淺談如何正確認(rèn)識(shí)檔案管理電子化趨勢(shì)之我見

何秀文

摘要：隨著電子信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)已日益突顯，成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子化;趨勢(shì)

檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。檔案的缺檔、斷檔、死檔會(huì)給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多困難。檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

一、新時(shí)期檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

（一）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

（二）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

（三）檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

（四）檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。

三、現(xiàn)有的檔案管理方式不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求

（一）檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。

（二）現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。

（四）現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。

四、檔案管理工作所應(yīng)采取的對(duì)策

（一）做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子檔案文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。

（三）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

五、必須堅(jiān)持進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)

網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。一是軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。二是網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉社會(huì)信息，針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)，都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。檔案工作者除了堅(jiān)持自學(xué)的學(xué)習(xí)方式外，還可以到高校進(jìn)行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優(yōu)勢(shì)，在短時(shí)間內(nèi)系統(tǒng)地掌握常用的信息知識(shí)和基本技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，我國(guó)的檔案管理電子化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作將隨著信息技術(shù)革命的深入發(fā)生根本性的變革。