文書檔案管理的辦公自動化應用研究

黎炎慶

【摘要】本文旨在通過分析文書檔案應用辦公自動化管理的優(yōu)勢，找出影響文書檔案應用辦公自動化管理的因素，同時提出有效策略，促進文書檔案辦公自動化的發(fā)展。

【關鍵詞】文書;檔案管理;辦公自動化;應用研究

檔案管理是目前單位工作的重中之重，做好檔案工作是相關部門的重要職責。但是由于傳統(tǒng)紙質文書檔案管理的弊端日益明顯，因此檔案工作在網絡技術和通信技術的影響下迎來了新的機遇，辦公自動化管理已經成為文書檔案管理的主要發(fā)展趨勢。

一、文書檔案應用辦公自動化管理的優(yōu)勢

文書檔案管理的改革和創(chuàng)新在單位發(fā)展中起著不可或缺的作用，數字化、無紙化都為新時期的辦公自動化管理提供了新思路，在發(fā)展中實現了檔案信息與用戶的無距離交流，實現了檔案信息的共享利用。這種文書檔案應用辦公自動化管理的優(yōu)勢體現在三方面：

（一）管理工作更加便捷，辦公效率高。目前社會正在數字化、自動化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質檔案已經無法滿足時代的要求。紙質檔案會隨著時間的發(fā)展變得難以保存甚至難以辨認筆跡，對后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲存，不易丟失而且更易查閱。

（二）信息資源的交流更加便利。在傳統(tǒng)的紙質檔案里，如果想要在查找資料時篩選很多的信息需要浪費精力和時間。但是將文書檔案應用到辦公自動化管理之后，可以輕易從大量復雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時間，提高了單位工作效率，實現了檔案信息遠程化傳播。

（三）檔案更加透明化。檔案在進行管理后更加透明，單位的員工都可以對公開檔案進行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到單位的發(fā)展中，同時檔案工作也接受了員工的監(jiān)督，保障了檔案工作的安全性。

二、影響文書檔案應用辦公自動化管理的因素

（一）文書檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化軟件。文書檔案管理的辦公需要規(guī)范化的軟件加持，系統(tǒng)應用軟件可以將檔案資料的檢索、借閱等程序融入辦公自動化管理，實現檔案管理信息資料的自動檢索和數字化傳輸。但是目前各地單位還沒有相對規(guī)范的信息管理軟件，對檔案的整理和查閱都存在很大的限制，各地沒辦法接收統(tǒng)一的數據和信息，造成檔案統(tǒng)計工作上的錯亂，影響了文書檔案管理工作的權威性。

（二）文書檔案管理人員素質不高。文書檔案管理工作人員是檔案工作的實行者和推動者，但由于文書檔案管理是單位部門的基礎工作，與核心工作的性質有很大差異。一般來講，單位的檔案員很少有專業(yè)出身，大多是業(yè)余或強制分配，相關部門不重視對檔案從業(yè)人員的教育培訓和理論指導，造成單位檔案部門沒有權威性，制約了檔案信息化的發(fā)展。檔案工作相對較低的專業(yè)要求，缺乏專業(yè)知識和法律業(yè)務知識和相對欠缺的現代辦公能力，都影響了文書檔案管理辦公自動化建設的推進，難以進行檔案管理形式上的創(chuàng)新和內部改革。

三、文書檔案管理中的辦公自動化應用策略

（一）增強意識，健全檔案信息資源共享的管理體制。網絡的發(fā)展為文書檔案管理的辦公自動化帶來了新契機，紙質檔案在網絡環(huán)境的影響下逐漸被替代，信息化的檔案管理成了當前單位工作的重中之重。在檔案信息資源共享的管理機制中，文書檔案工作者都應該樹立科學的檔案信息服務理念，以人為本，保障人民群眾的合法權益。加強與群眾的溝通，提高人民群眾的法律意識，促使他們自覺加入到健全檔案信息資源共享的管理體制的工作中。同時，相關部門要加強檔案管理工作過程中的聯系與合作，提高檔案辦公自動化的工作能力。

（二）統(tǒng)一管理，規(guī)劃文書檔案辦公自動化的建設方向。當前的文書檔案辦公自動化建設仍不完善，在不斷向前推進的過程中需要付出艱苦的努力來加以健全和完善，這是一個長期的過程。所以在檔案管理辦公自動化的建設中，首先需要正確的發(fā)展方向，做到科學運作、分步實施和循序漸進，只要有了明確的目標和前進的方向，文書檔案辦公自動化的建設才能合力推進。隨著信息化時代的到來，網絡環(huán)境也在逐步完善。檔案部門應該把握住信息技術帶來的新機會，不斷完善內部分工，轉變文書檔案發(fā)展機制，加快單位職能的轉變，建設各級各類檔案信息資源數據庫，研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng)，提高單位檔案工作的效率和準確性以適應社會發(fā)展的需要。

（三）發(fā)揮資源共享的整體優(yōu)勢，建立健全信息化的單位檔案管理制度。文書檔案辦公自動化是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對其進行有效指導，造成現在很多地區(qū)的檔案管理建設進度緩慢。所以單位應當結合有關實際情況，建立健全檔案信息化建設制度，促進單位檔案管理工作效率的提升。在文書檔案辦公自動化的建設過程中需要發(fā)揮資源共享的整體優(yōu)勢，將資源共享的價值在體制建設中逐步挖掘出來，制定統(tǒng)一的標準規(guī)范，建立健全自動化的檔案管理制度。

（四）提高員工素質，奠定文書檔案管理的人才基礎。在目前的網絡環(huán)境下，檔案工作的開展模式發(fā)生了很大的變化，現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求，發(fā)展起來的電子檔案則使辦公自動化得到補充和完善。因人才隊伍是建設培養(yǎng)的重要活動載體。人才隊伍建設在此時期就顯得異常重要，單位要借助網絡環(huán)境的優(yōu)勢，積極探索檔案信息資源共享的安全性，圍繞人才隊伍建設培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新相關部門的管理機制，開展形式多樣、內容豐富的人員活動，加強文書檔案管理自動化的專業(yè)性。

四、結語

現代信息技術的快速發(fā)展要求相關單位在檔案管理工作上做出改變，同時單位文書檔案辦公自動化要求我們必須具有新時代的管理經驗，以現代化的措施使單位更好地向前發(fā)展。

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