事業單位檔案管理信息化建設問題的思考

陳梅

【摘要】近年來，隨著信息技術日新月異地發展，事業單位檔案管理體系發生了前所未有的變化，也在大刀闊斧進行改革。受多種因素的影響，當前事業單位檔案管理信息化建設中還存在著諸多問題，亟待解決，進而確保事業單位檔案管理信息化工作的有序開展。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化建設

在事業單位檔案工作中，檔案管理信息化建設是非常重要的。最近幾年，隨著檔案管理模式轉型的深入推進，加強檔案信息化管理，有利于優化事業單位檔案工作，實行高效且便捷的工作方式，簡化傳統管理使用的繁瑣流程，推動事業單位穩健可持續發展。

一、當前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）缺乏統一規范性。眾所周知，我國行政事業單位眾多，由于缺乏統一的管理標準。各個事業單位都根據自己的使用習慣來選擇檔案管理標準，這樣一來，導致不同部門之間所使用的軟件缺乏通用性。另一方面，由于事業單位都在使用同一管理軟件，自然檔案管理人員在進行文獻檢索時，很難再進行檔案的信息管理，加之，很多單位并沒有根據當前已有的電子檔案管理體系，科學合理地設置管理標準化流程，自然無法最大化發揮電子檔案管理系統的作用。

（二）缺乏必要的安全措施。同普通檔案資料相比較，事業單位檔案資料具有一定的特殊性，一些檔案資料會涉及政府的機密信息。因此，事業單位在進行信息化建設時，必須要確保涉密檔案信息資料的安全。由于很多檔案管理人員并沒有從意識上認識到檔案資料信息安全的重要性，導致他們很容易忽視這個問題，進而嚴重威脅相關涉密檔案資料的信息安全，具體體現在沒有嚴格審查相關公開信息資料，在涉密電腦上使用外網瀏覽器等，這樣微小的細節，極其容易讓黑客竊密機密文件資料。故而，事業單位必須要嚴格根據相關程序公開和管理檔案資料，最大化確保機密資料的安全。

（三）信息化建設平臺更新慢。盡管當前很多事業單位都投入大量的資金，建立檔案信息管理系統，但在具體的檔案管理中，并沒有深刻認識到檔案管理工作的重要性，導致信息化平臺模塊設置體系更新速度較緩慢，新入職的職工檔案信息無法及時錄入到系統當中，在很大程度上影響到單位職工的優化管理。

（四）管理人員素養參差不齊。受多種因素的影響，在檔案管理中信息化建設中，很多管理人員是從其他部門協調過來的，很大一部分管理人員的專業技能未達到相關標準和要求，例如，很大一部分管理人員缺乏必要的計算機操作能力，缺乏對計算機足夠的認識，導致自身專業技能和知識貯備較低。隨著事業單位的不斷發展，信息需求量不斷增大，事業單位檔案管理人員的服務意識和態度還有待提升。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設的途徑

（一）制定科學且規范的管理工作制度。現行法律法規中明確規定了事業單位的檔案管理工作，所以，我們必須要基于相關法律法規的允許開展檔案管理工作。唯有這樣，才能確保檔案信息化更好地做到有章可循，有法可依，另一方面，檔案管理部門還要從自身實際情況入手， 采取有效措施，制定科學且具有可行性檔案資料管理制度，通過制度約束檔案管理人員的行為。

（二）制定檔案的保密制度。首先，檔案保密制度必須要堅持以“預防為主”，防患于未然、未雨綢繆地做好檔案安全保密防范工作，絕對不能有掉以輕心的僥幸心理。其次，對于檔案的利用和保管，檔案保密制度這兩方面，不僅要確保檔案信息安全和保密，同時方便于利用和整理各種信息資源。在事業單位涉密檔案的保管中，倘若在經濟條件允許的條件下，可專門設立一個庫房，并在庫房當中安裝監控系統，對檔案資料進行異地異質保管。針對一些特別重要的密級檔案可將其放置在保險柜中。再有，在檔案查借閱利用的審批流程要充分體現檔案保密制度，檔案管理人員要嚴格按照有關程序履行查借閱審批手續。只有良好的保密措施，完善的管理制度，才能確保事業單位檔案保密工作的安全。

（三）構建信息化建設平臺推廣模式。建設檔案管理信息化平臺的目的主要是為信息需求者提供良好且優質的服務，所以，事業單位在具體的檔案管理工作中，必須要采取有效措施，進一步加強信息建設平臺的宣傳和推廣，從而進一步提升事業單位檔案信息化建設平臺的知名度和影響力。再有，還需不斷借鑒發達國家的檔案信息管理先進經驗，通過這些措施，提升檔案信息化建設平臺的使用效率，進一步推動檔案信息化建設。

（四）加強檔案管理人員培訓教育。為從整體上提升事業單位檔案人員的綜合素質，事業單位必須要樹立檔案信息化人才觀，將提升檔案管理人員的綜合能力和專業素養放在首要位置。第一，增強責任意識，只有檔案管理人員具備較強的責任意識和擔當，才能最大化確保事業單位檔案管理接受、整理、移交、利用以及保管程序的流暢。第二，事業單位要實行量化考核。并將這項工作納入相應的崗位目標管理考核當中，從整體上提升檔案管理人員的綜合素養。第三，加強各種專業知識和專業技能的培訓，定期組織檔案管理人員參加在線信息化、數字化管理方面的學習，繼而更好地促使事業單位檔案管理工作朝著數字化、標準化以及信息化方向發展。

三、結語

總之，在新形勢背景下，事業單位檔案管理信息化建設工作，必須要與時俱進，積極轉變管理，制定科學且規范的管理工作制度、制定檔案的保密制度、構建信息化建設平臺推廣模式，加強檔案管理人員培訓教育，從而更好地提升檔案信息化建設水平。

【參考文獻】

[1]周祥路.論事業單位檔案管理的現狀及其完善[J].辦公室業務，2013（01）.

[2]孫亮.事業單位檔案管理信息化建設的途徑[J].卷宗，2013（5）：1.