技工院校干部人事檔案管理存在的問題及對策

【摘 要】 新形勢下技工院校人事檔案管理要充分認識新的發展趨勢，針對存在的問題，轉變技工院校人事檔案管理方向，明晰人事檔案管理權限，調整人事檔案歸檔材料內容，提高干部人事檔案工作者的素質和業務能力，加大基礎建設，構建監督體系。

【關鍵詞】 技工院校;干部人事檔案管理;存在問題;解決對策

一、新形勢下技工院校干部人事檔案管理的新趨勢

1、在人事管理制度改革中，技工院校干部人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化

隨著事業單位不斷改革，部分單位編制被取消，只保留事業單位性質，人員通過自然減員的形式逐步轉為合同制。目前，增加人員通過公開招聘，全員實行聘用制，合同期滿后人員可以根據自己實際情況選擇去留，人員的干部檔案等各種資料轉遞及時、手續簡單，如此一來加速了知識型人才的流動，人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化。

2、隨著科學技術不斷發展，技工院校檔案管理人員的理論知識需要不斷更新

隨著科學不斷發展，促進技工院校干部人事檔案管理工作的不斷創新。舊的檔案管理模式已經不適應現代科學發展，這必然促進檔案工作者不斷創新管理模式。例如人事檔案工作者必須不斷學習新的理論知識，熟練掌握檔案工作各個環節的方法和技術，不斷提高檔案管理的綜合能力;必須具有較強的黨性原則和優良思想品德，堅定的政治立場。

3、信息技術的飛速發展，促使技工院校干部人事檔案建立信息系統，提高科學管理水平

技工院校人事檔案信息化管理是適應現代信息技術飛速發展的唯一途徑。可以將傳統的手工整理與先進的信息化技術緊密結合，將紙質的檔案信息通過檔案管理系統、計算機、掃描儀等轉化為電子信息，形成人事檔案完整的數據庫，通過系統完成數據查詢、統計，使檔案管理擺脫傳統的手工形式。不僅改變傳統管理理念，而且避免了原始材料的破壞。還應該把干部檔案信息系統與人力資源系統相結合，在保證保密的基礎上，高效利用檔案數據，提高人力資源的科學管理水平。

二、技工院校人事檔案管理存在的問題

1、領導重視程度不夠

受社會因素的影響，有的技工院校領導不重視人事檔案工作，認為只要保存好、不遺失、不泄密，滿足日常查閱、教職工外調就可以了，有的認為檔案工作很簡單，做得好壞對單位的發展影響不大……造成檔案工作人員奉獻精神不足、缺乏活力、更無創新意識，因此使人事檔案工作長期處于被動應付的狀態。

2、師資隊伍人員身份復雜

在我國職業教育發展過程中，技校經過不斷合并最終形成目前規模師資較強的技工學院，師資隊伍人員身份組成復雜，人事代理、勞動合同等多種用人機制的出現，都促使技工院校教職工身份多元化，傳統的干部人事檔案管理辦法已不能適應新形勢的需要。

3、人才流動加速

技工院校人員素質、學歷、學位層次較高，專業技術性較強等等，造成了對人才流動的限制，技工院校干部人事檔案管理在如何利用流動人才，如何打造適合的平臺，如何挖掘技術性人才的價值等方面，需要深入探討、研究。

4、記載內容出現新變化

各類人事檔案中的記載與實際情況脫節的現象也不同程度的存在。譬如人事代理合同、培訓的總結體會、社會保險繳費憑證等新材料不斷出現;再有歸檔材料不能如實反映干部本人的實際，與實際情況不一致，譬如由于績效工資等原因，技工院校教職工的個人檔案中的檔案工資與實際收入不符。促使技工院校干部人事檔案管理應該適當調整、修改檔案目錄。

5、檔案管理人員隊伍素質不高

有的文化程度和專業素質不能適應工作要求;有的對人事檔案管理制度執行不嚴格，日常的檔案收集、鑒定、整理過程中不按規定執行，造成真實情況反映不準確;有的不能盡職盡責，數據不準確;有的分類混亂造成工作失誤;有的兼職檔案管理人員由于忙于人事部門工作，不能專心整理檔案。

6、信息化程度有待提高

隨著計算機管理水平的不斷提高，許多機構原本提供的紙質材料已不再提供，比如高考電子檔案、養老保險關系轉移函、養老保險手冊清單等社會保險業務大多都要求通過網絡和信息系統進行。促使技工院校干部人事檔案管理需要迅速提高信息化程度。

7、管理手段落后

部分技工院校人事檔案沒有專門的檔案室，甚至沒有必備的切刀、檔案夾等，有的檔案室沒有配套的“六防”設備，導致檔案材料有被蟲蛀的現象，甚至有的材料發生了霉變、這些不僅使檔案不再美觀整潔，而且對檔案的完整性造成不可彌補的損失。有的檔案管理還停留在手工制作層面，僅僅將名字、基本情況、目錄等輸入計算機，工作效率較低。

8、有弄虛作假現象

由于干部人事檔案的保密性較強，并且是非常重要的任用提拔參考依據，導致檔案材料的失真，信息虛假等現象，在某些單位監管不力、缺乏監督制度的情況下，想盡辦法進行檔案造假謀取個人私利的現象屢屢發生。使用人單位無法依據人事檔案記載內容作出評價判斷。

三、解決對策

1、轉變技工院校人事檔案管理方向

隨著現代人力資源管理觀念和方法的深刻影響，人事檔案管理可以改變為人力資源管理，通過現代人力資源管理的先進觀念改變人事檔案管理的陳舊模式、老套工作方法，逐步轉向服務于人力資源管理，這將是技工院校人事檔案管理改革的一項長期的、重要的任務。

2、明確技工院校人事檔案管理權限

也可將檔案管理部門分離成獨立部門，明確管理制度，把目前的多頭管理改成集中管理，責任分明，相對獨立，檔案部門的上級管檔部門也應該改由中立公正的部門負責監督，如此一來，在執行國家相關檔案法律、法規、條例時更加順利，而且能夠更好地接受社會各界的監督。

3、調整技工院校人事檔案歸檔材料內容

根據目前技師學院干部人事檔案的發展趨勢，適當調整技工院校人事檔案歸檔材料內容，嘗試將人事檔案和業務檔案合并成為研究檔案。在合并后將其設置為政歷類材料和業務類材料兩卷，可以真實的反映技工院校教育教學人員的德才信息，突現他們在技工教育教學和科研等方面的特別之處。

4、提高干部人事檔案工作者的素質和業務能力

人事檔案管理是一項系統工程，涉及到多個部門和領域。技工院校組織人事部門需要對工作者加強業務培養，要選用政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，并注意每2—3年對他們組織培訓一次業務知識，也可以配置專（兼）職人事檔案管理人員，并落實專業技術崗位。

5、加大技工院校人事檔案管理工作的基礎建設

要嚴格按照檔案管理強化庫房的防火、防蛀、防潮的設施，還要配齊庫房的防盜、防光、防高溫等設施，譬如防盜門窗、報警器、監控、空調等，庫房、閱檔室、辦公室要嚴格按要求三室分開，以提高人事檔案管理工作的質量。

6、加大依法監督力度，形成監督體系

我國目前干部人事檔案方面的法律、法規比較健全，不嚴格遵守，容易出現檔案管理流于形式的現象。在督查工作中，必須規范制度、嚴格執行、加大宣傳、形成合力，發揮社會大眾的監督力量。

總之，新形勢下技工院校干部人事檔案管理面臨著嚴峻的問題和挑戰，人事管理部門和管檔人員應該不斷解放思想、與時俱進、開拓創新，使人事檔案工作更好地服務教職工，服務技工院校，服務社會，從而推進技工院校人事檔案工作的健康發展。

【參考文獻】

[1] 宋永利.淺談新形勢下人事檔案管理[J].新西部，2010.07.

[2] 張麗娟.干部人事檔案目標管理達標工作經驗與探討[J].中國科技信息，2006.11.

【作者簡介】

王曉靜（1977—）女，漢族，山東濟南人，本科學歷，館員，現供職山東省淄博市技師學院，研究方向：人事檔案管理.