強化普通高校二級學院科研檔案管理的策略

鄭波

【摘要】為了適應高等教育的發展趨勢，普通高校二級學院應加強科研檔案在規范化、系統化、信息化、實效性方面的管理，使科研檔案在增強學院競爭力方面發揮應有的助推作用。

【關鍵詞】普通高校;二級學院;科研;檔案管理

增強科研能力是高校提高教學質量，走內涵發展道路，具有持續競爭力的關鍵。在普通高校的考評中，無論是對一般教師，還是對二級學院，科研的權重都越來越大。新的發展趨勢對普通高校二級學院科研檔案管理工作提出了新的要求，進一步強化普通高校二級學院的科研檔案管理，使科研檔案能實實在在為學院和教師個人的發展提供輔助和支撐，已成為當務之急。由于普通高校的科研工作狀況與重點大學有較大的不同，教師的科研自我管理水平也有較大的差異，加之二級學院的科研檔案管理與全校性的科研檔案管理大有區別，所以，普通高校二級學院的科研檔案管理亟須在規范化、信息化、實效性方面予以加強。

一、強化規范管理

按照現代大學的理念，大學教師應逐漸改變傳統的照本宣科或僅僅一般綜合借鑒式的教學，要通過科研創新改善教學內容，改進教學方法，提高教學檔次，用提高科研水平來奠定高水平教學的基礎，進一步獲得專業上的更大發展。因此，除了在學校檔案館應進行二級學院和教師的科研工作歸檔外，二級學院自身也應該建立完整規范的科研檔案。

（一）應專人負責管理。高校二級學院的科研工作越來越重要，與教學工作、學生工作、院級行政工作處于同等重要的地位。學院科研管理人員對學院教師和研究人員更好地對接學校科研管理部門，發揮著不可小覷的作用。雖然不一定在二級學院專設與院辦平行的科研辦，但必須選擇科研能力強、管理水平高的老師兼任科研秘書，同時作為學院科研檔案管理的責任人。目前許多大學二級學院的科研秘書只管日常科研工作，科研檔案卻全部歸屬學院辦公室統一管理的做法，十分不利于科研檔案發揮有效作用。

（二）應增強歸檔意識。教師的科研成果能反映學校和二級學院的科研水平，也能為學校的學科建設和專業建設服務，可以說，教師的科研工作是學校和二級學院科研檔案的重要組成部分，教師科研歸檔意識的提高，能有力促進科研檔案的管理工作。除了教師應有將重要科研材料進行存檔的自覺意識外，學院領導和科研檔案責任人也應該增強歸檔意識，要充分認識到加強科研檔案管理是構建和完善現代大學制度過程中強化內部科研管理的一項重要舉措，要及時宣傳和解讀學校下達的相關文件，捕捉相關的有用信息，將認真搜集并篩選后的科研檔案材料及時存檔。學院還可以采取一些行政措施來加強教師的科研歸檔意識，如每學期歸一次檔，并詳細填寫成果歸檔表，作為學院統計成果的依據，把歸檔情況與一定數額的崗位津貼掛鉤。

（三）應細致搜集保存。由于思想重視不夠、人員兼職管理、存檔條件簡陋等原因，二級學院的科研檔案管理隨意性較大，資料遺漏、缺損、丟失都很嚴重。對于相關的各種資料，哪些該存檔、怎樣存檔、怎樣系統化等，難以做到全面規范，存檔質量不高。學院除了認真細致地搜集與日常科研工作相關的檔案材料外，還要注意關聯收存，如兼收與科研工作關系密切的學科建設檔案和教學質量工程檔案等。凡是存檔的材料，還要統一標準，如落款、日期、主管領導簽字、單位蓋章等都要完備，以保證檔案的完整性和說服力，提高檔案的質量。

（四）應強化保密措施。二級學院科研檔案的保密工作常常被忽略，值得高度重視。需要暫時保密的科研檔案主要是教師未能立項（有的要求未結題）的項目申報書、尚未交出的項目結題報告、尚不能公開的階段性科研成果等。二級學院的科研檔案責任人應有強烈的知識產權、隱私權保護意識和自律意識，妥善保管好以上科研檔案，確保不會因有意或無意的泄露給提交檔案者造成任何損失，在老師和檔案責任人之間建立良好的信任關系。需要保密的文件要限制管理人員的可操作權限，最好實行專人管理，劃分清楚權責。

二、強化信息管理

檔案的信息管理是指以現代信息技術為手段，對檔案資源進行有計劃的收集、整理、儲存和利用。科研檔案作為具有很高信譽度的原始信息源，傳統的重藏輕用理念已遠遠落后于社會的發展進步。“信息時代要求將檔案信息資源快捷地、系統地、大眾化地轉化為生產力，為社會發展提供實際有效的服務。”但現今普通高校二級學院的科研檔案管理仍沿襲過去的檔案管理方式，以手工操作的紙質檔案為主，輔以少數電子文檔材料，沒有很好地發揮網絡和計算機等現代信息工具的作用。學院科研檔案的現代信息管理應納入二級學院辦公技術現代化的統一規劃，“通過計算機網絡來實現完整、準確和動態、立體的管理”。在信息化建設方面，二級學院科研檔案管理應從三個方面著手：

（一）存檔材料的信息化。要把應存檔的文件、資料、信息等紙質檔案，通過掃描、拍照，甚至縮微等手段，按照統一、規范的要求和形式轉化為電子信息檔案。在檔案種類上也要追求豐富，力避單一，即不能僅僅保存紙質材料和文字材料，圖片、照片、錄音、錄像、磁帶、光盤、原件、復制件、縮微膠卷等等形式存在的檔案材料也要注意收藏。通過對形式各樣、全面豐富的科研檔案收集處理，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發展。

（二）存檔過程的信息化。二級學院的科研檔案管理應將傳統的檔案材料信息盡可能轉化為能直接被計算機利用識別的形式。應規范管理流程，實行標準化，即在分類、編目和排序上有一個統一的標準，避免人為因素的干擾。有條件的二級學院，其科研檔案還可以直接利用學校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分。二級學院檔案責任人每一學期對收集好的科研檔案材料進行分門別類的梳理，確保材料的準確性，按時上傳到學校檔案館的服務器上，同時定期進行更新維護。

（三）檔案檢索的信息化。要把教師的各級各類項目材料、各種科研成果材料、各類表彰獎勵材料等盡可能錄入電腦，進行科學的編排，傳到相應的檔案系統中，充分利用開發現有應用平臺靈活方便的存儲、統計和查閱功能，實現檔案信息使用的最大化。要開通內部局域網，針對檔案材料保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限，方便學校師生查閱相關檔案文件信息;還可以把形成的科研檔案信息，通過連接外部網絡，向其它高校和社會各方面公布，主動積極地為檔案利用者服務。總之，要“借助網絡平臺建立共享機制，使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口，使科研人員、二級學院、學校的檔案工作能在流水線上工作，實現快速查詢或下載各種檔案資料”。

三、強化實效管理

科研檔案能在很大程度上真實反映高校二級學院在學科建設、專業發展等方面取得的成績，能為學院調整辦學思路，提高辦學效率提供一定的參考。科研檔案的管理主要不在于藏，而在于用，只有科學系統的檔案管理才能使檔案材料的功用得到最大限度的發揮，才能為學院和個人的科研發展服好務。科研檔案管理的好，使用得當，對學院和教師個人的發展能起到強大的推動作用。二級學院的科研檔案管理要獲得實效，主要應該做到以下兩點：

（一）主動服務。過去的二級學院科研檔案管理基本上處于被動服務的狀態。隨著科研工作在高校的地位越來越突出，服務客體對科研檔案管理工作的要求越來越高，原來的“坐等”服務管理模式已經難以滿足檔案使用者的各種需求。因此，二級學院科研檔案管理人員必須具備主動服務的意識，為學院和教師個人的發展服好務。如在重點學科建設、學位點申報、特色專業申報以及名師選拔、成果評獎等活動中，及時提供建議意見;為學院凝煉科研特色方向、優化組合科研團隊、申報重大項目、課題組成員選定等方面提供參考;在教師完成科研項目的過程中給予適當的引導，督促他們按時按質地完成研究計劃。此外，二級學院的科研檔案管理還可以主動為學院的各類考評總結提供可信度高的支撐，為教師評職崗聘提供完整的成果，為教師發表論文提供期刊信息等。

（二）便捷高效。二級學院的科研檔案是學院和教師取得發展成績的真實憑據，常常會循環反復使用，具有極高的保存價值。目前高校已經按照有關規定制定了檔案管理辦法，但是在實際的執行過程中學校檔案館往往和二級學院缺乏協調和配合，在一些制度的具體細節上考慮得不很周全，以致在一定程度上仍然存在要求不具體、存檔有重復等情況。二級學院應該改變重藏輕用的管理，必須方便檔案利用者能夠迅速、準確地查閱到所需要的檔案信息。因此，二級學院不能過分依賴學校檔案館，要使自身的科研檔案存儲和管理成為學校檔案館相關科研檔案的有益補充。其中要做好分類存檔，做到檔案分類合理，避免只是把已有檔案材料原封不動地輸入計算機的做法，改變對現有材料缺乏科學合理的分類和利用的“重存輕理”現狀。針對二級學院現有科研檔案多數仍是紙質文字檔案的情況，應盡可能變紙質檔案材料為電子文檔材料，需要查找某一檔案時，不必逐個翻查相關年度的檔案盒，通過關鍵字詞的搜索查找，快捷而準確地找到目標檔案。

普通高校的二級學院應當充分認識到科研檔案管理在學校、學院、個人內涵發展過程中的地位，樹立全新的檔案管理理念，在科研檔案管理工作中，立足發展，放眼未來，抓住重點，突破難點，使科研檔案在增強學院競爭力方面發揮應有的助推作用。

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