信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

蔣姬

摘 要：醫(yī)院的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，不僅提高了人事檔案管理質(zhì)量，管理效率也有所提高。人事檔案作為引進(jìn)人力資源以及對人力資源也合理配置的重要依據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展起到了重要的作用。醫(yī)院在優(yōu)秀人才的選拔以及人才培養(yǎng)工作中，人事檔案能夠提高重要的信息資源。當(dāng)前醫(yī)院在人事檔案管理中加大了信息化建設(shè)的力度，但是存在一些問題，需要采取有效的對策解決。本論文針對信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策展開研究。

關(guān)鍵詞：信息化背景;醫(yī)院;人事檔案管理;現(xiàn)狀;對策

黨的十九大召開，中國特色社會(huì)主義迎來了新時(shí)代。在這樣的社會(huì)環(huán)境中，醫(yī)院要適應(yīng)當(dāng)前的環(huán)境，并實(shí)現(xiàn)更好更快地發(fā)展，就需要認(rèn)識(shí)到人才的重要性，以及對信息技術(shù)的合理運(yùn)用。醫(yī)院守護(hù)著人民的健康，在管理上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的同時(shí)，還需要在管理模式上予以改革。醫(yī)院管理中應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，不僅提高了服務(wù)質(zhì)量，而且還為患者群體提供了精準(zhǔn)的服務(wù)，診療服務(wù)優(yōu)質(zhì)化，而且落實(shí)了健康管理。醫(yī)院的人才結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在內(nèi)部管理工作中，人力資源管理中重要的內(nèi)容。在人力資源管理中，人事檔案非常重要，發(fā)揮信息技術(shù)的作用對人事檔案實(shí)施管理，提高了檔案管理質(zhì)量。人力資源要合理配置，就要發(fā)揮人事檔案管理的作用，以醫(yī)護(hù)為核心實(shí)施科學(xué)管理。但是，人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)有諸多的優(yōu)點(diǎn)，在具體的應(yīng)用中也會(huì)存在一些問題，這就需要采取有效的對策予以解決。

一、信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理所存在的硬件建設(shè)問題

其一，人事檔案管理中，對檔案信息自動(dòng)采集，運(yùn)行系統(tǒng)卻不能發(fā)揮作用。多數(shù)的醫(yī)院還沒有配置人事檔案信息化系統(tǒng)操作人員，使用的設(shè)備也不夠?qū)I(yè)化，而是采用電子表格、文字錄入的方式。醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員提交個(gè)人信息，管理人員在電腦旁操作接收信息，這樣的操作過于簡單化了，沒有更好地發(fā)揮信息化的作用。

其二，人事檔案管理信息化沒有與人力資源管理系統(tǒng)有機(jī)銜接，這就妨礙了人事檔案管理的信息化管理。當(dāng)前的人事檔案信息管理中依然存在紙質(zhì)管理，人事管理服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)了信息采集，但是，沒有發(fā)揮信息技術(shù)分析工作，并且需要紙質(zhì)方式完成，發(fā)揮電腦數(shù)據(jù)方式存儲(chǔ)信息和采集信息，這些信息都要傳輸?shù)街贫ǖ墓芾硐到y(tǒng)中，但是當(dāng)傳輸?shù)截?cái)務(wù)應(yīng)用軟件中，卻沒有按照人事檔案管理規(guī)范和人力資源管理規(guī)范操作，人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程受到影響[1]。

（二）信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理所存在的軟件建設(shè)問題

其一，人事檔案管理的人員管理能力有限，職業(yè)素質(zhì)不能滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的需求。多數(shù)的醫(yī)院人事檔案管理工作為年齡較大的人承擔(dān)，為非檔案管理崗位的人員轉(zhuǎn)崗到這個(gè)崗位上，對檔案管理不熟悉，更不會(huì)操作信息設(shè)備，這就會(huì)導(dǎo)致管理中存在一些問題。檔案管理人員缺乏專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，雖然具備操作能力的，但是，局限于基礎(chǔ)性操作，應(yīng)用的靈活度不夠。醫(yī)院沒有定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對人事檔案信息化管理非常不利。

其二，網(wǎng)絡(luò)信息安全無法保障。人事檔案管理的信息化建設(shè)中，最需要直接面對的問題就是安全問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的環(huán)境，信息安全是需要重點(diǎn)考慮的[2]。多數(shù)醫(yī)院在開展人事檔案信息化管理工作中，忽視了保密工作，導(dǎo)致檔案信息存在安全問題，加之這對人事檔案管理信息化建設(shè)沒有將有關(guān)的制度規(guī)定制定出來。文件不能按照要求加密，傳輸介質(zhì)也沒有受到限制，在信息的存儲(chǔ)和查詢中，不需要使用密鑰就可以打開，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄漏，由此造成風(fēng)險(xiǎn)，后果非常嚴(yán)重。

其三，醫(yī)院在人事檔案管理信息化建設(shè)中，沒有將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定出來。即便是先進(jìn)的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在運(yùn)行的過程中，也需要按照基本操作進(jìn)行，即將信息傳輸?shù)礁鞴δ苣K中和子系統(tǒng)中，操作需要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)操作的統(tǒng)一性。但是，具體的醫(yī)院人事檔案管理中，由于沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，使得人事檔案管理工作中，不能地對信息統(tǒng)一歸檔，也不能進(jìn)行一致性的調(diào)用，在訪問的過程中，甚至?xí)霈F(xiàn)亂碼，或者被系統(tǒng)拒絕訪問[3]。出現(xiàn)這種問題的根本的原因在于，醫(yī)院在人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，主要考慮的是醫(yī)療業(yè)務(wù)信息化和診療收費(fèi)的信息化，之后才考慮到需求的擴(kuò)展以及技術(shù)的升級，卻沒有從宏觀的角度實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理，導(dǎo)致人事檔案管理的信息化不能達(dá)到預(yù)期的效果。

二、信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理問題的解決對策

醫(yī)院人事檔案管理中加大了信息化建設(shè)力度，對人力資源管理起到了一定的促進(jìn)作用。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，并逐漸向智能化專項(xiàng)，對醫(yī)院管理的現(xiàn)代化起到了重要的推進(jìn)作用。對于當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中所存在的問題，就需要采取相應(yīng)的解決對策[4]。具體如下。

（一）信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理中要做好統(tǒng)計(jì)分類工作

醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。由于信息系統(tǒng)具有統(tǒng)計(jì)功能和分類功能，就可以在醫(yī)院人事檔案管理中發(fā)揮作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人的管理決策提供有價(jià)值的信息。醫(yī)院人事檔案管理是人力資源管理中的重要內(nèi)容，旨在提高醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)力度，提高醫(yī)院人員的專業(yè)素質(zhì)。落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，確保人力資源開發(fā)和利用的效率。例如，醫(yī)院建立一個(gè)跨學(xué)科的研究團(tuán)隊(duì)，共同申報(bào)重大醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目，只要在信息平臺(tái)上輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就可以將相應(yīng)的資料調(diào)取出來。應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理，還可以對檔案自動(dòng)分類，對醫(yī)學(xué)專家做好統(tǒng)計(jì)。

（二）信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理中要注重基礎(chǔ)信息的管理

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中，有關(guān)人事的基礎(chǔ)信息都存儲(chǔ)在信息管理系統(tǒng)中，包括醫(yī)務(wù)人員職稱、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作的時(shí)間等等。發(fā)揮信息技術(shù)的作用做好基礎(chǔ)信息管理工作，可以保證檔案信息不會(huì)丟失[5]。除此之外，醫(yī)院的獎(jiǎng)勵(lì)辦法以及懲罰措施，年度考核所獲得的結(jié)果以及業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)等等，也存儲(chǔ)在人事檔案中，這些基本信息都是對醫(yī)院員工業(yè)績的證明，要保管好。需要的情況下，通過運(yùn)行系統(tǒng)就可以對信息自動(dòng)篩選。比如，查找臨床經(jīng)驗(yàn)豐富的專家，只要將關(guān)鍵詞輸入到查詢框中，就可以將專家的相關(guān)信息都導(dǎo)出來，包括專家的成果也歷歷在目?；A(chǔ)信息管理是人事檔案管理的基本內(nèi)容，也是重要內(nèi)容，需要積極落實(shí)。

（三）信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理中要落實(shí)制度管理

信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理中要做好人力資源的分析工作，還要結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際發(fā)展情況對管理制度予以完善。通過在人事檔案管理工作中使用信息系統(tǒng)，不僅可以提高醫(yī)院的發(fā)展效率，而且促使人事檔案管理滿足醫(yī)院的需求[6]。對認(rèn)識(shí)檔案實(shí)施信息化管理，同時(shí)將管理制度落實(shí)，做好安全管理工作。人事檔案管理中，要按照相關(guān)的制度對管理人員進(jìn)行研究，對醫(yī)院人力資源所以具備的特點(diǎn)進(jìn)行分析，還要分析人力資源管理系統(tǒng)所發(fā)揮的功能，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)工作，提高人事檔案管理效能。

其一，基于多元化管理模式將人事檔案管理信息系統(tǒng)建立起來，引進(jìn)成熟的電子人力資源管理產(chǎn)品，通過運(yùn)行信息數(shù)據(jù)庫實(shí)施人事檔案管理，對人事方面的信息自動(dòng)化處理，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的協(xié)同，人事檔案信息可以實(shí)現(xiàn)共享[7]。人事檔案管理信息化，使得信息共享服務(wù)更加到位，不僅管理成本降低了，管理效率得以跳， 人事檔案管理中為員工提供的服務(wù)更為完善。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，可以節(jié)省大量的時(shí)間和精力，降低了資金投入量，但仍然需要軟件供應(yīng)商對信息軟件予以完善，使人事檔案管理系統(tǒng)能夠與其他的應(yīng)用系統(tǒng)兼容，真正意義地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

其二，人事檔案具有保密性，在加快信息化建設(shè)步伐的同時(shí)，還要做好加密工作。人事檔案管理的信息化，通過構(gòu)建管理信息系統(tǒng)對人事檔案資源進(jìn)行管理，同時(shí)還要考慮到信息流失的問題，所以，要做好加密工作，在實(shí)現(xiàn)信息共享的同時(shí)，維護(hù)信息的安全。人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢是非常明顯的，通過運(yùn)行信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的信息共享，為智能管理提供技術(shù)上的支持[8]。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的發(fā)展中，人事檔案管理發(fā)揮著作用的作用。信息時(shí)代，在人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，加快了人事檔案管理的現(xiàn)代化步伐，而且通過構(gòu)建信息系統(tǒng)實(shí)施人事檔案管理，不僅使得管理工作簡單化，而且保證了信息安全。但是，由于信息技術(shù)存在不穩(wěn)定性，加之各種因素的影響，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院在實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)的過程中存在一些問題，這就需要采取相應(yīng)的對策解決，提高醫(yī)院的人事檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院更好地

發(fā)展。

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