不忘初心，砥礪前行

馮金韻

【摘 要】筆者于2014年加入此房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工作，剛?cè)肼毐銚维F(xiàn)場資料員職務，于2014年6月參與到位于浦東的辦公樓及住宅建設項目中，此次是我初次接觸基建檔案，當時該項目辦公樓建設已經(jīng)開始進行，在中途接手該工程的檔案資料后，我不斷地探索、努力地前行，以便盡快獨立從事這個新的崗位工作。我本著“寧可多放，不可缺一”的初心，從零開始、耐心學習、仔細工作。

【關鍵詞】初心；竣工圖

由于此項目為公司重點項目，且辦公樓和住宅一期先后開工，因此需要共同管理兩個項目的檔案資料，對于新手來任務更加艱巨。雖然工作壓力較大，但是在接手工作初，我按照原本資料員的要求把該項目先前的檔案資料進行核對，做到不懂就問，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，努力克服自己對該工作的生疏。

在初項目的進行過程中，我發(fā)現(xiàn)自己存在許多問題與不足，因此為了對資料員工作更加了解，便報讀了資料員和檔案管理員的培訓班，通過培訓掌握理論知識，結(jié)合工作實際，驅(qū)使我更快的了解基建檔案管理。

根據(jù)項目進度，本人于2017年中旬開啟了辦公樓項目竣工檔案的資料整理工作。期間本人多次請教原先項目資料員，以及第三方檔案公司的老師，此外還邀請第三方的老師進行現(xiàn)場指導，最終達成共識。之后本人將建設方資料進行全面的梳理，按照《浦東建設項目竣工檔案編報實務新編》要求，編制兩份移交清單，根據(jù)編制完成的清單內(nèi)容，先整理檔案館一份資料，再將其余資料都歸在建設方的一套資料中，力求做到越詳細越好。

由于竣工資料的重頭戲在于總分包資料ABCD四冊，因此作為一名甲方的資料員，如何管理、監(jiān)督、檢查施工單位施工資料的編制亦是尤為重要的。本人每星期組織檔案交底會，要求專業(yè)老師每星期進行現(xiàn)場指導，但是效果并不明顯，資料進度緩慢，在與第三方檔案公司老師溝通后，請現(xiàn)場指導老師幫忙把每個專業(yè)存在的問題都一一羅列清楚，以工作聯(lián)系單形式發(fā)文，請總分包單位盡快整改竣工檔案，群策群力。在工作結(jié)束后，本人對第一次做竣工資料時遇到的幾點困難做了如下總結(jié)：

（一）建設方資料原件歸屬問題：

首先與公司檔案室管理員溝通，公司本部希望一次性將資料歸檔，盡量避免以后拆卷調(diào)換資料，一方面資料容易搞錯，兩一方面增加了工作量。但是由于竣工資料歸檔后，還需辦理項目后續(xù)手續(xù)，所以辦理配套手續(xù)的工程師希望部分重要資料都能以復印件形式歸檔，如此有利于辦證的進度。在經(jīng)過協(xié)商后，除建設規(guī)劃許可證、房產(chǎn)證、施工許可證、審圖合格證外，將其余原件先歸檔。但是歸檔后很多還是需要原件符合（地名批準書、項目備案意見、門牌號弄的通知等等），一次次跑浦東檔案館，浪費了不少時間。

（二）樁基資料滯后嚴重，人員流動較快

樁基及圍護的竣工資料，因為間隔時間長，原本的資料員早已經(jīng)辭職，而這部分資料又缺失嚴重，當時辭職時也都未作移交工作；竣工圖繪制緩慢，每次交底會又經(jīng)常缺席，最終交過來的竣工圖繪制方法和竣工章的落款單位都不對。最終與施工方現(xiàn)場項目經(jīng)理溝通，由現(xiàn)有總包資料員加班重新繪制，最終在最后時刻完成繪制。

（三）監(jiān)理月報、施工周報原件存在缺失、數(shù)量不足

經(jīng)過整理監(jiān)理月報、施工周報后發(fā)現(xiàn)存在缺失和原件份數(shù)不足的現(xiàn)象，因為公司有“五比五創(chuàng)”評比活動，所以本人將收集所有的監(jiān)理月報、施工周報，決不允許缺號跳號現(xiàn)象，并做好定期核查工作。通過匯報公司，同意本人將整理好的監(jiān)理月報、施工周報提供給施工單位和監(jiān)理，供其做竣工資料使用。

（四）施工單位開竣工時間與合同、驗收報告時間存在差異

在施工資料都將完成時，發(fā)現(xiàn)空調(diào)系統(tǒng)竣工時間與驗收報告時間對不上，精裝修工程的開工時間與合同對不上。如此導致很多資料都需要重新制作，打印修改雖然耗時較少，但是蓋章和簽字花費精力較多。在協(xié)商過后，施工方加派一名資料員，專職負責蓋章和簽字事宜，加快資料流轉(zhuǎn)速度。

（五）竣工圖繪制方法有誤，設計變更對照表缺項、重復內(nèi)容反復整改

施工方拿到施工圖根據(jù)設計技術核定單、圖紙會審、設計變更通知單則直接繪制竣工圖，屢次出現(xiàn)漏項，有些仍重復地畫在竣工圖上，設計變更對照表內(nèi)的圖號對不上，這問題也是最后竣工資料進度緩慢一大重要原因。

最終于2018年1月底完成了辦公樓項目的基建資料報送，雖然項目初期由于缺乏經(jīng)驗出了些許差錯，但在本人不斷地努力改正下，通過預先啟動、及時更正、定時檢查等措施，最終還是在節(jié)點內(nèi)保質(zhì)保量地完成了辦公樓和住宅一期的檔案驗收工作。

通過以上項目的工作參與，本人逐漸了解到衡量一個工程的好壞，除了通過工程實體反映，其中資料也是一個極其重要的環(huán)節(jié)。由于工程中材料使用的優(yōu)劣性、交接工序?qū)σ蟮姆闲浴⒐こ淌┕r能否按圖等都可以通過資料體現(xiàn)，因此在工程項目中資料員一職有著不容小視的用處，不僅需要嚴格把控這道關，而且更要認真地做好收集、核查、整理資料的工作，在不斷地感悟、思考過后，驅(qū)使我更加肯定對于工程項目來說基建資料的管理是十分重要的，同時，通過不斷的反思，總結(jié)出以下經(jīng)驗：

（一）建成完善的檔案監(jiān)管制度，實現(xiàn)借閱有序

1.建成完善的竣工檔案監(jiān)管制度是做好、做優(yōu)工程項目檔案管理的基礎。為了保證檔案資料內(nèi)容的完整性與格式的統(tǒng)一性，在整理、收集新資料的同時，本人也會定期檢查已經(jīng)整理審核完畢的檔案材料。首先從平時收集資料做起，為了管理更便捷、更有條理，本人將檔案資料依照項目分開，再根據(jù)《浦東建設項目竣工檔案編報實務新編》要求，將歸檔文件進行收集、整理，并建立“收發(fā)文登記表”，對歸檔文件進行一表式管理，全面反映文件的收文日期、收文名稱、文號、落款日期及合同的簽訂日期、簽訂單位、付款方式、付款明細、所有文件存放位置及文件去向。

2.對歸檔范圍內(nèi)的文件，首先掃描電子檔、登記入臺賬、再按要求分類分盒歸檔，檔案盒上注明編號及盒內(nèi)文件類別，與收發(fā)文記錄臺賬一一對應，再建立臨時文件管理，確保整個工程文件的完整性。對所有電子文檔進行重點備案，避免出現(xiàn)因計算機問題造成重要文檔丟失。

3.所有的歸檔資料的借閱必須經(jīng)過領導同意，并辦理相關登記手續(xù)。應在《檔案借閱登記本》上注明借閱日期、文件名稱、編號、原（復印）件，請借閱人簽名，并備注歸還時間。

4.及時處理工程往來的報告、函件，并按工程項目與類別進行整理歸檔、列清目錄，按照其分類復印發(fā)放于項目經(jīng)理及對應的各工程師。

（二）竣工檔案加強后續(xù)指導管理

1.為了更加有序的整理工程建設各個階段的相關檔案資料，確保歸入檔案的圖紙與資料做到完整、規(guī)范、精確。因此建設單位于工程開設前便要組織總分包、監(jiān)理召開檔案交底會議，明確檔案管理要求：

1）所有發(fā)出的聯(lián)系單、監(jiān)理通知單通知單、技術核定單、會議紀要等等過程中的文件都要求原件存檔。

2）根據(jù)《浦東建設項目竣工檔案編報實務新編》要求，在施工過程中根據(jù)工程節(jié)點整理竣工資料，與實際情況相結(jié)合，并將在此基礎上制成相對應的檔案管理規(guī)定。

2.竣工檔案則需要施工過程中資料的積累，所以本人認為竣工資料最好要根據(jù)工程進度節(jié)點來制作完成。但是檔案資料滯后于項目進度的問題廣泛存在，特別是樁基圍護方面的資料。所以本人定期組織檔案交底會會議，定期請第三方檔案公司到項目對竣工檔案作一對一指導，洞悉竣工檔案的最新要求。并且要求總包當樁基及圍護工程結(jié)束后，馬上啟動該專業(yè)的竣工檔案。完成后有總包方簽收，密封保存。

3.本人建議在工程項目開始前便建立相關資料員的微信群組，有助于及時更新簽署合同時間、總分包的開工竣工時間以及一些分包專業(yè)的完成驗收報告時間，如此不僅能夠順利對接、降低因時間不明晰而造成的失誤，并且能夠節(jié)省許多時間。

4.經(jīng)過兩個工程竣工檔案送檔成功后，本人提議當項目竣工檔案送檔后，需及時地和該工程項目對應的工程師進行溝通交流，并提前前往檔案局，將工程師提及的原件一次性全部打印好，以備不時之需。

（三）竣工圖乃整個工程的真實寫照

關竣工圖的定義主要有兩個，其一是1982年由當時的國家建委頒發(fā)的[建發(fā)施字50號]《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》中提出的“基本建設竣工圖是真實地記錄各種地下地上建筑物、構(gòu)筑物的技術文件，是對工程進行交工驗收、維護、改建、擴建的依據(jù)，是國家的重要技術檔案”。其二是GB/T 50328—2001《建設工程文件整理規(guī)范》中提出的“竣工圖是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結(jié)果的圖樣”。

總體來說，竣工圖編制是整個項目竣工資料的核心。竣工圖乃是整個工程的真實寫照，是項目檔案驗收，以及項目今后進行維修、改擴建等的重要依據(jù)，也是施工單位完成工程項目施工任務后必須提交檔案館保管的重要技術文件之一。所以真實性是竣工圖的編制的基本原則。

1.竣工圖編制首先必須要確認圖紙無重大的設計變更，每張圖紙修改范圍不超過30%，否則必須重新出圖審圖。

2.在竣工圖編制初期，必須要確認圖紙紙張是符合檔案館要求，圖紙都加蓋審圖章。要求總分包先把所有的圖紙會審、技術核定單及設計變更通知單這三大類的設計變更依據(jù)性文件做整理，之后匯總做好設計變更、依據(jù)性對照表，之后再根據(jù)此對照表開始繪制竣工圖，先用鉛筆繪制一套竣工圖，繪制的同時把圖號一一對應的寫在對照表后面，這樣避免重復和遺漏，事半功倍。帶一套完整的竣工圖繪制完成后，請專業(yè)的老師核對，再繪制剩余的5套，最后確認后加蓋竣工章、簽字。

最后，我要感謝朝夕相處的同事們，每當我工作中遭遇瓶頸時，是他們用經(jīng)驗和智慧給我分析問題，給我提供可行性建議。《華嚴經(jīng)》里說：“不忘初心，方得始終。”原來，初心，就是在人生的起點所許下的夢想，是一生渴望抵達的目標。初心給了我們一種積極進取的狀態(tài)。初心也給了我們成長的內(nèi)在力量。84歲時，星云大師說：“我出家做和尚，是自愿的。人生經(jīng)歷這么多挫折，始終不忘記，最初為什么要出家。生活很辛苦，只要你不忘記最初為什么開始，就心甘情愿。不忘初心，就是力量。”所以我我本著“寧可多放，不可缺一”的初心，砥礪前行。

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