高校檔案信息化建設(shè)策略芻議

鄭新興

【摘要】為更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供高效、便捷的檔案信息服務(wù)，高校檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。基于此，本文擬對(duì)高校檔案信息化內(nèi)涵、影響因素、應(yīng)采取的策略進(jìn)行分析，希望能為高校檔案信息化建設(shè)提供有益的參考。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;信息化;策略

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息化進(jìn)程持續(xù)深入，國(guó)家各級(jí)綜合檔案館都將檔案信息化作為當(dāng)前工作的重心，全面加以推進(jìn)，以建立數(shù)字檔案館。在此背景下，高校檔案部門也緊跟形勢(shì)，積極推動(dòng)檔案信息化工作，以建立高校數(shù)字檔案館。由于高校自身的特殊性，高校檔案信息化也具有很強(qiáng)的特殊性，如果照搬綜合檔案館的信息化策略，高校檔案信息化工作勢(shì)必?zé)o法順利開展。因此，選擇合適的檔案信息化策略就顯得尤為重要，直接關(guān)系著檔案信息化進(jìn)程的快慢，甚至是成功與否。那么高校檔案信息化究竟有什么特殊的內(nèi)涵？影響的因素有哪些呢？應(yīng)該采取哪些策略呢？本文將試著解答這些問題。

一、高校檔案信息化內(nèi)涵

對(duì)于檔案信息化的內(nèi)涵，學(xué)界對(duì)此有不同的定義，其中比較有代表性的是以下兩種定義：檔案信息化就是在國(guó)家行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供利用服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)就是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案信息資源，提高檔案管理效率和效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。基于以上檔案信息化的內(nèi)涵定義分析，結(jié)合高校自身的特點(diǎn)，高校檔案信息化可以作如下定義：高校檔案信息化是指高校依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對(duì)高校的文件、檔案等信息進(jìn)行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高學(xué)校檔案信息的利用效率，為學(xué)校和師生提供檔案信息服務(wù)。簡(jiǎn)單地說，高校檔案信息化就是高校檔案工作者應(yīng)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)手段對(duì)增量檔案和存量檔案信息化處理，以實(shí)現(xiàn)全館（室）檔案信息的數(shù)字化，檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。

二、高校檔案信息化影響因素分析

高校檔案信息化是一個(gè)系統(tǒng)的工程，需要高校從學(xué)校發(fā)展的全局綜合考慮，科學(xué)規(guī)劃，持續(xù)投入。因此，高校檔案信息化也受到學(xué)校發(fā)展的諸多因素影響。

影響高校檔案信息化的因素首當(dāng)其沖是資金，高校作為財(cái)政核撥的事業(yè)單位，以教學(xué)為中心，每年的經(jīng)費(fèi)是有限的，有限的經(jīng)費(fèi)投入往往首先被投入到各種教學(xué)條件的改善，因此能夠被預(yù)算劃分到的檔案經(jīng)費(fèi)也是有限的。特別是檔案工作未被列入本科教學(xué)水平評(píng)估、審核評(píng)估的指標(biāo)體系，作為一個(gè)硬性的辦學(xué)指標(biāo)擺在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)面前，檔案工作未能得到大多數(shù)高校足夠的重視。以筆者所在的學(xué)校為例，每年檔案工作的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)5-10萬，而這點(diǎn)經(jīng)費(fèi)對(duì)于檔案信息化顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。而且檔案信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要一段時(shí)間穩(wěn)定的資金投入才有可能完成。而檔案工作在高校中的尷尬地位對(duì)于爭(zhēng)取到穩(wěn)定的資金投入顯然有一定的難度。

影響檔案信息化的另一個(gè)因素便是人才，當(dāng)前高校的行政編制控制趨緊，檔案工作人員普遍缺乏，而且現(xiàn)有的檔案工作人員普遍存在知識(shí)層次偏低，專業(yè)技能偏低，計(jì)算機(jī)水平偏低等一系列突出問題，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡等一系列問題嚴(yán)重制約著檔案信息化工作的開展。高校檔案工作人員對(duì)于檔案信息化的內(nèi)涵，檔案信息化如何開展等關(guān)鍵問題一知半解，知之甚少，這些也嚴(yán)重制約著檔案信息化進(jìn)程的推動(dòng)。

另外，意識(shí)也是影響檔案信息化的一個(gè)因素。檔案工作者雖然能夠認(rèn)識(shí)到檔案信息化后的諸多好處，但由于檔案信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要處理諸多問題，特別是當(dāng)前檔案工作者對(duì)于技術(shù)上的問題往往一知半解，存在多一事不如少一事的思想意識(shí)，對(duì)于推動(dòng)檔案信息化工作意識(shí)不夠強(qiáng)烈。而且，由于目前信息化檔案的法律地位還未很好地解決，信息化檔案的憑證作用未能被廣泛接受，在實(shí)際的檔案查詢利用中，往往需要提供紙質(zhì)檔案的復(fù)印等查詢利用服務(wù)。這也在一定程度上影響了各部門開展檔案信息化的工作熱情。

三、高校檔案信息化策略

基于以上檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和影響因素分析，筆者認(rèn)為高校應(yīng)該采取以下策略推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（一）前端介入策略。隨著“數(shù)字化校園”進(jìn)程的推進(jìn)，無紙辦公早已實(shí)現(xiàn)，各高校通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）產(chǎn)生大量的電子文件。在當(dāng)前背景下，以紙質(zhì)保存為主，忽視了這些電子文件的保存和利用，使得這些文件在歸檔的時(shí)候只能是一個(gè)最終的結(jié)果文件，而缺乏對(duì)于全程的記錄和監(jiān)管，破壞了檔案信息的完整性和真實(shí)性。因此，對(duì)即將形成檔案的電子文件前端介入，是文件生命周期理論前端控制原則和全程控制原則的要求，也是高校檔案信息化必須采取的重要策略。只有前端介入，才能確保源源不斷產(chǎn)生的電子文件及歸檔的文件是真實(shí)、完整、有效的高校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，才能為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展和廣大師生提供全面、周到的檔案信息利用服務(wù)。因此，高校檔案信息化必須充分利用“數(shù)字化校園”的機(jī)遇，重視增量電子檔案的產(chǎn)生，前端介入，對(duì)學(xué)校各立卷部門形成的電子文件的和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中生成的電子檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和自動(dòng)化接收，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）和檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，科學(xué)管理和保存數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的信息文件材料，為校存史，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建立通暢獲取信息和提供信息服務(wù)的通道，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。

（二）目錄優(yōu)先策略。高校普遍是以教學(xué)、科研作為立校之本，因此，不可避免地將有限的經(jīng)費(fèi)向教學(xué)、科研傾斜，高校檔案部門每年所能支配的經(jīng)費(fèi)極為有限。高校檔案信息化不可能像國(guó)家綜合檔案館那樣全面展開，一步到位，而只能是以點(diǎn)帶面，量力而行，循序漸進(jìn)。基于此，選擇合適的策略推進(jìn)高校檔案信息化工作顯得尤為重要。目錄優(yōu)先是當(dāng)前高校檔案信息化工作所應(yīng)采取的重要策略。目錄優(yōu)先策略是將館（室）藏檔案目錄信息化，建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全館（室）檔案資源的信息化檢索，以最終實(shí)現(xiàn)為學(xué)校師生提供快速、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案利用服務(wù)的目標(biāo)。在高校，實(shí)行目錄優(yōu)先策略進(jìn)行檔案信息化，投入較少，新增幾臺(tái)電腦，一批勤工儉學(xué)學(xué)生即可在較短時(shí)間內(nèi)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，既能避免因經(jīng)費(fèi)不足、檔案信息化程度低、起步晚等因素制約檔案信息化，又能收到立竿見影的效果，能夠?qū)崿F(xiàn)快速提升檔案利用服務(wù)效率，贏得學(xué)校師生的持續(xù)關(guān)注與好評(píng)，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。因此，目錄優(yōu)先策略是基于高校現(xiàn)實(shí)考慮的可行性選擇，也是當(dāng)前高校檔案信息化應(yīng)該采取的首要策略。

（三）擇重策略。高校檔案信息資源，從大的方面來說，是國(guó)家和社會(huì)歷史記憶傳承和延續(xù)的重要組成部分，也是國(guó)家信息資源不可或缺的重要組成部分;具體到高校來說，則是學(xué)校最可靠、最系統(tǒng)、最有價(jià)值的記錄，全面記載著學(xué)校辦學(xué)歷史和發(fā)展之路，對(duì)于學(xué)校的重要性不言而喻。因此，高校檔案信息化理所當(dāng)然地必須堅(jiān)持擇重策略，首先將學(xué)校館（室）館藏檔案中永久、長(zhǎng)期保存的檔案進(jìn)行信息化處理。這是因?yàn)橛谰谩㈤L(zhǎng)期保存的檔案利用率高，堅(jiān)持擇重策略，首先將其信息化，既能方便提供利用，提高檔案利用服務(wù)效率，又能最大限度地保護(hù)永久、長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)檔案。而之所以暫緩短期保存的檔案信息化或不予信息化，是因?yàn)槎唐诒４娴臋n案在較短時(shí)間內(nèi)將過了保管期限，予以銷毀，檔案信息化的價(jià)值不大。堅(jiān)持擇重策略，進(jìn)行高校檔案信息化，將有限的高校檔案經(jīng)費(fèi)用在刀刃上，也是目前高校檔案信息化所應(yīng)該采取的重要策略。

（四）需求導(dǎo)向策略。高校檔案工作的服務(wù)對(duì)象主要是學(xué)校的師生，需求導(dǎo)向策略就是從學(xué)校師生的角度出發(fā)，為其提供及時(shí)、全面的檔案利用服務(wù)。這一策略是高校檔案工作者變被動(dòng)接受為主動(dòng)出擊的重大轉(zhuǎn)變。這就需要檔案工作者樹立服務(wù)觀念和意識(shí)，能從全校師生的需要出發(fā)，為全校師生提供檔案利用服務(wù)，用完善、周到的服務(wù)贏得全校師生對(duì)檔案工作的滿意度和支持度。需求導(dǎo)向策略既能滿足檔案用戶的檔案利用需求，又能實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值和檔案工作者勞動(dòng)價(jià)值，這應(yīng)是高校檔案工作者追求的目標(biāo)，應(yīng)成為每一個(gè)檔案人牢記于心的行為準(zhǔn)則并變?yōu)榍袑?shí)的服務(wù)行動(dòng)。那么高校師生到底需要什么樣的檔案利用服務(wù)呢，這就需要檔案工作者根據(jù)用戶導(dǎo)向策略，切實(shí)從檔案利用的需求角度來考慮。通過對(duì)我校檔案利用登記的統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)，對(duì)于學(xué)生用戶來說，招生花名冊(cè)，成績(jī)、學(xué)籍等方面的檔案利用最為頻繁，對(duì)于老師用戶來說，任職晉升文件、教學(xué)科研的檔案材料、重大活動(dòng)的檔案材料，學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度等與個(gè)人利益和工作相關(guān)的檔案利用最為頻繁，因此，高校檔案信息化首先必須切實(shí)從檔案利用用戶的角度，改變過去坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，基于對(duì)檔案利用需求的科學(xué)調(diào)查、分析，全面了解檔案用戶的需求，制定合理的檔案信息化規(guī)劃，開展學(xué)校的檔案信息化工作。必須首先將與師生工作和個(gè)人利益相關(guān)的檔案進(jìn)行信息化處理，切實(shí)為學(xué)校師生提供及時(shí)、周到的檔案利用服務(wù)。

（五）特色策略。高校檔案信息化要注重特色原則，要結(jié)合高校自身辦學(xué)特色，選擇本校獨(dú)有的檔案信息資源進(jìn)行信息化處理，建立特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為學(xué)校和國(guó)家保存特色檔案信息資源。“館藏檔案數(shù)字化建設(shè)要體現(xiàn)出它的特色性。結(jié)合高校最具有代表性的專業(yè)和項(xiàng)目，選擇那些具有本館獨(dú)有的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理。建立具有特色化的數(shù)字檔案館，是檔案信息利用者的需求，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案館生存和發(fā)展的關(guān)鍵，只有建立具有特色的數(shù)字檔案館方能顯示出它的生命力。”以筆者所在的中醫(yī)藥院校為例，建立中醫(yī)藥科研檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能為學(xué)校和社會(huì)保存完整的科研檔案，全面反映學(xué)校科研成果和科研實(shí)力，清晰展現(xiàn)學(xué)校科研工作的優(yōu)勢(shì)與薄弱環(huán)節(jié)，也能為學(xué)校科研的深入研究明確方向，為國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目的申報(bào)等科研活動(dòng)提供依據(jù)和參考，使學(xué)校今后的科研工作做到有的放矢。因此，特色策略是高校檔案信息化的重要策略。只有堅(jiān)持特色策略，檔案工作才能更好地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作，才能贏得持續(xù)關(guān)注，學(xué)校才會(huì)持續(xù)提供資金等方面的各項(xiàng)保障，形成檔案工作與學(xué)校重視、師生關(guān)注的良性互動(dòng)，保證檔案信息化建設(shè)進(jìn)程持續(xù)進(jìn)行，高校數(shù)字檔案館建設(shè)才能成為可能。

總之，高校檔案部門在檔案信息化進(jìn)程中，既要充分吸收綜合檔案部門在信息化進(jìn)程中的新理念、新技術(shù)、新方法和成功的經(jīng)驗(yàn)，又要充分考慮高校自身的特殊性，不斷探索，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定出符合高校自身實(shí)際的信息化規(guī)劃，科學(xué)推進(jìn)高校檔案信息化工作，為最終建立高校數(shù)字檔案館打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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