淺析大數據條件下高校檔案館的規范化建設要點

趙玉靈

[摘 要]檔案館建設是高校建設工作的重要內容，關乎高校教育事業的未來發展。在大數據時代，高校檔案館建設面臨著新要求，必須要全面掌握檔案館的大數據特征，利用大數據創新檔案工作，推進檔案館的規范化建設。基于此，本文分析了高校檔案館的大數據特征，探討了大數據條件下高校檔案館的規范化建設要點，以供參考。

[關鍵詞]大數據；高校；檔案館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.08.081

[中圖分類號]G647.24；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）08-0-02

0 引 言

在當今社會，檔案在日常生活中扮演著無可替代的角色，尤其在高校中，高校檔案館主要對在校學生和已畢業學生在以往的社會實踐活動中形成清晰的、具有完整性的固定化信息，即對學生以往生活的總結與記錄。但隨著我國社會的不斷發展與進步，學生的檔案資料越來越多樣化，傳統整理檔案的方法已經不能精確管理高校檔案，因此，高校應制訂新的檔案管理方案。在大數據時代，高校檔案管理工作的大數據特征逐漸顯現出來，高校檔案數量、種類日漸增多，對檔案的處理速度提出了新要求，高校檔案工作面臨新的挑戰，也迎來了新的發展機遇。因此，高校檔案管理工作人員應積極探究在大數據條件下優化檔案工作的措施，改進檔案管理工作的模式，提升高校檔案管理工作的效率與質量，保證高校檔案工作能夠發揮出應有的作用。

1 大數據概述

隨著信息社會的快速發展，大數據時代應運到來，給各個領域的改革創新提供了便利條件，帶來了更多的發展機遇，促進了社會科學技術的普及應用，提高了人們的生活質量。大數據指規模巨大的數據，可以理解為巨量的資料信息，是IT產業與云計算、互聯網產業深入發展的必然產物，標志著一次科技的技術變革。大數據具有價值高、類型多樣、處理速度快、數據體龐大的特征，能夠利用先進的信息技術更加專業、快速地處理和加工數據資源，充分挖掘數據資源的核心價值，提升資源利用率。

大數據既是一種技術手段，也是一種技術理念，從目前情況來看，仍有一部分人沒有全面認識大數據的內涵，存在認識偏差誤區，在實際應用中采取傳統數據處理思維、處理方式，導致大數據只是形式化的存在，無法充分發揮出自身的作用價值。高校檔案館中包含各種科研計算數據、教學資源、人事資源信息、學校發展歷程等，是名副其實的“數據大戶”，因此，推進高校檔案館應用大數據技術，是實現檔案館規范化建設發展的必由之路。

2 高校檔案館大數據的特征

我國高校在發展過程中，涉及各種各樣的數據信息，日積月累形成了海量的數據，這些數據直觀反映了高校的建設發展情況，是高校信息系統的重要內容。在新時代背景下，高校檔案館緊隨時代變化腳步，推進了檔案資源的規范化建設，呈現出明顯的大數據特征。

2.1 館藏數字化檔案信息資源具有重大價值

高校檔案館中具有豐富的館藏資源，這些原生、權威、可靠真實的檔案資源對于高校運營與發展十分重要，具有巨大價值，是高校無形的寶貴財富。近年來，各大高校加大了鑒定和監管檔案信息資源質量與品質的工作力度，取其精華，去其糟粕，推進了檔案資源的整合與共建共享，使高校檔案資源具有很高的保存價值和應用價值。

2.2 館藏數字化檔案信息資源品種多樣化

目前，我國高校檔案館檔案資源不僅包括紙質材料的實體檔案材料，還包括品種多樣的電子檔案資源、數據資源和多樣化載體的聲音圖像檔案資源，由于各個高校數字檔案資源存在一定的差異性，加之來源大不相同，導致高校的數字化檔案資源隨著時代發展呈現復雜、多樣的發展趨勢。

2.3 數字化檔案信息資源豐富

在信息大爆炸的社會背景下，檔案館成為大部分信息資源的終極“居住地”，隨著高校檔案館儲存量的不斷增加，檔案館館藏生成了豐富的數字化檔案信息資源，工作人員利用信息技術將紙質檔案轉化為圖片、音像。通過文本掃描等多種途徑轉化成電子檔案信息，進一步推進高校檔案館在大數據時代中的蓬勃發展。

3 高校檔案館規范化建設的必要性

（1）高校檔案館規范化建設是時代變化的需求。大數據涉及領域越來越廣泛，高校利用大數據的優勢，不斷提高高校檔案管理工作的效率，方便了學生的學習。傳統檔案管理是利用紙制品進行記錄，這種管理方式效率低，容易出現錯誤，經常出現丟失檔案文件的情況。在大數據時代，利用規范化的產物對數據進行管理，可以有效避免這些問題，對檔案進行長期保存，不僅不會出現丟失檔案的問題，還會提高對檔案進行收集、分類整理的工作效率。

（2）科學管理檔案是信息時代的必然選擇。在現代社會，檔案對每個高等學校，甚至每一個工作人員，都具有重要作用。在傳統的高校檔案管理中，需要聘請大量的工作人員進行分類整理，工作十分枯燥復雜，檔案丟失情況頻發，十分不安全，對檔案進行抽樣檢查也十分困難。高校是給國家輸入新鮮血液的重要領地之一，不科學的檔案整理將對國家資源造成巨大浪費。在大數據時代，高校應提供先進的科學管理方案，規范高校檔案館的工作，提高檔案收集整理的速度；檔案管理過程要透明化，讓學生可以在任何情況下都可以對其進行監督。

4 高校檔案館規范化建設的對策

雖然大數據技術給高校檔案館工作提供了一定便利條件，帶來了改革發展的機遇，但同時也對檔案館建設提出了更高的要求，加大了檔案館的工作難度。因此，高校檔案館只有抓緊大數據機遇，加強檔案館規范化建設力度，明確建設要點，才能夠充分發揮出大數據時代的優勢，發揮出檔案館資源的價值。

4.1 從實際出發，重視基礎設施建設

基礎設施建設是高校檔案館規范化建設的重要內容，也是保障檔案館工作順利開展的前提基礎。因此，高校要立足于教育工作的本質要求，從高校辦學實力、教研水平、師資力量、人才培養等實際情況出發，意識到檔案館基礎設施建設的重要性和必要性，加強基礎設施建設力度，推進檔案管理的改革創新，創造良好、完善的軟硬件檔案館工作環境條件，確保工作人員可以順利進行規范化管理，提升檔案資源的利用率，為高校發展和社會進步提供優質的檔案資源服務。

4.2 更新管理理念，完善制度建設

建立健全的規章制度是規范檔案管理工作必不可少的環節，有些高校檔案室領導受傳統管理理念的影響，仍舊沿用一成不變的陳舊規章制度，制度內容與時代發展脫節，無法激發工作人員的工作積極性，沒有體現出制度的有效性與規范性，導致檔案管理工作的效果差強人意，長此以往，勢必會影響檔案資源價值，不利于高校的長足發展。因此，高校檔案室領導要更新管理理念，樹立大數據思維，并將這一思維融入制度建設中，制定出科學可行的規章制度，保證制度的強制性、權威性和規范性；工作人員要嚴格執行制度落實工作，通過健全工作檢查、監督、獎懲等保障機制提升工作人員的責任心和自覺性，推進高校檔案工作的規范發展。

4.3 與時俱進創新，促進檔案資源應用

創新是各個行業領域改革發展的原動力，高校檔案室也不例外。隨著時代的不斷變化，高校檔案管理工作不能止步不前，否則會被社會淘汰，無法發揮出檔案工作的積極作用。因此，高校檔案館要重視紙質檔案材料與數字化檔案材料的管理工作，進一步歸納、分類、整合所有檔案資源，加強對用戶實際需求的了解，靈活使用大數據便捷的信息處理功能，提供高質量的檔案工作服務，滿足用戶需求。在檔案管理工作中引進先進的信息技術和大數據手段，提升數據分析的準確性，全面提升檔案管理工作水平，促進檔案信息資源的有效應用。

4.4 加強專業人才培養，打造優質人才隊伍

檔案工作人員是開展高校檔案館工作的直接執行者，其服務意識、綜合素養與專業水平直接影響高校檔案館的建設發展。因此，高校檔案館要加強專業人才培養，打造優質人才隊伍。一方面，積極面向社會招聘高素質、專業能力強的檔案管理人才，為檔案工作注入新的活力，創新工作模式；另一方面，定期開展檔案館工作人員的教育培訓工作，將大數據思維牢牢樹立在工作人員心中，讓工作人員可以掌握更多先進的信息技術，豐富工作經驗，提升服務意識，成為推進檔案館建設發展的內在驅動力，在檔案工作崗位上發光發熱。

4.5 緊抓安全體系建設，保障資源安全完整

考慮到大數據具有信息涉及范圍廣、信息量巨大、數據量龐大等特征，一旦沒有科學規范引用，很容易引起數據泄露、檔案資源丟失等問題，甚至帶來嚴重的后果。為了有效避免這些問題，高校檔案館必須要落實檔案管理安全體系建設，保護學生的隱私信息，更規范地采集、存檔、使用檔案資源。只有建立起牢固安全的防護體系，才能應用新方法和新技術開展檔案工作。此外，加強安全預警機制建設，并不斷更新完善這一機制，避免出現安全漏洞問題，保障資源的安全性與完整性。

5 結 語

高校檔案館要以開放、包容、積極的態度來迎接大數據時代，正視大數據技術帶來的發展機遇和挑戰。高校應結合自身檔案館建設的實際情況，重視建設中存在的不規范問題，明確建設要點，采取有效措施發揮大數據的特征優勢，科學合理地應用大數據推進檔案館規范化建設，從而提升檔案工作的效率和質量，充分發揮出檔案資源的利用價值，促進高校可持續發展。

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