英語商務報告結構淺析

段志勇

摘 要：商務報告是在公司中廣泛使用的一種文件，它很常見也很重要。在該文中將會討論和分析英語商務報告的不同部分。根據要寫作的報告類型，一份英語商務報告可能有不同的部分。報告的作者通常會選擇并安排報告的各個部分以滿足具體的要求。

關鍵字：英語 商務報告 結構

中圖分類號：G641 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-03

Abstract：Business reports are common and important documents widely used in companies. In this article we will discuss and analyze different parts of business reports. The number of parts in a business report may vary depending on the type of report you are writing. The writers of business reports usually select and arrange the parts of reports to meet the requirements of a given situation.

Key Words：Structure； Business； Report

商務報告廣泛應用于公司的各個部門，在該文中將會討論英語商務報告的不同部分。商務報告的各個部分的數目不盡相同，主要依據其要寫作的報告類型。報告作者通常會選擇和安排報告的各個部分來滿足具體情況的要求。一般說來，一份有著正式結構的報告通常有3部分：正文前部分、正文和補充參考部分。

首先來討論一下正文前部分。一份正式的英語商務報告的顯著特點之一就是它包括了部分或者全部下列被放在報告正文之前的正文前部分。這些部分包括封面*、扉頁、標題頁*、授權函、接受函、批準函、轉交函*、前言和序言*、致謝、目錄*、表格清單*、及摘要*。星號標記的各個部分是報告中通常會使用的部分。這些部分將會進行詳細的討論，對其他部分只做簡單的介紹和解釋。

封面可以幫助大家識別報告，還可以對報告加以保護。皮革、硬紙板、厚而結實的紙張、其他柔性材料都適合作封面，和報告文本部分相同的紙張也可以用作封面，有時一個文件夾也可以起同樣的作用。許多報告把封面和標題頁結合起來作為首頁，但是通常對于一個正式的報告你可以用一個單獨的封面，這樣更容易引起讀者的好感。封面上應該包含標題、作者及完成報告的日期。如果是一份編有序號的報告，封面上也要標明序號。扉頁通常是在封面和標題頁之間的一張空白紙，它和報告其余部分的紙張大小相同，但更薄質量也更好。和書籍中的扉頁一樣，當讀者打開或合上報告的時候，它可以起到緩沖和保護的作用。對于長報告或保留用于將來使用的報告，標題頁是必不可少的。它提供了報告的完整標識，上面記載了標題、副標題、作者、報告遞交給的人或公司的名稱和地址、報告完成日期，如果是一系列報告中的一個，還要標明序號。報告的標題要簡明扼要地說明報告所涵蓋的內容，既要有吸引力，又要有描述性。標題應盡可能簡短，但如果你不能讓標題保持到一行之內你可以用一個副標題提供完整的細節，根據需要副標題可以比較長。因為標題要表明報告的內容，下面的建議會有助于寫出有效的標題。（1）使用主語和動詞。（2）表明報告建議的行動。（3）建議結果和發現。（4）表明人物、事件、原因、時間、地點和辦法。（5）表明范圍和局限。標題的長度最多在8、9個單詞之內。避免使用不必要的詞或短語，比如“a report on”“an investigation of”“a survey of”等。然而一些標題使用像“recommendations for”和“the progress of”這樣的短語表明了報告的性質。標題頁要載有作者和報告接受者的完整地址，以方便關于報告所作的問詢。完成日期方便歸檔和保留記錄，讀者也可以知道報告日期的遠近。打印時要對標題頁做細心的排版爭取給人留下好的第一印象。標題中單詞的分組、行的斷開、空格的使用要正確，以便于讀者一眼就能看懂標題的信息。

授權或委托正式報告的人以一封稱為授權函的信函通知報告撰寫人，它是在調查之前由要求做研究的人寫給進行研究并寫作報告的人。通常一份報告只有在適合用授權函作為記錄時才包含授權函，多數時候是口頭授權或者報告來源于作者工作中的想法，這時就沒有授權函。授權函有一般和具體授權函之分，一般授權函只是說明寫作報告的要求，在具體授權函中通常會給出問題、寫作報告的要求、建議的獲取數據的方法、范圍和局限，及怎樣使用報告。接受函是對授權函的回復，它表明接受做調查和寫報告的要求。因此，它包括關于規定的時間、費用和要求附加的信息等各方面的計劃。它也要說明對授權函中建議計劃的更改，及報告作者建議做的事情。批準函用來批準最終的報告，它是由上級書寫并幫助報告引起合適的注意。有時，在由一個下級撰寫的報告被交給某個人或群體之前會先提交給上級批準。

轉交函是在報告完成后由作者寫給將要閱讀報告的個人或群體的。它通常是一份報告的必要部分，放在標題頁之后目錄之前。轉交函的要素不盡相同，這要依據提交報告的類型、作者和讀者的關系、當前的情況等。轉交函包括全部或部分下面的要素：授權的提及、報告的概要、范圍和局限、歷史和背景、致謝、寫報告的需要、報告的使用、總結和建議、作者個人態度和觀點。這要非常小心，不要在轉交函和其他部分包括同樣的要素，不必要的重復會令人不悅。當報告中沒有序言或前言時轉交函可以擔負它們的功能，在有序言和前言的報告中它只用來轉交報告或用作附寄報告的信函。

前言有助于建立和讀者的聯系并引導他們閱讀報告。從功能上來說，前言和序言的目的是相同的，但許多作者會把兩者加以區分，即前言是由作者寫的，序言是其他人寫的。報告中也許既有前言也有序言，但通常不會這樣。由了解作者及其工作的人撰寫的序言通常包含對作者的資格及作品優點的評論。前言則允許作者表明自己的觀點和態度，它也許會包含寫報告的原因、陳述作者的背景和經歷，并解釋報告的預期用途。一旦使用前言，序言或轉交函就被省略了。對個人和組織在收集或提供信息、寫作或編輯報告方面提供協助的致謝可以包括在報告的轉交函、前言、序言、引言或一個單獨的致謝部分。一個單獨的部分表示特意的強調。如果放在轉交函中，致謝不要超過4～5行，如果放在前言、序言或引言中就要占用一個段落。

在長報告中應該包含一個目錄，對讀者來說這會是一個有幫助的指南。目錄列出了報告大綱的主要標題和頁碼，顯示了各部分在完成報告中的起始位置。有些讀者只需要閱讀報告中一些零散的、選定的部分，目錄會給他們很大的幫助。原則上目錄中的標題不超過三級，因為這個數目足以讓讀者清楚地了解報告中材料的范圍和內容。目錄中顯示的每個條目都應出現在正文中確切的位置，但并非正文中的每個標題都必須出現在目錄中。如果報告中包含有許多表格，就需要有一頁單獨的表格清單。對表格來說，它的作用就像目錄對于報告中的各個部分的作用一樣。如果混合使用了表格、圖表和其他視覺輔助工具，就需要一張插圖目錄。

在篇幅較長又復雜的報告中，最好準備一個摘要，它應濃縮報告正文中闡述的要點，它是對報告中重要內容的濃縮的、簡明的、準確的陳述，讀者可以瀏覽它并確定自己是否想進一步詳細閱讀。摘要可包括目的、范圍、方法、數據來源、主要事實和數字、結果陳述、結論和建議，通常它被放在目錄和報告正文之間單獨的一頁上。摘要還有其他的功能。有些公司只向其管理人員分發摘要而不分發報告。那些只收到摘要的人可以決定他們是否需要原始報告，如果他們要求的話，報告會發送給他們，這節省了許多時間和費用，特別是在報告很長的時候。盡管摘要的長度通常只有整個報告的5%～10%，有時甚至更少，它應該被限制到500字之內，最好在一頁上。

其次來談論英語商務報告的正文部分。正文是呈現具體、明確細節的核心部分，它包括3個部分：引言、本文和結尾部分。引言的目的是引導讀者更好地理解報告。引言通常包括以下幾點：（1）歷史或背景。簡要介紹報告的歷史和背景是必要的，因為它們講述了導致當前形勢的事件。（2）目的。目的會出現在每個引言中，它是最重要的元素之一，因為它會決定作者在報告中所包含的內容。（3）方法。方法是指如何為報告收集材料，可以通過閱讀圖書館資料、采訪、調查、觀察或實驗獲得數據。（4）范圍。范圍是指報告的界限。（5）術語的定義。如果用到了讀者不熟悉的術語就有必要給出它們的定義。當只有幾個術語需要定義，并且它們的意義在整個報告中占據主導地位時，引言就是最好的地方。如果報告中有許多定義，那么最好在報告末尾將它們放入術語表中。（6）結果。它告訴我們決定是什么，然后當讀者閱讀本文中的細節時就知道事實是怎樣影響決定的。

該文是任何報告正文中最長的部分。在這一部分會討論并發展幫助達到報告目的的必要細節。應該把相關的事實包括進去，刪掉不必要的東西。認為讀者在閱讀報告時想立即看到的內容應該在這一部分，其他資料，如問卷復印件、支持性文件、長的數字清單等應放在附錄中。每一份報告的內容、組織、語言風格和視覺輔助工具都應該適應讀者的需要。

結尾部分不應包含新材料。它的作用是總結整個報告的要點，得出結論或推薦。在商務報告中結尾部分通常被稱作結論或推薦。（1）結論。作者使用一個有效的結論來反映自己的判斷，這些判斷來自于報告中討論的事實、觀點、分析和觀察。一個結論應該和之前的數據有邏輯關系。如果作者按重要性順序或在文本中出現的順序列出結論，讀者將清楚地了解作者是如何得出結論的。（2）推薦。推薦給出了基于以前觀察和結論的行動方案，應措辭清晰并且表達順序應與得出推薦的結論相同。推薦應該是直接和強調的，否則讀者可能會對最佳的行動方案感到困惑。

最后討論補充參考部分。有時需要在報告中添加特殊的部分——參考書目、附錄和索引。這些部分用于記錄和參考的目的，并為文本中討論的材料提供支持性證據。參考書目是在腳注中作為文檔引用的所有來源的列表，以及為報告內容所查詢的其他相關參考文獻。書目中的已發表資料來源于書籍、政府出版物、年鑒、公共文件、百科全書、小冊子、公告、雜志和報紙，可以按作者姓氏的字母順序排列參考書目的條目。作者的名字列在最前面，按字母順序排列。報告調查結果和目的的補充性材料包含在報告末尾的附錄中。圖表、信件、合同副本、問卷、備忘錄、訪談記錄、計算、公司文件、以前的報告以及任何與理解報告相關但不重要的信息都可以包含在附錄中。附錄中的材料可作為參考或支持信息。附錄中的每個條目都需要一個識別標題，以便讀者查閱。索引僅用于非常長而復雜的報告中，以幫助讀者找到特定的主題和項目。按字母順序排列的索引列出了重要的單詞、短語、事實、名稱和想法的頁碼參考。

通過以上對英語商務報告結構的討論和分析，希望讀者能更好地理解商務報告。而且也可以了解怎樣清楚、成功地撰寫英語商務報告。

參考文獻

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