高校學籍檔案管理數字化研究

周麗濱

【摘要】近年來，隨著計算機信息技術網絡的不斷升級和發展，給各大高校的管理工作帶來了諸多便利。也為學籍檔案管理提供了切實有效的管理方法，而且目前大部分高校已經將學籍檔案管理數字化工程視為重要的任務、目標。本文針對目前高校學籍檔案的現狀以及學籍檔案數字化的重要性進行分析，對其合理運用進行探究。

【關鍵詞】高校;學籍檔案;管理;數字化;策略

學生學籍檔案管理是一個高校保持穩定發展和進步的關鍵因素，學籍檔案管理數字化可以提升整體檔案工作管理的質量，也是彰顯高校辦學質量的基礎關鍵。近幾年來，我國相關教育部門提出各大高校要實行“數字化校園”，而在這其中，學籍檔案管理數字化是“數字化校園”的主要工作，它也是將高校的管理工作變得規范化、數字化和信息化的重要手段。隨著我國各大高校的不斷擴大、擴建，高校學生越來越多，導致高校學籍管理部門檔案管理工作的任務量也逐年增多，高校的學籍檔案管理工作已經不能只依靠人工處理的方式。所以，為了適應新形式、新時代，高校要將學籍檔案管理與數字化信息相結合，使得高校學籍檔案管理變得數字化、規范化和信息化，從而讓高校的管理工作質量得到提升。

一、學籍檔案數字化的作用

（一）提升學籍管理工作的效率。實行學籍檔案管理數字化可以提升相關管理人員的學籍管理工作效率，對于每一位學生來說，學籍檔案是非常重要的，它里面包括了學生在校期間思想、學習和生活等方面有價值的信息，而且學籍檔案的時間跨度和里面含有的信息量是非常大的。隨著社會的發展，我國各大高校建設逐步完善，并開展擴招的目標，在校學生也在逐漸增多，致使相應的學籍管理工作的質量和效率受到影響。進行學籍檔案數字化管理不僅能夠提升學籍檔案管理工作，還能減少相關人員的工作量，從而降低人員工作中的錯誤率。

（二）便于完善學籍檔案內容。學籍檔案中記錄著學生在接受教育時間里重要的信息，在我國當下高校學籍檔案管理工作中，大部分高校管理學籍的方法是傳統的分開存放。這種分開存放的方法就是高校根據學生的院系、專業、班級進行整理、存放，有部分學校會出現這種情況，學生在校期間學籍中發生變動的信息，高校會將這些變動的信息進行分開存放，像學生在高校期間的獎懲情況、任職情況、政治面貌、學生個人綜合評價等這些實時情況也可能會進行單獨記載。采用傳統的方法分開存放時，查找學生的全面信息會遇到一定的困難，因為是分開存放，在查找過程中會浪費大量的時間。但是將檔案管理進行數字化管理后，就可以采用大數據庫來存儲學生的信息，雖然載入學生信息的部門可能會不同，但是學生的整體信息還是會統一顯示出來，方便查找。而且利用數字化管理可以保障學生學籍檔案的完整性，使高校管理學習工作的質量全面提升。

二、數字化學籍檔案管理中目前存在的問題

（一）數字化程度較低。各個高校以往的學籍檔案管理工作一般都是采用傳統的人工操作的方式來進行管理。隨著近幾年信息技術的提升，高校的學籍檔案管理工作開始實施數字化管理。而在學校進行數字化建設時，往往會出現很多嚴重的錯誤，比如在進行數字化建設時，高校只重視于對數字化硬件設備的引進和建設，而忽視對于應用軟件、系統的開發和運用。這樣的情況并不能有效提升管理工作質量，因為軟件和系統的開發和運用是數字化學籍檔案管理的基礎條件。只有將數字化的硬件設備和軟件系統一同提高，才能更好地實現學籍管理工作質量的提高。

（二）學籍管理人員的技術水平較差。近幾年來，各個高校在不斷開展數字化學籍檔案管理的建設，將人力、物力和財力都放在學籍管理設施、設備、環境、軟件的建設上，以求建設良好的學籍管理環境，但是各大高校忽視了最根本的問題，那就是管理人員的專業水平，如果管理人員的專業水平較差，那么無論多么好的設備、軟件，學籍管理的工作質量也不會有顯著提升。并且在進行數字化管理過程中，難免會出現系統故障或者軟件維護等問題，如果管理人員的專業水平較差，那么會對設備或者軟件的使用造成實質影響，不僅浪費時間，還會浪費學校資源。因此，學校應重視管理人員的培育。

三、運用數字化學籍檔案管理的措施和策略

（一）給予學籍檔案管理足夠的重視。隨著時代的變遷，在現如今這種高度信息化的時代下，各大高校為了適應新時代開始進行轉變改革。在現如今，高校的校務信息被逐漸公開。因此，數字化學籍檔案的建設已經成為高校的關注重點，但是現階段的高校數字化學籍檔案管理中還存在著大量的問題，因此，必須要提升高校工作人員和院校領導對數字化學籍管理建設的重視度。另外，各個高校在進行數字化信息建設時要注意應結合高校自身的實際情況，明確學籍管理的重要性，發現并解決可能出現的問題，與時俱進，有方案、有計劃地循序漸進增強數字管理體系。

（二）開發或引進先進的管理軟件和系統。高校應根據教育部門的相關要求，再結合高校自身的實際情況構建一個相對完善健全的學籍檔案管理體系，通過這個管理體系將高校中所有分院、班級連接在一起，進行信息共享。而在構建數字化管理體系中，學籍檔案管理的應用軟件和系統起到了關鍵性作用。一個好的管理軟件和系統對提升學籍檔案管理的工作質量和效率有明顯的提升。舉例說明：比如在進行學生檔案錄入時，因為檔案量大，如果使用的系統較差，在錄入過程中難免會遇到系統卡頓或者系統崩潰的情況，這對于檔案管理工作會產生一定的影響。而對于檔案管理應用軟件而言，比如高校領導想查閱某一個學生的個人全面信息，如果使用的管理軟件的檢索功能不夠全面，那么對于查閱和維護學生的學籍信息有一定的影響。因此，高校應重視對學籍檔案管理軟件和系統的選用，并且構建完善的管理體系，從而提升管理工作的質量、效率。

（三）提升管理人員的專業素質。在傳統的學籍檔案管理中，相關工作人員的工作內容重復性較強，而且不需要管理人員具備較高的專業技能。但是在數字化學籍檔案管理中，因為涉及到操作和維護計算機的軟硬件設施，所以要求管理人員要具備較高的專業素質。在當下這種高度信息化的時代，越來越多的高校陸續創辦了檔案管理的專業。各個高校在引進相關專業人才時，還應關注對計算機專業人才和數字化檔案管理人才的引進，以此來提升學籍檔案管理的專業水平。與此同時，高校可以利用培訓等方式對原有的學籍檔案管理人員進行針對性培訓，提升原有管理人員的信息技術專業水平。在進行數字化檔案管理時，難免會遇到軟件系統或者硬件設備出現問題，為了解決這樣的問題，高校應定期為管理人員開展日常維護方面的培訓，確保相關管理人員能夠有效解決在日常管理工作中出現的問題。

（四）增加數字學籍檔案管理資金。要想提升學籍檔案管理工作的工作質量和效率，學校的資金投入是主要前提。只有通過高校對數字化學籍檔案管理投入充足的資金，才能實現管理體系的全面發展。高校中的數字化學籍檔案管理系統本身不會產生任何的經濟效益，因此學籍檔案相關的管理部門應積極主動與校領導進行深入探討、交流，讓校領導認識到檔案管理的重要性，并向有關部門提出申請資金扶持的理由。對檔案管理投入資金的途徑要多樣化，比如向相關政府部門申請資金扶持、學校內部運轉投入，高校校友捐贈等，將這些投入資金方式進行聯合運用，才能在檔案管理體系中保持資金投入。

四、結束語

綜上所述，數字化學籍檔案管理在高校管理體系中占據著至關重要的作用。但是目前我國數字化管理體系的實施并不完善，相當于剛起步的階段，所以需要校領導對此抱以高度重視。數字化檔案管理的廣泛應用已是必然趨勢，所以，在實際管理工作中，高校必須要正視檔案管理的重要性，結合對數字化管理中軟硬件設施的良好采用，并通過對管理人員進行專業培訓，保持資金的投入等方式將數字化學籍檔案管理的效果發揮到最大化。

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