我國檔案信息化建設中存在的問題及對策探討

葉淑儀

【摘要】由于受到多種因素的影響，我國檔案信息化建設中仍然存在很多問題，這是我國檔案信息化建設的影響因素。本文重點分析了我國檔案信息化建設中存在的問題，并提出了科學的解決對策。

【關鍵詞】檔案信息化;問題與對策;處理

隨著計算機技術以及信息技術的不斷發展，我國檔案信息化水平不斷提高，這對我國檔案信息化管理、運行模式以及方法等產生了很大的影響，為我國檔案工作提供了機遇和挑戰。我國對檔案信息化管理一直非常重視，但是在信息化建設的過程中，仍然存在一些問題需要解決，我們要結合我國檔案管理的實際，不斷促進我國檔案信息化建設水平的提高。

一、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設是我國檔案工作的必然，這對我國檔案管理水平的提高具有十分重大的意義。長期以來，我國檔案工作延續傳統的人力工作，效率以及準確性都非常低，對我國檔案工作的長期發展不利，為了不斷促進我國檔案管理工作的開展，我們要綜合考慮檔案管理工作存在的問題，緊跟時代潮流，提高檔案管理的信息化水平。

（一）信息化建設有效促進檔案工作精確性的提高。我國傳統的檔案工作主要是采用人力方式進行處理，由于檔案工作繁雜，導致檔案管理水平一直比較低。雖然人力處理能夠及時解決檔案管理工作中存在的各種機制性問題，但是無法精確處理每一個環節的工作，最終因為工作量的增加而降低了檔案管理的水平。檔案信息化建設可以將繁雜的檔案工作化繁為簡，同時計算機工作的精確性對檔案管理工作具有非常大的作用。檔案信息化建設對我國檔案管理工作精確性的提高有非常重要的意義，其所具有的信息檢索功能，可以及時查找檔案管理庫中所有的信息，大大減小了工作量。

（二）滿足信息化時代的發展需要。21世紀是現代信息世紀，是大數據時代，知識以及信息對經濟發展具有非常重要的意義，在國民經濟中發揮著重大的作用。近兩年我國計算機技術以及網絡技術有了長足的進步，這對我國檔案信息化建設發揮著重要的推動作用。檔案工作是一個國家信息業的重要組成部分，在信息化時代，我國檔案管理工作面臨著重大的機遇和挑戰。檔案信息化建設是我國信息化時代的發展要求，是充分發揮信息技術作用的重要表現。采用各種信息化手段處理檔案能夠不斷提高我國檔案管理水平，比如計算機云計算、移動存儲以及人工智能的應用，這對檔案管理具有非常重大的意義，也是滿足我國信息化時代發展的重要措施。

（三）應對電子文件的必要措施。隨著我國經濟的不斷發展，大量的電子文件逐漸出現。許多社會活動以及科技生產活動等都要借助電子文件進行記錄，傳統的人力管理模式逐漸被代替，這對我國檔案管理提出了較高的要求。電子文件的大量出現，傳統人力處理模式已無法滿足我國檔案管理工作的需要，它對傳統的紙質模式的管理原則以及管理模式帶來了很大的挑戰，為了適應電子文件大量出現的現狀，檔案信息化建設在所難免。

（四）發揮檔案資源作用的必要措施。21世紀，信息是社會運行的重要資源，要促進社會發展水平的不斷提高，我們就要充分發揮檔案信息資源的重要作用，信息化建設對檔案信息資源優勢的發揮起著良好的促進作用。檔案是一個國家十分重要的信息資源，是社會信息系統的重要組成部分。隨著我國信息技術的不斷發展與提高，檔案所具有的信息資源的優勢得到充分發揮。而檔案信息化建設簡化了檔案工作的主要程序，對這種作用的發揮起著良好的促進作用。

二、我國檔案信息化建設存在的問題

（一）規劃不夠健全。目前，我國檔案信息化建設工作雖然取得了一定的成就，但是仍然存在一定的問題，這是我國檔案信息化建設的一大難題。綜合分析我國檔案管理工作全局，檔案信息化建設存在各自為政、分散性，沒有進行統籌安排的局面，很多檔案管理信息化建設目標不夠鮮明，無論長期還是近期目標都不夠明確。在檔案信息化建設中，沒有指定統一的管理準則，只是單純地處理信息化建設中的具體問題，這對檔案信息化建設整體存在很大的阻礙作用。由于沒有建立統一的信息規則，檔案庫的檢索功能就無法充分展開，最終影響我國檔案信息化建設水平的提高及利用。

（二）信息化建設資金缺乏。檔案部門一般由財政撥款，其收入來源非常單一，這是影響我國檔案信息化建設水平的基礎因素。要提高檔案信息化建設水平，首先就要配備一定的設施，需要配備先進的計算機、存儲設備以及高速掃描儀等，這些設施的費用比較高，運行與日常維護需要較高的技術及費用進行支持。這對檔案部門提出了較高的經濟要求。目前，我國大部分檔案管理部門資金收入比較低，無法承擔信息化建設的高額費用，檔案信息化建設存在很大的困難。

（三）基礎設施無法滿足檔案信息化建設的需要。信息化基礎設施是進行檔案信息化建設的關鍵因素，為了促進我國檔案管理水平的不斷提高，就要不斷提升信息化基礎設施的技術水平。但目前我國檔案管理部門的信息化設施不夠完善，在信息化配置上無法滿足各種建設的需求，對信息化建設水平產生了很大的阻礙因素。另外部分檔案管理部門配置的信息化設施不符合本單位建設實際，設施的運維成本比較高，單位無法承擔這部分費用，最終影響了信息化建設水平的提高。

（四）檔案信息網站建設、管理不科學。檔案網站是檔案信息化建設的一個重要組成部分，但是目前我國檔案管理部門對檔案信息網站建設的重視程度不夠，管理不到位。檔案網站是以網絡技術為基礎的檔案信息資源庫，檔案網站要以網絡為平臺，將我國檔案信息進行充分整合。我國檔案網站雖然已經初見規模，但是仍然存在很大的不足。首先網站的頁面設計非常簡單，內容過于粗糙，更新周期較慢，有效信息較少，其次網站運維管理不夠科學，導致人們無法在檔案網站中獲得及時準確的檔案信息。

三、如何提高我國檔案信息化建設水平

（一）制定科學合理的規劃。進行檔案信息化建設，要綜合考慮檔案建設管理存在的各種問題，制定統一的信息化建設準則以及統一的管理規范。所用的檔案管理部門要按照這個統一的規范管理檔案，及時溝通協調檔案管理中存在的各種問題。建立具有整體性的信息檢索體系，確保檔案信息能夠在系統中得到體現及利用。

（二）提供充分的資金保障。可以說，資金是影響信息化建設的重要因素之一，要提高我國檔案信息化水平就要努力獲取財政部門的支持，與政府領導進行積極協商，將檔案信息化建設作為政府重點建設工程。另外，檔案部門還要不斷擴大財政收入，為信息化建設不斷籌集資金。重點需注意的是，在設施采購的過程中，一定要結合本單位的實際，而不是單純地追求設備的先進性。在使用過程中，要做好設備維護工作，盡量減少設備維修的成本。

（三）提高基礎設施的水平。基礎設施的水平對信息化建設有著重大的影響，目前我國檔案部門的基礎設施水平無法滿足信息化建設的需求。要綜合考慮我國檔案信息化建設的重點，采用合適的基礎設施開展信息化建設。完善各類基礎設施以及輔助設施的建設，保證這些設施的作用能夠得到充分發揮和利用。

（四）促進檔案網站水平的提高。整合檔案信息，并以網絡為平臺建設科學完善的檔案網站是我國進行檔案信息化建設的重要措施。檔案部門要提高對網絡建設的重視程度，根據本單位檔案管理情況建設檔案網站，定時更新網站信息，多發布與群眾生活、工作密切相關的信息，同時及時更新檔案網絡的內容，多推廣、宣傳檔案信息的重要性，讓廣大群眾充分了解檔案，以提高檔案網站的水平。另外，網站建設完成后，還要進行綜合管理，及時解決網站建設中存在的各種問題，做好網絡防護工作，防止不良人員的侵入，更好地提升檔案信息的利用率。

四、結束語

檔案是一個社會重要的信息資源，要充分發揮檔案信息資源的作用，需要綜合考慮我國檔案建設存在的問題，并采取積極的措施解決這些問題。檔案信息化建設是一個系統性的工作，要協調處理各個方面的關系，爭取得到政府部門以及廣大群眾的重視，在得到充分的支持后，借助先進的信息化設施提高信息化建設水平。

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