談人事檔案管理工作的創新

摘 要：檔案是事業單位最重要的信息來源，其完整的記錄著人們的資料，包括學歷、經驗、獎懲情況等等，與職務獲取、晉升、評級等息息相關，也是人員分配最主要的參考依據。近年來，各大單位對檔案管理的重視度不斷提高，人們也意識到了保證檔案信息全面性和真實性的重要意義。但是由于固有理念的制約以及管理方式的滯后，導致當前人事檔案管理還存在諸多不足，工作機制不夠完善，工作內容不夠全面，工作方法過于單一。針對這樣的現象，人事檔案管理工作必須全面創新，遵循檔案管理的一般原則，通過科學的方法強化管理，以便進一步凸顯檔案信息的優勢和作用。

關鍵詞：人事檔案；管理工作；創新

進入21世紀以來，社會經濟迅猛發展，各單位之間的競爭也異常激烈。從根本上而言，其比拼的核心就是人力資源。合理的安排職工，做到人盡其才，不僅可以縮短工作時間，提高工作效率，還有助于推動事業單位的可持續發展。人事檔案就是做好上述內容，創新管理的基礎。那么何為人事檔案呢？簡單而言，就是以檔案的形式記錄下來的有關職工個人信息、學習經驗、考核狀況等的內容。它是考核評比的主要信息，有助于事業人單位加深對職工的了解，并根據實際情況做出工作安排。近年來，人事檔案的重要作用愈加凸顯，唯有對檔案管理情況進行深入剖析，并提出創新管理的方法，才能凸顯檔案的優勢，為事業單位合理的安排職工奠定基礎。

一、人事檔案管理工作存在的問題

首先，檔案管理人員缺乏責任感。檔案管理人員的工作質量直接決定檔案管理的效力，但是當前的一些檔案管理者缺乏責任意識，對檔案管理的重要性認識不到位，工作態度不認真，存在信息漏寫、檔案損壞等的問題。還有一部分人不關心單位的發展，認為并非是自己的檔案，即便出現錯誤也和自己關系不大。長此以往，檔案管理就會出現嚴重問題，管理存在漏洞。

其次，檔案材料信息不真實，內容不全面。人事檔案是人事安排最重要的參考信息，是事業單位用人的依據，只有保證檔案內容的完整性和真實性，才能利用好各項資源，強化服務工作。然而經過調查顯示，某些單位的人事檔案內容不夠全面，缺少必備的材料，如學歷證明、技能證書、獲獎證書等等。同時，在管理過程中也沒有做到及時歸檔，人事檔案存在隨意擺放、隨意轉入的情況。

再次，管理方式滯后。隨著信息技術的推廣和普及，在人事檔案管理過程中凸顯技術優勢，是強化管理的必然之舉。然而當前的檔案管理辦法卻相對單一，人事檔案管理還是以人工操作為主，分類劃分、歸檔不及時，辦事效率低，無法在需要查詢時快速的查找資料。另外，缺乏健全的檔案管理制度，相關管理工作沒有細化也是造成管理滯后的原因。

最后，人事檔案管理人員的綜合素養有待提高。從某種意義上而言，人事檔案管理工作的水平與相關人員的綜合素質息息相關，他們對檔案工作有深刻的理解，能夠熟練掌握計算機設備是有效管理的重要保障。可是目前一些人事檔案管理者素質不高，對檔案管理缺乏理解，工作能力也不強。一些單位聘請的檔案管理者甚至是非專業人員，業務不夠熟練，無法滿足檔案管理的需要。

二、人事檔案管理工作的創新

（一）提高檔案管理人員的責任意識

責任意識是做好檔案管理工作的前提，如果檔案管理人員沒有責任意識，則檔案管理工作就會變得雜亂無序。首先，提高檔案管理人員的責任意識，明確檔案管理工作的重要性。尤其要重視培養檔案管理人員對于檔案管理工作的興趣，只有這樣才能提高檔案管理人員的主觀能動性，發揮其最大潛能，將檔案管理工作做好。此外，加強單位領導對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作列為績效考核的目標之一。最后，開展常規檢查與監督，建立完善的考核與獎懲制度，以此來激發檔案管理人員的積極性與主觀能動性，讓檔案管理工作能夠更好地開展。

（二）完善檔案管理現代化水平，健全善檔案管理制度

現代化的管理方式以及完善的管理體系是人事檔案科學管理的前提。對此，事業單位要進一步加大資金投入數量，完善硬軟件設備，結合自身情況建立信息化管理系統。如建立完善的電子信息化數據庫系統，推行全動態管理，對信息進行深入挖掘等等。同時，要做到人事檔案的同步共享，對人事檔案進行及時跟蹤，健全檔案函閱讀規范，保證借出檔案后能夠按時歸還。另外，在為了保證檔案信息不遭到損壞，還應該在做好基礎管理工作，事業單位檔案存放區要安裝防護設備，加大相關投資。

（三）加強檔案管理人員的專業素質訓練

人事檔案管理工作需要具備一定的專業素質，只有具有專業素質的檔案管理人員才能高效高質量地完成檔案管理工作。可通過以下幾點措施來提高檔案管理人員的專業技能水平：

1.盡量選用專業人員從事檔案管理工作，并定期開展技能培訓。

2.通過進修、訪問、參觀與考察等多種形式來強化檔案管理人員的專業理論知識，增強檔案管理人員的實踐操作能力。

3.不斷學習先進的管理技術與理念，改變落后的觀念與思路。

4.吸納優秀的專業人才，逐步提高檔案管理人員的業務水平與工作能力，從而提高檔案管理的整體水平。

三、結語

綜上，針對當前人事檔案管理工作的現狀，為了切實彰顯檔案信息在推動企業發展中的重要作用，必須建立完善的人事檔案管理制度，提高人們的責任意識，實施現代化檔案管理方式，并做好相關人員的培訓，以創新的方式實施檔案管理。

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作者簡介：李雪波，昆明經濟技術開發區人才服務中心，漢語言文學專業，研究方向：人事檔案及文書檔案的管理。