公文處理程序規(guī)范化問題研究

劉辛耘

摘 要：公文處理是院校辦公室中主要的工作內(nèi)容以及辦公方式，提升其規(guī)范性，能夠促進(jìn)公文處理效率和質(zhì)量的提升，然而當(dāng)前還存在一些問題，這就需要采取有效的措施進(jìn)行改善，進(jìn)而促進(jìn)公文處理水平的提升，本文分析了公文處理程序規(guī)范化問題。

關(guān)鍵詞：公文處理程序;規(guī)范化;問題;改進(jìn)措施

公文處理程序規(guī)范化就是公文處理中相關(guān)的工作步驟要符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，其具有一定的模式化、科學(xué)化以及制度化，可以促進(jìn)公文高效、安全、正確、及時(shí)的運(yùn)轉(zhuǎn)，更好的處理公文。這是院校辦公室一項(xiàng)主要的工作內(nèi)容及辦公方式，是一種經(jīng)常性的工作，工作量很大且繁瑣，所以，當(dāng)前需要采取有效的措施，提升公文處理程序的規(guī)范化。

一、提升對(duì)公文處理程序規(guī)范化的認(rèn)識(shí)

秘書部門需要組織有關(guān)的秘書人員，依據(jù)相關(guān)的文件組織他們學(xué)習(xí)，讓他們可以全面認(rèn)識(shí)到公文處理程序規(guī)范化的重要作用。指導(dǎo)他們有效的處理公文的內(nèi)在及外在質(zhì)量之間的關(guān)系，讓他們可以意識(shí)到公文處理程序規(guī)范化能夠促進(jìn)公文總體質(zhì)量的提升，進(jìn)而提升對(duì)這方面的重視度，指導(dǎo)自身的行為。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度在日益提升，其重要性不斷凸顯，所以，秘書人員在公文辦理中就需要養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，嚴(yán)格的按照規(guī)定進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)辦公程序、格式以及文種不規(guī)范等問題。

二、制定相關(guān)的制度，加強(qiáng)約束機(jī)制

在提升相關(guān)人員的思想意識(shí)之后，要提升公文處理程序的規(guī)范性，就需要制定完善的制度，給實(shí)際實(shí)踐提供指導(dǎo)和依據(jù)[1]。首先，需要構(gòu)建公文處理制度。當(dāng)前職業(yè)院校中大多數(shù)都有一些問題，如，在公文制發(fā)中的“倒流”現(xiàn)象，發(fā)文內(nèi)容不夠有序規(guī)范，收文太多太濫等問題，要解決這些問題，就需要制定相應(yīng)的制發(fā)文件的制度，對(duì)發(fā)文的程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)于發(fā)文內(nèi)容也需要進(jìn)行規(guī)范，發(fā)文的數(shù)量及范圍需要加強(qiáng)控制，對(duì)發(fā)文程序的各個(gè)環(huán)節(jié)都提高要求，制定細(xì)致的規(guī)定。現(xiàn)階段收文程序中有一些不足及問題，例如，部門單位接到上級(jí)寄來的文件卻沒有主動(dòng)的遞交給辦公室進(jìn)行統(tǒng)一保管，導(dǎo)致文件的完整性受到了影響，容易出現(xiàn)丟失等問題，所以，這就需要制定相應(yīng)的制度，進(jìn)而有效的進(jìn)行約束;其次，要制定崗位目標(biāo)制度。將公文處理程度規(guī)范化作為重要工作，把其當(dāng)做院校辦公室以及相關(guān)單位秘書人員崗位目標(biāo)責(zé)任制中的一部分;再次，要構(gòu)建總結(jié)評(píng)比制度。每年都需要開展年終評(píng)比，對(duì)于在這方面工作優(yōu)秀的單位以及個(gè)人需要提供其嘉獎(jiǎng);最后，要構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)交流制度。這一點(diǎn)十分重要，通過每學(xué)期組織開展一次到兩次的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，可以就公文處理方面的經(jīng)驗(yàn)以及體會(huì)開展交流，能夠取長補(bǔ)短，還可以增強(qiáng)和兄弟院校之間的交流學(xué)習(xí)。處理公文的過程其實(shí)是一個(gè)系統(tǒng)工程，在整個(gè)過程中都需要依據(jù)規(guī)定以及程序規(guī)范的進(jìn)行處理，提升公文處理的質(zhì)量，逐漸能夠形成規(guī)范化的制度。

三、引進(jìn)先進(jìn)的辦公手段，提升公文處理程序規(guī)范化

要想做到高校公文處理程序的規(guī)范化，就離不開先進(jìn)的辦公設(shè)備，這對(duì)提升公文處理的效率、質(zhì)量以及規(guī)范性都具有重要影響。近些年來雖然職業(yè)院校的辦公室設(shè)備得到了升級(jí)，然而還是無法滿足當(dāng)前工作發(fā)展的需要，限制了其規(guī)范化的開展。所以，當(dāng)前職業(yè)院校辦公室需要引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)備，例如，文字處理機(jī)、多功能電話、計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、自動(dòng)裝訂機(jī)等，有效的運(yùn)用業(yè)務(wù)協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)等辦公軟件，這樣能夠有效的減少秘書人員的工作量，可以顯著的提升工作效率，讓公文處理程序能夠慢慢實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。另外， 需要注意的是，對(duì)于這些設(shè)備和辦公系統(tǒng)，要加強(qiáng)對(duì)它們的更新以及維護(hù)，這樣能夠減少公文的收發(fā)時(shí)間，提升公文信息的流轉(zhuǎn)，進(jìn)而更加高效的處理公文，讓政策能夠更好的制定，得到全面、及時(shí)的落實(shí)。

四、提升人員的辦公技能

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)在不斷的普及，這給我們的生活和工作帶去了很大的影響，人們的通訊溝通也受到了影響，手段變得更加多樣，可以提升溝通訊通效率，自然同時(shí)也對(duì)辦公人員提出了更高的要求，他們需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作，進(jìn)而熟練地操作相關(guān)的辦公軟件。辦公人員需要不斷的學(xué)習(xí)，通過多樣化的方式，如，交流、培訓(xùn)、自學(xué)等，堅(jiān)持學(xué)習(xí)最新的辦公技能，不斷提升自身的工作效率，滿足當(dāng)前辦公的發(fā)展要求[2]。所以，具體來說，需要注重加強(qiáng)秘書人員的素質(zhì)，他們的素質(zhì)會(huì)直接影響到公文處理的質(zhì)量，是公文處理程序規(guī)范化的保障，因此，這就要做到幾點(diǎn)：首先，組織他們學(xué)習(xí)相關(guān)的公文法規(guī)，比如，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等，系統(tǒng)的掌握各級(jí)機(jī)關(guān)各級(jí)公文處理的相關(guān)規(guī)范要求，讓他們能形成自覺性，主動(dòng)的按照相關(guān)的規(guī)定規(guī)范的處理公文;其次，職業(yè)院校需要制定相關(guān)制度，如，《公文辦理制度》等，讓秘書人員制定和發(fā)放，這能夠?qū)ζ滢k理文件提供依據(jù);再次，需要注重組織他們進(jìn)行培訓(xùn)工作，要提升培訓(xùn)的有效性，就需要打破以往單一的培訓(xùn)方式，采取多樣化的形式，培養(yǎng)他們的業(yè)務(wù)能力，開展秘書人員培訓(xùn)班，讓他們的業(yè)務(wù)理論水平以及政治思想能夠得到有效的提升;最后，要組織開展多樣化的討論會(huì)，要對(duì)于公文處理實(shí)踐中存在的部分問題開展研討，相互之間進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而促進(jìn)管理水平的提升，提升公文處理的質(zhì)量，促進(jìn)公文處理程序規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，職業(yè)院校公文處理是一項(xiàng)常規(guī)性工作，且比較繁瑣，當(dāng)前要想提升公文處理的質(zhì)量，就需要對(duì)其程序進(jìn)行規(guī)范化，這一項(xiàng)工程也是比較艱巨的，想要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就對(duì)秘書人員提出了更高的要求，其需要熟練地的使用各種先進(jìn)的設(shè)備和辦公系統(tǒng)軟件，院校也需要對(duì)辦公設(shè)備以及條件進(jìn)行優(yōu)化，還需要其他部門以及領(lǐng)導(dǎo)能夠配合工作，提升公文處理工作的效率和效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱奕春.淺談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對(duì)策[J].低碳世界.2016（02）：180-181.

[2]李軍.公文處理中的常見問題及對(duì)策研究[J].秘書之友.2014（02）：24-26.