信息化背景下高校檔案管理工作探究

茍毅飛

【摘要】在信息化進程不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作已與信息技術密不可分。本文在對高校檔案管理工作新特性進行分析的基礎上，提出了信息化背景下做好高校檔案管理工作的途徑。

【關鍵詞】信息化;高校;檔案管理

檔案管理工作是高校管理工作中最基礎的工作，一個學校檔案管理工作的好壞直接反映出學校整體管理水平的高低。隨著信息技術的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了新的技術方法和手段，因此為適應新的發(fā)展環(huán)境，對檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革，是廣大檔案管理工作者需要思考和解決的問題。

一、信息化背景下高校檔案管理工作的新特性

在當前信息化的背景下，高校也逐步將信息化技術應用于檔案管理，使得高校檔案數(shù)據(jù)有了新的變化，同時使檔案管理工作也有了新的發(fā)展特征。

（一）檔案數(shù)據(jù)量巨大。高校檔案記錄著高校在教學、科研等各種辦學活動中直接形成的、清晰的原始信息。在信息化背景下，學校的公文系統(tǒng)、教學系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等等各業(yè)務系統(tǒng)時刻都在產生著數(shù)據(jù)信息，這些業(yè)務系統(tǒng)產生的一切具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。同時，學校各部門開展的各種活動的照片、視頻等，也構成很大一部分數(shù)據(jù)量。因此，使得檔案數(shù)據(jù)量較以前成倍增長。

（二）檔案利用需求多樣化。信息化時代，高校各業(yè)務系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，表現(xiàn)在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及教學管理、科研管理、校園文化等各個方面。一方面，廣大師生對學校的政策、規(guī)定、制度等信息的需求正在不斷增加;另一方面，現(xiàn)代高校都非常重視宣傳活動，而宣傳活動中用到的歷史檔案、人物檔案和特色檔案也在不斷增多。因此，信息化時代對各種類型檔案的需求產生了多樣化的態(tài)勢。

（三）高校檔案價值更加高精尖。高校檔案記錄著高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實、最可靠、最權威的信息。在信息化時代背景下，高校內部各業(yè)務系統(tǒng)產生的各種中間數(shù)據(jù)、重點數(shù)據(jù)均是可利用的數(shù)據(jù)，在對這些數(shù)據(jù)進行分析、挖掘之后產生的檔案數(shù)據(jù)就變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)，利用好這些數(shù)據(jù)有助于高校的發(fā)展。

二、信息化背景下做好高校檔案管理工作的途徑

（一）建設規(guī)范的檔案管理標準。對高校檔案管理進行信息化標準建設，需要根據(jù)學校工作實際，制定統(tǒng)一的輸入格式、代碼和規(guī)范標準。一是要標準化檔案管理業(yè)務規(guī)范，包括檔案處理、檔案術語、信息資源標識和數(shù)據(jù)格式標準等方面的標準化建設。二是標準化檔案管理合法性規(guī)范，包括檔案管理計算機適用的相關規(guī)定和信息資源合法性判斷標準規(guī)則等內容。三是標準化檔案管理技術性規(guī)范，包括數(shù)據(jù)加密、存儲壓縮格式和水印技術規(guī)范等方面。為了保障檔案信息內容的正確及系統(tǒng)正常運行，就必須嚴格遵守信息資源的標準規(guī)范，因此建設規(guī)范的檔案管理標準意義重大且十分必要。

（二）運用多媒體信息化技術管理檔案。在科學技術快速發(fā)展的今天，高校都在利用信息化技術進行自動化辦公，尤其是辦公自動化（OA）系統(tǒng)的廣泛使用，實現(xiàn)了便捷、及時收集資料并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時也更方便信息需求人員快捷地檢索使用檔案信息。因此，高校一方面要加大檔案管理多媒體數(shù)字技術設施軟硬件的投入，輕松實現(xiàn)OA系統(tǒng)中的文字檔案直接轉化為數(shù)字檔案并存入檔案館中;另一方面要求檔案管理人員應及時地使用掃描、拍照等技術將以前僅實體保管的檔案材料進行數(shù)字化轉換并建立成庫，配合完善的管理制度，定期、不定期地對實體及電子檔案數(shù)據(jù)進行檢查維護。此外，還應建立更為先進的管理模式，運用信息化多媒體技術來進行檔案管理，充分發(fā)揮科學、高效的管理優(yōu)勢，從而實現(xiàn)高校檔案工作的數(shù)字化管理。

（三）提高檔案信息化管理隊伍的素質。為了實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化，需提高檔案信息化管理隊伍的素質。一是要為檔案管理工作提供現(xiàn)代化的技術設備，改善傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境，并要求檔案管理人員及時掌握新設備的操作知識，轉變檔案管理工作的意識與形式，充分利用信息技術代替紙質檔案。二是要定期對檔案管理人員進行基本的辦公軟件操作技能培訓，逐步提高檔案管理人員的操作技能和綜合素質。三是積極引進一些既懂得專業(yè)的檔案管理知識又全面熟悉信息技術，具備計算機專業(yè)方面知識的復合型人才加入檔案管理工作隊伍，逐步帶動檔案管理工作內部其他人員不斷提升自己的業(yè)務技能，最終實現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理。

三、結語

高校檔案管理工作是學校的一項重要工作，對高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學校未來的人員起到激勵作用。隨著信息化技術的發(fā)展，檔案管理工作要不斷地科學化、自動化、標準化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價值，促進高校教育事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

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