嚴格遵守會議紀律。構建融洽且和諧的會議氛圍，防止早退或是不注重的情況發生。

第四，優化接待機制。學校并非是一個完全封閉的地方，其需要同外界進行有效交流，鼓勵其他學校到本校參觀。辦公室為學校十分重要的窗口，其代表的是學校的形象。為此接待對于辦公室人員而言有極高的要求，怎樣優化接待機制：首先，需大力培養辦公室工作人員接待能力，通過實踐與培訓的方式，讓接待人員可以做到禮貌得體、熱情待人。其次，需制定行之有效的接待方法，保證接待工作有據可依。

四、結語

在新的時代背景下，加強高校辦公室管理勢在必行，其不僅能夠保證高校內部各個部門高效工作，還能加強高校核心競爭力。為此，相關主體需給予辦公室管理工作高度重視，通過應用切實可行的手段，將其所含的實效性發揮出最大化，為高校在繁雜的經濟市場中站穩腳跟提供助力。

（作者單位為華中師范大學）

[作者簡介：王俊紅（1963—），女，湖北宜昌人，本科，六級職員，研究方向：高校辦公室管理。]

參考文獻

[1] 章思思.關于創新高校辦公室管理工作機制的幾點思考[J].藝術科技，2018，31（11）：243.

[2] 左國玲.民辦高校辦公室管理工作創新性探究——以武漢某民辦高校為例[J].科教文匯（下），2018（10）：137-138.

[3] 趙欣.試論創新思維與高校辦公室管理創新[J].中國多媒體與網絡教學學報（中），2018（10）：40-41.

[4] 譚震翼.新形勢下提升高校辦公室工作水平的若干思考[J].環渤海經濟瞭望，2018（08）：123-124.

[5] 李桂娥.網絡環境下高校辦公室管理工作自動化探討[J].計算機產品與流通，2018（06）：186.

[6] 徐欽梅.管理溝通理論視角下的高校辦公室管理工作探析[J].福建警察學院學報，2018，32（02）：104-108.