共享服務模式下企業財務數字化轉型探討

唐勇 胡先偉

【摘 要】 數據、連接、互動、協同、共享已成為企業數字化變革的關鍵詞，作為天生就對數字最為敏感的企業財務，理所當然應該走在數字化轉型的前列。近年來，國內日益興起的財務共享服務已成為大型企業財務數字化變革轉型的重要工具，助力大型企業三信貫通、業財融合、內外互聯、信息共享，財務共享服務正在驅動中國大型企業財務工業化革命。文章從企業信息化、數據和連接、五要素再造三個方面分析探討，結合案例，重點闡述了共享服務模式下企業財務數字化變革的基礎、核心和關鍵，以期為更多的企業財務數字化變革轉型提供參考和借鑒。

【關鍵詞】 數字化轉型; 財務共享服務; 信息化; 數據

【中圖分類號】 F272.7-39? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2019）08-0122-03

一、引言

美國麻省理工學院斯隆管理學院的數字化經濟計劃（MIT Sloan Initiative on the Digital Economy）首席研究科學家George Westerman認為，數字化轉型是企業利用技術來徹底改變企業的運營效率，經營業績，為公司決策提供可靠的依據。財務數字化轉型是企業在財務領域運用云計算、大數據等技術來重構財務組織、再造業務流程，提升財務數據質量和財務運營效率、更好地賦能業務、支持管理、輔助經營和支撐決策。財務數字化轉型的首要條件是解決財務數據的真實性、完整性、有效性和合規性等問題，才能真正為企業經營決策夯實數據基礎，這是國內大型企業構建財務共享服務中心的主要目的之一，財務共享服務已成為推動企業財務數字化轉型的助推器。

數字經濟時代已經來臨，許多企業已開始數字化轉型，作為掌握企業核心數據和引領企業信息化建設的財務，理所應當成為企業數字化轉型的開路先鋒。本文依托用友網絡30年來在財務及信息化方面的深耕經驗，為447萬多家組織和企業提供的財務及信息化服務實踐，借鑒國內外優秀企業的財務及信息化建設經驗，提出并闡述了共享服務模式下企業財務數字化轉型的基礎是企業信息化、核心是數據和連接、關鍵是五要素再造。

二、財務數字化轉型的基礎：企業信息化

什么是企業信息化？企業管理三件事，管人、管事和管物，信息化就是將管人、管事、管物這三件事交給機器（計算機信息系統）去自動完成。我們都知道，制度管人、流程管事、賬表管物，運用各種IT技術手段，將制度、流程、賬表嵌入信息系統中，通過管理制度化—制度流程化—流程崗位化—崗位職責化—職責表單化—表單數據化—數據信息化，運用分工、分權、分利和協同等手段，將權責利有機結合，企業管理的信息化得以實現。

信息化是財務共享服務中心建設落地、企業財務數字化變革轉型的前提條件和基礎。三算合一（預算、核算、結算的統一）在IT信息系統中的實現程度，決定了財務一體化的應用水平。建設會計核算、預算管理和資金管理信息系統，實現會計業務自動核算、預算管理自動控制、資金計劃自動監管，若有稅務管理、發票管理、電子會計檔案等信息系統輔助支持，財務一體化的應用水平會更高。業財貫通（企業內部信息系統互聯互通）的實現程度，決定了業財一體化的應用水平。研、招、產、供、銷、存等企業資源管理系統，項目管理、合同管理、人力資源等業務系統與財務信息系統的集成，是企業內部數據連接、信息互動，業財融合的關鍵。三算合一、業財一體為共享服務模式下企業財務數字化變革夯實IT信息化基礎。

三、財務數字化轉型的核心：數據和連接

陳虎博士認為，關于企業數字化的關鍵詞有兩個：數據和連接。財務共享服務解決了數據的真實性、合規性、完整性、及時性和有效性等問題，數據要發生關聯就需要連接，數據之間光有連接也不行，還需要傳輸流動，互動協同，也就是聯動。中國大型企業用大約30年的時間基本實現了內部連接的數字化，增強了跨部門的信息互動協同，企業發展的下一步是要實現外部連接的數字化。

第一，與客戶連接的數字化。如果大企業不能夠跟客戶之間做到實時的數據交互，也就是說不知道自己的客戶在哪里、不知道客戶需要什么、不知道客戶怎么用我們的產品，用得如何，滿意度怎樣，有無問題，問題是如何解決的，那么企業就會被淘汰。

第二，跟供應商連接的數字化。也就是說要知道企業供應商是哪些，這些供應商都在做什么，供應商之間跟企業的交互是什么樣，新技術對供應商產品的影響，對企業本身產品的影響如何。

第三，與政府、投資者、銀行、債權人之間的數字化連接。企業信息公開，有利于獲得政府、投資者、銀行、債權人的充分信任，基于良好的信用會極大地降低企業在社會中間的運作成本。

數據、連接、互動，內外互聯，產業鏈協同，生態圈共生共贏，這是大企業在數字化過程中，從內向外的一個巨大轉變。因此，數據協同，連接互動是共享服務模式下企業財務數字化轉型的核心。

四、財務數字化轉型的關鍵：五要素再造

用友在財務領域深耕30年，是驅動中國企業財務信息化的一支重要力量。尤其近10年，用友助力上百家企業的財務共享服務中心建設，驅動中國大型企業財務的工業化革命，推進企業財務管理數字化轉型。在總結服務眾多企業財務信息化建設實踐經驗，借鑒國內外先進企業財務信息化建設成果的基礎上，提出了共享服務模式下企業財務數字化轉型的五大關鍵所在，簡稱“五要素再造”，即觀念再造、人員再造、組織再造、流程再造和系統再造。

（一）共享服務模式下觀念再造

共享服務模式下，組織從科層制多層級向扁平化矩陣式發展，過去以結果導向的目標管理向更加關注過程的流程化管理轉變，既是組織變革又是管理轉型，人是企業變革轉型的關鍵要素之一，可以說，人的觀念轉變是保障財務共享服務項目落地的首要因素。

財務共享服務是企業財務轉型的第一步，融合了先進管理理論和新科技新工具。員工是企業的核心資源，變革轉型需要獲得高層的支持，需要向全體成員傳達新的理念，這是以人為本管理理論的實踐。轉變觀念并不是一件簡單容易的事情，員工在剛接觸變革時，因原有習慣和固有經驗等影響，難免產生憂慮不安，甚至抵觸變革的心理，需要領導重視和持續的培訓宣貫，向全體員工傳達變革的目標和愿景，并通過溝通和交流，關注了解員工的需求，提高員工對變革的適應能力，鼓勵員工參與變革實踐。當員工認清了形式，轉變了觀念，統一了認識，改革才容易推進。

員工轉變觀念并非一蹴而就，自上而下強力推動可能立竿見影，卻可能引發企業人員動蕩，甚至人才流失。某水務集團建設財務共享服務中心時，先是選取業務規模最齊全的華東大區作為推進樣板，再復制到其他大區推進異地財務共享服務轉型，循序漸進，讓分、子公司的財務人員在觀念上有一個逐步接受的過程。同時通過有效的溝通和針對性的培訓，降低員工負面情緒，減輕變革心理壓力，幫助員工更好地轉變認識，應對變革。

（二）共享服務模式下人員再造

共享服務模式下，財務四分天下，企業財務被重新分類為共享財務、業務財務、戰略財務和智能財務，成就會計四大名號，企業會計被重新劃分為財務會計、管理會計、財資會計和技術會計，四者一一對應[1]。在規劃財務人員轉型時，不僅僅需要考慮財務共享服務中心的人員調動與人員培養，還要提前規劃業務財務、戰略財務和智能財務的工作內容與人員轉型方案。

在人員轉型的過程中，財務部門需要從財務在企業中的定位出發，將財務職能劃分為基礎層、執行層、控制層和決策層四個層面，分別規劃智能財務—技術會計、共享財務—財務會計、業務財務—管理會計和戰略財務—財資會計的職能范圍，設計不同財務團隊的組織架構、工作機制、能力模型、培養方案和職業發展路徑等。企業需要提供財務人員轉型最需要的培訓指導，并根據員工學習能力和基本素質制定適當的轉型方案，建立全面的工作指導體系，幫助員工更加順利地轉型。

某地產企業將會計核算和結算流程的崗位和人員全部納入財務共享服務中心，并按照人員的素質與能力特點以崗定員，進行崗位角色劃分。選拔有創新能力和流程管理經驗的人員組成甲方項目團隊，要求其以流程為導向支持共享服務中心分階段上線;讓有操作經驗的人員從事具體的交易處理工作。在考慮人員特點和能力水平的前提下，尊重員工個人意愿，逐步轉型管理會計、技術會計、財務會計和財資會計，還有部分人員轉型業務崗位、管理崗位或后勤服務崗位，激勵員工多維度發展成長。眾多項目實施經驗證明，人員與團隊建設是一個漫長的過程，人員轉型與提升也需要長期的積累，過分激進往往事倍功半。

（三）共享服務模式下組織再造

財務共享服務中心作為相對獨立的組織，為成員單位提供專業化的財務服務，其組織定位和結構設計既要適合財務共享服務中心的發展階段，又要適合服務對象的業務特點。

通常，財務共享服務中心的組織定位可以是職能部門制，事業部制，分公司制，還可以是法人建制，其中，職能部門制可以與總部財務部并行，也可以隸屬總部財務部。試點建設期，隸屬于總部財務部便于集團統籌協調，進一步夯實財務標準化和規范化基礎;推廣復制期，并行于總部財務部門，提高共享服務中心權屬地位，成為能夠面向全集團服務的獨立單位;運營成熟期，可以發展成為獨立的事業部、分公司、法人公司，有利于共享服務中心獨立開展業務，提質降本增效，升級客戶滿意度，拓展財務外包業務，逐步向利潤中心轉型。財務共享服務中心的內部組織架構設計需要遵循流程管理原則，按職能劃分、業務區域劃分、業務板塊劃分或采用混合模式，目前較多的財務共享服務中心采用的是按財務職能劃分，采用專業化分工的方法進行組織構架設計。

組織變革中除了組織定位和組織架構，還要充分考慮人員崗位設置和職業晉升通道。財務共享服務中心的崗位通?？梢詣澐譃槿悾阂活愂菑氖戮唧w業務處理的作業類崗位，一類是運營管理和專業支持的管理類崗位，一類是提供共享運營保障和遠程協作的服務類崗位。設計組織結構時，需要為每類崗位設置職業晉升通道，明晰職業前景，有效激勵員工成長。在財務共享服務中心的內部可以提供員工平級調動的機會，也可以設置專業線、管理線和服務線的晉升通道。此外，共享服務中心更適合作為財務人才的培養中心，從中選拔優秀的人才，進入戰略財務、業務財務或者智能財務領域，實現跨部門的調動或晉升。

（四）共享服務模式下流程再造

流程再造由美國的Michael Hammer and Jame Champy提出，在20世紀90年代達到了全盛的一種管理思想。流程再造是財務共享服務中心建設實施落地中的重要環節，流程的梳理、改造與優化是財務共享服務模式區別于財務集中管理的主要特點。財務共享服務流程再造的主要工作內容包括管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責化、職責表單化、表單數據化和數據信息化。

財務共享服務中心建設中的流程再造，可以參考Michael Hammer提出的多階段模式，結合財務共享服務的特點，滿足企業經營管控的需求。

第一階段，營造變革環境。分為六個子步驟：樹立流程再造的目標;獲得有關管理層的支持;制訂計劃，開展培訓;識別核心流程;建立項目團隊，并指定流程負責人;就項目目標、必要性和計劃達成共識。

第二階段，流程的分析、診斷和重新設計。分為七個子步驟：診斷現有流程;診斷環境條件;尋找再造標桿;重新設計流程;根據新流程評估現有人員隊伍;根據新流程評估現有技術水平;對新流程設計方案進行檢驗。

第三階段，適配組織再造。分為六個子步驟：檢查組織的人力資源情況;檢查技術結構和能力情況;匹配組織再造方案;重新定義崗位，培訓員工;組織轉崗;建立健全新的技術基礎結構和技術應用。

第四階段，流程穿行測試。分為六個子步驟：選定試點流程;組建試點流程團隊;確定參加試點流程的單位和供應商;啟動穿行測試、監控并支持測試;檢驗測試情況，聽取意見反饋;依據測試結果，優化調整。

第五階段，持續優化。分為四個子步驟：評價流程再造成效;讓客戶感知流程再造產生的效益;挖掘新流程的效能;持續循環改進。

通常，這五個階段應該按順序推進，但是，根據企業各自的情況，可以彼此平行推進，也可以交叉進行。因此，五個階段并不是線性過程，而是相互交融、循環推進的閉環管理過程。

用友云—財務服務SSC團隊為某大型燃氣集團企業進行流程改造時，通過調查問卷、訪談討論和流程穿行測試，對160多家公司進行數據收集，在充分了解業務現狀和財務流程的基礎上，梳理出200多個業務流程清單，重新設計了15類主流程，120多個子流程，50多張業務表單，涵蓋了從費用報銷、財務核算、資金結算到報表編報的全過程，為客戶提供了完備具象的流程再造方案。

（五）共享服務模式下系統再造

信息化是財務數字化變革轉型的基礎，財務信息化是財務共享服務落地生根的前提和保障，只有在IT系統支持下，財務共享服務模式才可以跨越時空障礙，向服務對象提供內容廣泛的、持續高效的服務。財務分散管理模式下，各分、子公司大多是根據自身需求構建IT系統，各系統之間彼此孤立，信息隔絕，而財務共享服務則是要建設統一系統平臺，消除信息孤島，實現數據互聯互通。

財務信息系統可以分為業務層、核算層、管理層和決策層四個層次[2]，覆蓋從業務系統數據采集，到財務作業處理、管理控制以及經營決策信息的支持，全面支持財務信息的閉環流動。財務共享服務中心的核心系統平臺主要涉及交易處理類的信息系統，包括財務共享運營系統，會計核算系統、資金管理系統、稅務管理系統等。財務共享運營系統是財務信息系統中的事務處理系統，比如：進項發票管理系統、銷項開票系統、收款管理系統、營收稽核系統、電子報賬系統、電子影像系統、電子發票系統、電子檔案系統等。財務共享運營系統可大大提升共享服務中心業務處理效率，企業可根據自身情況分步實施。

多年前，用友就公開發布了財務共享服務專屬產品，提出了“立項+咨詢+產品+實施+運營”一體化解決方案，已為眾多大型企業提供財務共享服務中心及信息系統建設服務。根據每個企業不同業務需求，對已有系統進行現狀診斷與評估，在滿足預算、核算、結算三算合一，財務一體化的基礎上，采用系統集成方法，貫通業財系統，實現業、財、資、稅的一體化，為企業規劃設計財務共享服務信息系統架構整體解決方案，并在布局整體方案的前提下，進一步明確建設步驟，最大限度地幫助企業降低系統再造帶來的變革風險。

財務共享服務信息系統的實施落地不能一蹴而就，它是一項耗時較長的復雜工程，需要結合企業的組織模式和業務特點，制定完善的實施方法和風險應對策略。

在完成財務共享服務的整體規劃后，需要做好產品適配，異構系統接口開發，系統測試，再科學選擇試點單位、試點業務，設計試點周期。在試點運行的同時應當設置問題反饋處理機制，及時接收和處理試運行過程中的問題，減少分、子公司員工的抵觸情緒，增加客戶滿意度，不斷優化業務流程、組織構架、人員分工和IT系統等，為后續大規模推廣復制夯實基礎。

共享服務模式下企業財務數字化轉型才剛剛開始，隨著財務的專業化、標準化、流程化、信息化、自動化、智能化發展，財務人員轉型過程中將面臨更多風險與挑戰，需要主動學習，不斷更新認知，轉變觀念。財務體系需要做好觀念、人員、組織、流程、系統以及實施推廣的變革管理，才能更好地保障改革的成功，發揮財務在數字化轉型中的引領作用，推動企業向數字化轉型邁進。

【參考文獻】

[1] 唐勇.共享財務云開啟智能財務新時代[J].新理財，2018（Z1）：55.

[2] 陳虎，孫彥叢.財務共享服務[M].2版.北京：中國財政經濟出版社，2018：138.