提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

叢迪陽

【摘要】本文主要結(jié)合實(shí)際情況，首先分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題，然后論述了提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略，希望通過研究對同行有所幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對策

信息化時(shí)代，信息資源更新?lián)Q代速度更加快速，每天會產(chǎn)生海量信息資源。而我國事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了全新變化，檔案數(shù)據(jù)、檔案數(shù)量也在明顯激增。事業(yè)單位的檔案作為個(gè)人信息的重要載體，在組織機(jī)構(gòu)中扮演著十分重要的角色，發(fā)揮著十分重要的影響作用。檔案管理工作已經(jīng)成為檢驗(yàn)一個(gè)單位工作效率是否高超的重要標(biāo)志。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅能夠提高檔案資源的利用效率，對有巨大價(jià)值的檔案材料進(jìn)行有效保存保管，而且也是實(shí)現(xiàn)檔案管理部門現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，因此要求檔案管理部門高度重視信息化建設(shè)，針對現(xiàn)階段信息化建設(shè)存在的問題，采取有效措施，不斷提高檔案管理質(zhì)量和信息化水平，使事業(yè)單位的檔案管理工作向著現(xiàn)代化信息化方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）專業(yè)信息化人才缺乏。事業(yè)單位檔案管理人員作為檔案管理的主體，其整體工作素質(zhì)和信息化水平對確保整體管理質(zhì)量發(fā)揮著不可替代的作用。但從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素質(zhì)來看，工作人員多數(shù)不是從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才，缺乏一定的專業(yè)化能力，而且檔案管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，信息化意識不強(qiáng)。由于對工作隊(duì)伍技能培訓(xùn)力度不足，使得整個(gè)工作隊(duì)伍缺乏專業(yè)水平，知識結(jié)構(gòu)不完善，與現(xiàn)代檔案管理工作要求越來越不適應(yīng)，更不能滿足經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需求。此外，很多工作人員對工作認(rèn)識不足，具體表現(xiàn)在工作中，檔案材料收集不科學(xué)，工作不積極，不能做到精益求精，檔案管理工作敷衍了事，只是檔案資料的收集整理，沒有盡職盡責(zé)，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和工作秩序。

（二）事業(yè)單位檔案管理改革機(jī)制缺乏時(shí)代性。目前，事業(yè)單位在改革過程中，對檔案管理改革研究較少，相應(yīng)改革機(jī)制與現(xiàn)階段對事業(yè)單位檔案管理要求極不相適應(yīng)。新時(shí)期，隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷向著深水區(qū)和常態(tài)化方向發(fā)展，未來國家在經(jīng)濟(jì)建設(shè)，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展過程中，面臨很多不確定性，面對這些不確定性，做好事業(yè)單位檔案管理工作，能夠確保相關(guān)部門利用有價(jià)值的信息材料，分析當(dāng)前形勢，從而更好地攻克難題，向前發(fā)展。目前我國教育領(lǐng)域企業(yè)和社會發(fā)展動態(tài)，革新了人才培養(yǎng)模式，確保人才培養(yǎng)更好，與社會相貼合，培養(yǎng)一大批專業(yè)優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)不同領(lǐng)域的專業(yè)需求，整個(gè)人才市場向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化方向發(fā)展。而事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部還沒有建立與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理機(jī)制，不能夠很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)改革發(fā)展要求，與社會發(fā)展存在一定差距。事業(yè)單位檔案管理部門對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還存在一定認(rèn)知差距，不能夠積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，工作效率低下。由于工作意識不強(qiáng)，改革機(jī)制和時(shí)代不相適應(yīng)，給檔案管理信息化建設(shè)帶來了巨大負(fù)面影響。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范。現(xiàn)階段，各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理信息化建設(shè)，但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼容性、適應(yīng)性較差，難以利用同一個(gè)部門的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容越來越多，工作流程越來越復(fù)雜，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題，制約了檔案信息化電子化進(jìn)程，使得檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待進(jìn)一步提高。目前，很多部門在開展檔案管理的過程中，并不能將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，重大檔案信息材料、信息資源在收集、登錄、登記過程中很難實(shí)現(xiàn)信息化操作和信息化記錄，依然采用人工手段利用紙質(zhì)方式來收藏。這種工作模式，增加了工作人員工作量的同時(shí)增加了收藏難度，也給檔案查詢利用帶來很大難度。因此，為了進(jìn)一步提高檔案利用效率和管理水平，就要求事業(yè)單位高度重視檔案信息化建設(shè)，逐步完善信息化系統(tǒng)和平臺。

二、提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和傳統(tǒng)檔案管理有效結(jié)合。現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作依然采用人工模式操作，檔案管理水平和管理效率一直難以提升。面對這種情況，要求提高事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新能力，重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，逐步將檔案管理工作向著信息化方向推進(jìn)。為了加速信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理部門應(yīng)該重視對管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)教育。但由于現(xiàn)階段檔案管理部門管理人員專業(yè)知識較為落后，專業(yè)技能較低，知識更新速度較慢，對計(jì)算機(jī)信息化操作掌握程度不足，只有少數(shù)一部分檔案管理人員懂得更高級的電腦知識和操作技能。為了有效解決上述問題，提高檔案工作效率，降低人為差錯(cuò)產(chǎn)生，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視對現(xiàn)有工作隊(duì)伍進(jìn)行定期培訓(xùn)，逐步完善檔案管理工作，提高工作效率。

（二）樹立現(xiàn)代化檔案管理意識。進(jìn)入新世紀(jì)以來，我們逐漸步入信息社會，各種新思想、新觀念不斷涌現(xiàn)，各種高新技術(shù)的出現(xiàn)，改變了我們傳統(tǒng)的工作模式和生活模式。隨著以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理工作也需要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作意識，與時(shí)俱進(jìn)，尋找各種有效的途徑來不斷優(yōu)化檔案管理工作。為了有效促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息社會對檔案管理工作提出的要求，必須要求檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展意識，積極開展事業(yè)單位檔案工作的電子化一體化建設(shè)，改變過去傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，推動事業(yè)單位檔案管理工作向著信息化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，促使事業(yè)單位檔案管理人員更加注重運(yùn)用新技術(shù)、新手段、新方法來管理檔案。

（三）提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變工作意識，結(jié)合單位實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)，注重提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺，構(gòu)建完善的信息平臺，能夠方便檔案信息的檢索，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的高效化，便捷化，從而提高檔案管理工作效率。在信息化建設(shè)進(jìn)程中，相關(guān)部門應(yīng)該增加宣傳力度，不斷擴(kuò)大影響力，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)，把提高信息化平臺的適用率、推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作去抓。同時(shí)，在事業(yè)單位檔案管理信息化平臺建設(shè)過程中，還需要構(gòu)建統(tǒng)一的、實(shí)用性的軟件和硬件設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)在于儲存好檔案，利用好檔案，使檔案的受損程度降低到最小程度，保留最大的真實(shí)性。為此就需要我們完善軟件和硬件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的兼容性，信息傳輸過程中，保證信息識別、數(shù)據(jù)傳輸不存在故障，能夠?qū)崿F(xiàn)自動檢索。各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)溝通，盡快使用統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化辦公設(shè)備和工作系統(tǒng)，并加強(qiáng)與國內(nèi)外軟件硬件企業(yè)的有效溝通聯(lián)系，打造屬于事業(yè)單位的檔案管理信息化操作系統(tǒng)，高效處理信息數(shù)據(jù)。

（四）構(gòu)建完善的檔案管理制度。通過構(gòu)建完善的檔案管理制度對檔案管理行為、管理工作流程作出約束，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。事業(yè)單位管理部門應(yīng)該結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際，制定具有可操作性的檔案管理制度，并將檔案信息化建設(shè)納入考核指標(biāo)，通過制定完善的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)檔案管理人員積極應(yīng)用信息化技術(shù)。通過構(gòu)建完善的檔案管理制度，有利于提高檔案信息化管理的質(zhì)量，提高工作人員的工作熱情和積極性。

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