做好勞動仲裁檔案規范化管理的實踐舉措分析

李曉華

摘 要：本文立足我國勞動人事爭議案件數量多、內容復雜的實際情況，分析勞動仲裁檔案規范化管理的舉措，以進一步規范勞動仲裁檔案管理。

關鍵詞：勞動仲裁 檔案管理 舉措

規范化，作為現代檔案信息化時代的一個管理概念，首先是一種意識、一種理念，是一種認真的態度，還是一種精益求精的文化。我們所要做的，就是怎樣把這種理念、意識貫穿到勞動仲裁檔案管理實踐中去。正基于此，規范化管理檔案工作對于提升勞動仲裁檔案的利用率、發揮檔案管理工作的自身價值具有重要的作用。

一、勞動仲裁檔案規范化管理的重要性

（一）加強檔案規范化管理是勞動仲裁檔案信息資源的需要

檔案是勞動仲裁案件的真實記錄，是勞動仲裁持續發展的重要依據，它對案件辦理有促進作用，檔案的收集、整理、保管、編研等工作已經和勞動仲裁案件分不開。過去，我國的仲裁檔案只停留在收集、整理、保管等一般性工作上。現今，要通過檔案的規范化建設，進一步地為未來的勞動仲裁案件提供有效的資源管理和原始決策依據。

（二）加強檔案規范化建設是為勞動仲裁案件審理提供有效服務的重要路徑

隨著社會的進步和科技的發展，人們對檔案管理的意識在不斷加強，檔案資源的利用價值也越來越受到重視，如何加強檔案的管理、加強檔案的規范化建設就越來越受到關注。仲裁檔案是重要的社會文化資源，要高效利用檔案，就要有效合理地對檔案進行規范化管理。

二、當前勞動仲裁檔案規范化管理存在的問題

（一）當前檔案管理人員素質和重視程度都有待提高

當前，檔案人員兼職較多。大多數勞動人事仲裁單位沒有設立專職檔案人員，檔案人員多為兼職，或僅由業務經辦人開展檔案歸檔和保管工作，檔案業務知識和技能欠缺。由于兼職人員仍有其他工作等因素，大多數檔案管理人員對檔案管理的工作重視程度也不高。

（二）信息化程度較低

勞動人事仲裁單位沒有開發或購買功能齊全、成熟配套的檔案管理系統軟件，主要采用單機操作開展檔案工作。有的單位對檔案目錄進行電子化，有的單位對檔案目錄和部分重要檔案進行掃描數字化，但信息化程度不高。

三、如何做好勞動仲裁檔案規范化管理

（一）定期組織培訓，提高辦案人員檔案管理能力

勞動人事爭議檔案記載了勞動人事糾紛的詳細內容和處理結果。因此，一些檔案管理人員誤認為該類檔案的查詢和再使用率不高，便出現對該類檔案管理不細致的情況。我們知道，勞動人事爭議檔案一旦因缺乏規范的管理，造成內容的缺損，就會對勞動人事爭議案件的進一步處理工作造成不必要的麻煩。為提高辦案人員檔案管理能力，有關單位要定期組織辦案人員學習檔案法律法規和相關政策，并集中研究檔案管理方法。要通過定期培訓，讓他們學習掌握先進的信息化技術，進而對仲裁案卷歸檔工作做到心中有數，能以最快、最簡單的方式進行檢索，方便仲裁部門和群眾及時查詢。對資料不全的仲裁案件無法及時歸檔，也要標明原因，找到解決問題的辦法或請示上級領導來決定。

（二）提高檔案管理信息化程度

在勞動仲裁信息化的過程中，要利用信息化來充分地進行檔案的開發與利用，利用信息化網絡手段建立健全檢索體系和檔案的資料匯總，這樣可以隨時隨地快速的為使用者提供所需要的檔案。在勞動仲裁檔案管理的規范化管理過程中將檔案管理技術與現代信息技術充分融合，檔案管理工作才能夠提高效率。因為檔案管理是一項專業性非常強的工作，要求需要具備服務意識，要掌握現代管理的技能，而現代信息技術是提升工作效率的關鍵之一。檔案管理工作非常煩瑣重復性的工作很多，檔案管理工作的強度也很大，通過利用計算機等現代化手段來進行檔案整理，可以達到事半功倍的效果。但是同時隨之而來的就是計算機網絡系統的安全性，為了保證系統安全，要制定嚴密的電子文件安全管理制度，完善電子文件的登錄管理，在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，將勞動仲裁檔案的信息安全，檔案管理人員職責和電子設備管理等充分考慮，建立完善的信息化檔案管理。

（三）提高檔案管理人員的重視程度

檔案的工作往往是一些單位會容易忽視的一環，檔案的管理工作看似簡單，但實際上是相當煩瑣的。要提升檔案管理人員對檔案的重視，勞動仲裁檔案的管理人員要提升檔案管理人員的素質，勞動仲裁部門要重視對勞動仲裁檔案管理的重視程度，不要將勞動仲裁檔案管理工作邊緣化，明確勞動仲裁檔案管理的重要性，提升檔案管理人員對檔案管理工作的認知程度，在配置相應的現代化設備以及充足的檔案管理人員，只有檔案管理人員和勞動仲裁部門共同配合對檔案管理進行重視，才可以提升勞動仲裁的檔案管理水平。在勞動仲裁部門和勞動仲裁檔案管理人員對檔案管理重視的前提下，國家相關的部門要發布相應的檔案管理政策，從國家層面提升整個宏觀對檔案管理工作重視，才能夠在檔案管理人員個人心中增強對檔案管理的重視。

參考文獻

[1]鄭成龍.新形勢背景下勞動爭議仲裁工作檔案管理方法分析[J].信息系統工程，2017（3）：58—58.