大數據時代高職院校檔案信息化建設的探究

歐陽滿兮

摘 要：基于高職院校目前對信息化建設的認知較淺薄、檔案信息化建設的相關制度不完善、應用技術水平低、建設體系不健全等現象，本文針對這些問題對大數據時代推進高職院校檔案信息化建設的有效對策進行探究，高職院校領導要提高對檔案信息化建設的重視度，采用先進的理念，制定完善的信息化建設制度和管理制度，并配置相應的軟硬件設施，加強對檔案管理人員的培訓，從而促進檔案信息化建設的實施。

關鍵詞：大數據時代 高職院校 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-00-01

一、高職院校檔案管理信息化建設現狀及問題

1.信息化建設認知較淺薄

首先，檔案管理人員在進行信息化的建設時只是將紙質的檔案信息錄入電子設備當中，將紙質檔案轉換成電子檔案，工作的重心在于紙質檔案轉換電子檔案的效率。檔案信息化的建設，不只是轉換電子檔案，還有檔案信息系統建設、系統功能規劃等工作內容。

其次，目前大部分高職院校還沒有對檔案信息化進行深入的建設，還停留在最初是的階段。檔案人員對檔案信息化建設的相關技術并不了解，沒有對現代大數據信息技術進行系統的學習，因而沒有掌握專業的信息化建設相關技術和內容，導致高職院校檔案信息化建設水平較低。

2.檔案信息化建設相關制度不完善

首先，檔案信息化管理制度不完善，檔案管理工作包含的工作內容較多，從檔案收集錄入、整理、歸檔、保存、查找借閱、利用等工作都需要進行系統的管理，尤其是檔案信息安全保密工作的管理。

這些工作內容都需要進行全面的規劃，管理制度就是檔案信息化管理工作的規范，是讓工作人員明確工作任務，規范工作行為，從而提高檔案管理規范性和安全性。其次，檔案信息化建設制度不完善，簡單來說就是關于檔案信息化建設的工作沒有進行有效的落實，檔案信息化建設進度緩慢，沒有較大進展。

3.信息化建設技術水平較低

第一，高職院校檔案管理工作人員專業性不足，大部分的高職院校檔案管理人員工作年限較長，曾經檔案管理都是紙質的，如今轉換成信息化、網絡化的管理，工作人員對信息化技術了解和掌握是有難度的。

第二，高職院校對于檔案管理信息化建設的重視度低，沒有組織檔案管理人員進行信息化管理相關的培訓，只是將信息化建設的任務下達至檔案管理人員，檔案管理人員進行信息化建設時就會出現盲目的現象，檔案管理人員為了完成任務會自學信息化建設的相關內容，但是學習的效果不夠專業，學習的信息化建設內容是淺層的，因而所應用的技術也是比較落后的。

4.檔案信息化建設體系缺失

首先，高職院校的相關管理部門對檔案信息化建設工作沒有進行全面、系統的規劃，也沒有制定詳細的信息化建設方案和措施，對具體的檔案信息化建設沒有過多的關注，沒有進行相關政策的制定，而且并沒有在檔案信息化建設方面投入過多的資金，信息化建設需要引進先進的技術，購置信息化的設備，沒有充足的資金，信息化建設是無法順利的完成的。

其次，高職院校檔案部門管理人員對信息化建設相關的內容了解程度不足，在組織建設檔案信息化管理時沒有進行全面的考察和規劃。信息化建設需要相應的設備支持，在選購信息化設備時沒有進行綜合的考量，只是將現代先進的設備購買進來，并沒有掌握其技術，而且有些先進設備并不適用本高校，導致一些較貴的設備沒有有效的投入使用，造成浪費。

最后，檔案信息化建設工作的效率較差，檔案管理人員本身對信息化建設工作的重視程度也是不高的，在日常的工作當中沒有緊迫感，還是保持以前清閑、慢節奏的工作狀態，例如電子信息錄入完成后，后續的信息整理和加工工作沒有及時的進行，當時沒有進行整理，后期進行的過程中對信息相關內容掌握就不夠全面，工作效率和質量就會受到影響。

二、大數據時代推進高職院校檔案信息化建設的對策

1.提高檔案信息化建設重視度，采用先進理念

首先，要明確在大數據時代，檔案信息管理就是對院校所有檔案信息數據的管理，檔案信息化建設可以有效提高管理工作的質量和效率。完善檔案管理信息化建設對高職院校的發展有是非常重要的。因此高職院校的相關領導人員要重視這項工作，為檔案信息化建設工作提供更多有效的支持，加大資金投入，采用現代先進的理念，應用最新的技術，推動檔案信息建設的完善。

2.完善檔案信息化建設的相關制度

首先，高職院校的領導要制定相關的信息化建設制度，將檔案信息化建設的內容具體化，根據高職院校信息化建設的基本情況制定信息化建設的方案，將信息化建設的各個環節和工作任務合理的分配至檔案管理工作人員身上，成立專門的信息化建設小組，同時制定相關的績效考核制度，提高工作質量和效率。其次，要制定檔案信息化管理制度，檔案管理工作包含的內容較多，制定管理制度規范檔案管理人員的工作，同時要設立專業的工作指導和監督人員，對信息化建設工作的進行全程的指導和幫助，提高信息化建設的專業水平。

3.完善信息化軟硬件設備建設

硬件基礎設施建設，包括必要的數字檔案室硬件設備，如有用于運行各類檔案管理應用的服務器，有可供存儲電子檔案數據光盤（庫）或磁盤陣列、磁帶機等數據保管、備份設備，有用于確保電子檔案數據信息安全的軟硬件設備等。

4.加強對檔案管理人員的培訓教育

高職院校檔案信息化建設的目的在于提高檔案管理效率，最大化體現檔案的價值。在大數據時代，檔案資源經過整合分析后要能夠為教育決策提供依據，為院校的長遠發展提供參考。這對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。首先需提高檔案人員業務能力，要積極參加各類信息化技能的專業培訓，學習先進的工作方法。還可以建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員進步與創新。

其次，要強化檔案管理人員的安全意識，檔案資源當中大部分都是高職院校的重要信息，對檔案信息的安全管理也是非常重要的。在大數據時代，人們的生活和工作都已經離不開網絡，所有重要的信息都儲存在網絡當中，因此信息安全保密工作一定要做好，要對檔案管理人員開展信息安全管理培訓，學習現代先進的信息安全保密技術，提高檔案信息的保密性和安全性。

三、結語

現階段，高職院校的檔案信息化建設還存在很多的問題，信息化建設的效率較低，技術水平偏低。高職院校領導要重視檔案信息化建設，加大資金投入，引進先進的設備和技術，提高檔案管理人員信息化專業水平，促進檔案信息化全面完善和發展。

參考文獻

[1]婁翠英.大數據時代背景下的高職院校檔案信息資源建設與共享[J].智，2016（21）.

[2]趙思佳，尹婷.大數據時代高職院校智慧校園建設研究[J].信息系統工程，2016（7）：147-148.