淺談中職院校財務檔案的開發和利用

江星舫

摘 要：由于我國素質教育的不斷深化和推進，中職院校在教學、科研和社會管理等方面都取得了優秀成果，中職院校的業務范圍也在不斷擴大，經濟業務也隨之增長，隨之而來的是更多的需要科學管理的檔案資料。如何將這些檔案資料充分進行開發和利用，使其成為中職院校制定經濟策略的可靠依據，是檔案管理的重要目的。因此，探索中職院校財務檔案的開發利用具有十分重要的實際意義。

關鍵詞：中職院校 財務檔案 開發 利用

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-00-02

引言

隨著中職院校的體制改革和對現代化信息技術的應用，使得傳統的財務檔案管理方法已經無法適應當前科學化、規模化、信息化的檔案管理要求。因此，對中職院校財務檔案的開發和利用展開探討是非常有必要的，本文就中職院校財務檔案的開發和利用提出一些個人看法，希望對各校財務檔案的管理工作具有參考意義。

一、中職院校財務檔案管理的現狀分析

目前，很多中職院校的財務檔案管理工作中普遍存在著以下幾個問題：領導不重視、職工不專業、基礎設備不齊全、信息技術手段落后等。

1.過度重視紙質文件

紙質檔案雖然是沿用已久的財務檔案管理形式，但并不是最好最高效的財務管理方式。有的中職院校一直采用的是紙質化辦公，財務檔案的收集、整理、裝訂、分類依據報銷發票、會計憑證、賬本等都采用的是手工操作的方法，有的甚至連會計報表都是紙質報表。對于電子文檔、數據文件、數據庫等沒有實時的更新和存檔，從而可能發生數據丟失、文件損壞等現象。

2.管理制度不規范

很多中職院校在用人時沒有仔細考察，造成有的財務檔案管理人員并不具備檔案管理學的相關知識，或財務專業的相關知識，或日常管理軟件的熟練使用，僅靠個人的工作經驗和習慣去完成財務檔案管理工作。有的中職院校沒有對信息化處理的后電子文檔、程序文件、備份文件等相關財務檔案資料建立保護制度，沒有將其納入財務檔案的保護范疇。

3.重視后期管理忽視前期基礎

財務檔案的工作必須要保證前期基礎例如原始票據的填制、收取和審核，編制財務報表、記賬和結賬等各項工作的實時性、完整性和真實性，這也是財務檔案工作的特殊性。由于財務檔案管理的現代化、信息化使得中職院校的財務管理工作內容增加，工作量也更大。工作強度的提高使得很多高職院校都忽視了對財務檔案入庫前的監督審查，只重視檔案入庫后的后期管理。

4.缺乏時效性的意識

按照我國《會計檔案管理辦法》的相關規定，每年的財務檔案在會計年終了后，可暫時讓財務部門保管一年，然后需要移交到院校檔案管理部門封存保管。但很多中職院校由于歸檔不及時或是為了方便取閱，將財務檔案長期存放在財務部門，沒有按時移交院校檔案部門。

5.缺乏財務檔案利用意識

財務檔案管理的最終目標是利用。利用財務檔案處理分析后的數據為中職院校的科研管理、經濟發展、發展方向提供參考價值，研究針對性的策略，為院校教學科研服務，為院校管理服務，為院校決策服務，為院校的可持續發展服務。但現下很多中職院校的財務檔案管理人員缺乏這種財務檔案的利用意識，不善于開發和利用財務檔案，不愿意花時間去總結分析財務檔案的數據，最終使財務檔案成為一堆無用的數據，無法為中職院校的發展提供幫助。

6.缺乏過程控制的意識

有的中職院校由于財務檔案管理部門的人手不足，將財務管理工作過程中產生的大量的原始票據、數據資料的歸檔存檔工作視為能省則省可有可無的工作，且不夠重視日常財務檔案的整理、分類、歸檔的工作。財務檔案管理工作是一個細水長流的過程，必須要保證過程的真實性，每一張票據每一份資料都要整理、分類、歸檔好。在財務檔案管理工作過程中沒有良好的過程控制意識，會影響財務檔案的真實性，這對財務檔案的利用效果有著很大的影響。

二、中職院校財務檔案的開發

筆者根據自己的經驗，認為中職院校財務檔案的開發可以從以下幾個方面著手進行。

1.軟件

1.1建立完善的中職院校財務檔案的管理制度

在中職院校財務檔案的開發和管理制度建立的過程中，現代化的信息管理技術是不可缺少的一部分。有必要為檔案管理制定業務、規范和指導性的規則和條例。那么我們就應該建立雙向約束的機制，一方面是指領導者的行為，領導對制度的遵守狀況直接影響制度的執行狀況;另一方面制約負責財務檔案管理工作的職工，職工是制度的主要執行者，不對其行為進行制約，那么制度的建立毫無意義。只有建立完善的財務檔案管理制度，才能有效的避免管理漏洞、規避風險、獎罰分明，讓中職院校形成規范化、標準化及制度化的財務檔案管理機制。

1.2建立安全保險的財務檔案監護權制度

安全的財務記錄保存系統需要滿足信息管理的要求，以保證財務記錄的完整性。特別是在各種電子文件的存檔方面，有必要注意檔案文件的備份和防書寫保護。應定期檢查文件的有效性防止文件的丟失。同時要防止電子文件的外流，不經允許任何人任何單位都不得復制。要安排轉讓負責財務檔案的保護工作，防止財務檔案分散保管、歸屬不明等現象的發生。

1.3領導需要加強對財務檔案管理工作的重視

領導的重視是職工工作的動力來源，重視的程度直接影響到職工工作的態度以及財務檔案管理工作的效率和深度。領導需要真正認識到財務檔案管理工作的重要作用以及現代化信息管理技術對財務檔案管理工作的促進作用，樹立正確的管理觀念，給予資金、人員、設備等方面的大力支持，為負責財務檔案管理工作的職工建立完善的考核體系和標準，最大化的激發職工的工作熱情，同時領導需要將財務檔案管理工作作為個人工作內容的一部分并實時進行監督和考核。

1.4提高中職院校負責財務檔案管理工作職工的素質

財務檔案的有效開發需要一支高素質的職工隊伍來支持。提高職工的素質可以試著從以下兩個方面進行：培養更加專業的現代化信息管理技術方面的人才;組織職工參加專業的學術研討會、檔案管理專業培訓等。提高職工的素質，讓職工不斷補充新知識，完善知識體系，增強職工的檔案管理力，提升檔案管理水平。因此，中職院校需要重視培養一支現代化、專業化的財務檔案管理團隊，讓中職院校財務檔案管理工作高效進行。

1.5提升軟件水平

中職院校在挑選和使用財務軟件和財務檔案管理軟件的時候，既要考慮到財務會計工作的需求和特點，也要考慮到信息處理系統的要求，更要注重的是適應院校的管理和發展。因此，院校所選擇的軟件不僅要能發揮信息化處理技術的優勢，更能夠快速、準確、直觀地提供和計算所需要的信息。同時，院校所選擇的軟件后期要有可持續更新可拓展的能力，滿足院校的發展所帶來的新需求。

2.硬件

第一，財務檔案的庫房建設是保障財務檔案安全的重中之重，因此中職院校需要增加對檔案管理經費的投入，加強檔案存儲庫房建設以及相關設備的安裝。中職院校需要根據自身的財務狀況投入合理的資金來建設財務檔案管理的硬件設備。依據我國對檔案管理的相關規定，需要建立防火、防潮、防盜的專業檔案庫房，且檔案柜需鐵制，實現檔案存放庫房、檔案閱覽室、辦公室三室互相獨立分開。此外，檔案室還需要配置計算機、打印機、掃描儀、刻錄儀等專業設備，保證檔案的存儲、提閱等有序進行，以此提升檔案管理的效率。

第二，提升中職院校財務檔案管理工作的電子化、信息化和現代化程度。隨著計算機技術的不斷進步，實現電子化、信息化和現代化的信息管理是財務檔案管理工作的必然趨勢。現代化的信息管理技術有著方便快捷、準確直觀、省時省力等優點，在中職院校的財務檔案開發和利用過程中，應用計算機技術和先進的管理體系，可以極大地提升財務檔案管理工作的效率。運用現代化的信息管理技術進行財務檔案管理工作主要包括以下幾個方面：

一是在整理金融電子檔案的過程中，根據不同檔案的特點和中等職業學校金融檔案的具體情況，建立了完整的電子金融檔案管理系統。依靠系統的可靠性，有效規范財務記錄的管理。

二是在財務檔案的整理過程中，將那些可公開的檔案材料，利用電子檔案易傳播的優勢，信息化的方式向社會公開，充分利用財務檔案的價值，發掘電子財務檔案信息的利用價值，這樣做既可以形成廣告宣傳效應，也可以提升學校在社會中的知名度，形成品牌效應，也可以實現信息服務的社會化，方便更多需要的人利用選擇這些檔案資料。

三是在財務檔案的整理工作中盡量取締人工操作，用現代化的技術和設備完成財務檔案資料的處理、存儲、調用等，逐步實現計算機數字化處理。數字化的信息在傳送、處理、調用時更加方便快捷，這樣可以大大提升財務檔案工作的效率和利用財務檔案資料的效率，也有效地避免了財務檔案資料在處理過程中可能造成的缺失、損壞等現象的發生。

三、中職院校財務檔案的利用

財務檔案管理的目的不是將檔案分門別類放置好然后放在庫房中不聞不問，而是要充分利用這些檔案進行分析處理形成可靠的作為學校制定經濟發展策略的依據。

1.通過宣傳引導人們科學利用檔案

有效合理利用資源需要正確指導，中等職業學校檔案管理部門應充分利用媒體、學校網絡等宣傳渠道，加強財務檔案利用價值的宣傳，并指導大家正確、積極查閱檔案。只有使他們更加了解和重視財務檔案的使用，才能獲得人力、財力和物力的基本支持，更好地開展財務檔案的使用。

2.分析檔案利用者需求，提高檔案利用率

中職院校財務檔案的利用依賴的是檔案利用者的需求。財務檔案管理工作者與利用者積極的溝通交流，是提升財務檔案利用價值的重要條件。中職院校財務檔案管理部門只有加強分析，清晰地掌握利用者的需求，才能有針對性的開展檔案利用工作，最大化的滿足檔案利用者的需求，提升檔案利用率。

3.改善閱覽室環境

中職院校應該積極改善檔案閱覽室的條件，為查閱檔案的人提供一個舒適良好的閱讀環境。例如檔案管理部門可以在閱覽室中多掛一些名人名言等具有勵志性的條幅，為閱覽室構建一種積極進取、拼搏向上的人文環境，讓檔案查閱者可以快速進入學習狀態，更加認真、仔細地查閱檔案，讓檔案的利用率進一步提升。

四、中職院校財務檔案開發和利用取得的成果

1.將檔案管理工作提升了一個臺階

在中職院校財務檔案的開發和利用過程中，檔案管理部門運用現代化的信息管理技術科學地手機、開發、管理、利用中職院校財務檔案，讓檔案更加現代化、科技化電子化、無紙化，更加智能的服務于教學與科研工作，形成一次付出、多次回報的良好循環，讓檔案的利用更加高效，讓檔案信息資源產生最大化的價值。

2.全面掌握中職院校發展規律

數據不會欺騙任何人，分析有效的數據可以發現事物發展的基本規律。通過對中職院校財務檔案的開發利用，掌握了全面詳細的信息資源，這些信息資源可以有效地反映中職院校的發展歷程和規律，因此能夠為中職院校的未來發展提供一個可供參考的預期。

3.為領導決策提供依據

通過對已經掌握的歷史財務數據進行分析，可以對中職院校未來的發展前途

進行大致判斷，這樣領導除了遵循院校發展的基本規律外，多一個可供參考的理論依據，更好地制定出適合中職院校發展的長期戰略，促進院校的穩步前進，健康發展。

4.培養職工的主人翁意識

中職院校財務檔案的開發和利用，能夠將院校的財務狀況清晰明了的公開，讓院校職工對院校的財務狀況有一個清晰的了解，院校去年的收入是多少、院校的支出都有哪些方面、職工工資的上漲額度、院校未來的發展前途都能讓職工一目了然的看清楚，做到心中有數，以此激發職工的主人翁意識，對工作更加盡職盡責，更好地為院校發展做貢獻。

5.提高領導反腐倡廉的自律意識

數字化的原始數據很難篡改，讓財務管理與會計核算的過程更加透明和規范，多部門的流程化運轉，監督人員、審查人員的積極參與，使用多種方式進行全面監督，讓財務管理的整個過程都在監督之下，可以有效地避免貪污貪沒等現象的發生，也有效推進了院校的財務公開制度，且有益于建立公開、透明和嚴謹的財務監督制度，以此加強廉政建設。

結語

綜上所述，中職院校在今后的財務檔案管理工作中必須重視財務檔案的開發和利用，提升財務檔案管理效率，利用現代化、科學化的信息處理技術讓財務檔案的利用更加高效。

參考文獻

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