做好辦公室文秘綜合管理工作優(yōu)化對策探究

黃冠華

摘 要 本文主要從我國企業(yè)文秘綜合管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了目前該工作中存在的問題，并提出了一些優(yōu)化措施，旨在提升辦公室文秘綜合管理水平。

關(guān)鍵詞 辦公室文秘 綜合管理工作 優(yōu)化措施

辦公室是企業(yè)經(jīng)營運營中必不可少的一部分，是企業(yè)各部門工作協(xié)調(diào)和綜合管理的職能部門，起著上情下達(dá)、下情上傳的樞紐作用，還能夠協(xié)調(diào)整個企業(yè)運營的狀態(tài)，幫助企業(yè)做好日常的指導(dǎo)和管理工作。而辦公室的日常管理過程中，文秘綜合管理工作是其重要的組成部分，該工作的運營好壞會直接影響到綜合辦公的效果，在一定程度上還會影響企業(yè)的正常運營和健康發(fā)展，因此，做好辦公室文秘管理工作有著至關(guān)重要的作用。

一、目前企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作中存在的問題

（一）辦公室管理制度不完善，流程不夠優(yōu)化

目前，一些企業(yè)辦公室面臨定位不明確，工作職能不清晰，內(nèi)部管理流程不夠優(yōu)化等問題，這給文秘綜合管理工作造成了一定影響。比如，辦公室定位不明確，會影響辦公室的上傳下達(dá)作用；辦公室和企業(yè)其他部門職能接口不清，容易造成企業(yè)內(nèi)部管理部門之間推諉責(zé)任或是重復(fù)性工作。

（二）辦公室業(yè)務(wù)事務(wù)繁雜，造成工作執(zhí)行力不夠

通常情況下，辦公室工作涉及的業(yè)務(wù)涉及撰寫文稿、文件處理、行政事務(wù)的管理、會議會務(wù)的組織、體系建設(shè)、流程管理與工作協(xié)調(diào)督辦、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事項等方面的工作。辦公室文秘人員每天既要負(fù)責(zé)一些綜合性較強(qiáng)的工作，又要處理很多零碎煩瑣的問題，于是由于工作繁雜，造成只關(guān)注眼前，對于一些持續(xù)時間較長的工作，不能有效按計劃實施，工作推進(jìn)緩慢，東一榔頭西一棒槌，抓不住重點工作，最后反而撿了“芝麻”，丟了“西瓜”。

（三）文秘辦公人員職業(yè)素質(zhì)亟待提升

我國大部分企業(yè)的辦公室文秘工作人員都不是專業(yè)人員，沒有進(jìn)行過系統(tǒng)專業(yè)的秘書培訓(xùn)，因此很難滿足日常秘書工作的要求，更無法適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。同時，企業(yè)組織秘書人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)相對較少，導(dǎo)致相關(guān)人員知識更新和職業(yè)技能提升較慢，對于文秘工作人員綜合素質(zhì)的提高都有很大的影響。而文秘人員也由于疲于處理日常事務(wù)往往忽略了自我提升。

二、辦公室文秘綜合管理工作的優(yōu)化對策

（一）建立完善的規(guī)章制度

為了有效提升辦公室管理的效率，實現(xiàn)對辦公室日常文秘綜合管理工作的有效約束，需要建立完善的規(guī)章制度。同時這也有利于辦公室工作流程的規(guī)范，幫助文秘人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，因此，企業(yè)需要重視辦公室規(guī)章制度的建立。企業(yè)在充分了解公司的運營發(fā)展特點的基礎(chǔ)上，制定可行性、高有利于企業(yè)發(fā)展的規(guī)章制度。除此之外，在建立規(guī)章制度之前，還需要充分了解各部門的意見，使得建立的規(guī)章制度更具可行性和科學(xué)性。

（二）完善計劃管理，提高執(zhí)行力

由于辦公室的業(yè)務(wù)涉及面較廣，工作繁雜，做好工作策劃，對工作的開展起著重要的作用。要運用系統(tǒng)思維、戰(zhàn)略思維和超前思維，先謀而后動，以“計劃為綱，堅持問題導(dǎo)向”為原則，融入辦公室綜合管理工作的各個環(huán)節(jié)。辦公室要結(jié)合企業(yè)的年度整體工作部署，對全年的工作做好策劃，對重要的工作進(jìn)行拉條掛賬，責(zé)任到人，形成明確的責(zé)任清單和任務(wù)清單。辦公室秘書要落實責(zé)任，提高執(zhí)行力，嚴(yán)格執(zhí)行各項計劃安排，有序推進(jìn)工作，避免出現(xiàn)前松后緊，臨近節(jié)點時突擊搶進(jìn)度，降低工作標(biāo)準(zhǔn)，敷衍了事的現(xiàn)象。當(dāng)然，對于某一階段遇到比較繁重或重要的臨時性工作，也要在確保重要節(jié)點的同時及時調(diào)整計劃，確保工作順利開展。

（三）強(qiáng)化工作作風(fēng)，提升大局意識

辦公室需要強(qiáng)調(diào)文秘人員的工作作風(fēng)，努力營造良好的工作氛圍。辦公室人員要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)各項規(guī)章制度，堅持底線思維，辦事講原則。辦公室是企業(yè)部門之間聯(lián)系的重要橋梁，要提高大局意識、樹立全局觀念，運用系統(tǒng)思維，統(tǒng)籌各項工作，敢于擔(dān)當(dāng)，主動協(xié)同其企業(yè)他部門或其他人做好各項工作，凝聚整體發(fā)展力量。辦公室也可以制定業(yè)務(wù)級作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)群，建立各項工作標(biāo)準(zhǔn)清單，促進(jìn)辦公室文秘綜合管理工作對標(biāo)開展，從而提高服務(wù)的規(guī)范性。

（四）提升辦公室文秘管理人員素質(zhì)

想要優(yōu)化辦公室文秘綜合管理工作，就必須細(xì)化工作內(nèi)容，做好各項工作，這就要求了文秘綜合管理人員具有明確的政治立場和專業(yè)的綜合素質(zhì)。文秘綜合管理人員需要提高占位，充分了解企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化；需要清楚企業(yè)內(nèi)部的體系管理流程；需要熟知企業(yè)執(zhí)行的各項規(guī)章制度，例如會議相關(guān)制度、公文相關(guān)制度等。企業(yè)可以通過組織文秘人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)和深入學(xué)習(xí)的方式來提高文秘人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時辦公室文秘管理人員也需要明確自身的工作方向和工作內(nèi)容，主動學(xué)習(xí)職業(yè)技能，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

辦公室是一個企業(yè)的運轉(zhuǎn)中樞，辦公室文秘綜合管理工作是企業(yè)的重要組成部分，辦公室需要建立完善的規(guī)章制度，完善計劃管理，強(qiáng)化工作作風(fēng)，加強(qiáng)對文秘人員的培訓(xùn)，同時辦公室文秘人員也需要提高主動學(xué)習(xí)的意識，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，落實責(zé)任，不斷改進(jìn)工作方式方法，為企業(yè)日常工作的順利開展打下基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為北京航天自動控制研究所）

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