高校教務系統信息傳遞質量分析

摘 要：高校教務系統信息傳遞承載著管理職能的落實，作為一個普通的傳播學意義上的信息流動過程，要保證信息傳遞的質量，其傳播的各個環節必須各司其職并及時反饋、糾錯，才能保障高校教務系統的高效、規范運轉，才能保障教務管理的水平與學生培養的質量。

關鍵詞：高校;教務系統;信息傳遞

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

文章編號：1673-9132（2019）17-0186-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.17.175

高校教務系統一般由教務管理的職能部門——教務處、二級學院的教務科室以及信息化媒介組成。教務處作為高校教務管理的職能部門，在管理的實施過程中，作為信息的發出者，信息的質量關乎整個教務系統的工作效率和質量;二級學院教務科室作為信息的接收者和具體工作的組織、實施者，對教務處管理信息的翻譯、消化、再傳遞的準確性和及時性直接關乎具體工作在二級學院落地的方向性問題;網絡時代，信息化的傳遞媒介保證了整個信息傳遞的時效性和直觀性，是整個教務系統信息傳遞的有力保障。從教務系統組成的三個部分來看，媒介無須多談，信息的發出者以及接受、再傳遞者是整個高校教務系統信息傳遞質量的關鍵，高校教學理念的執行、教學管理高效實施、學生培養質量的保障都與之息息相關。結合具體實踐，以下從三個方面探討高校教務系統信息傳遞的質量問題。

一、教務處信息的發出

（一）教學管理事務的準確理解

教務處各科室負責各高校教學理念、學校教務管理制度以及具體事項實施的宏觀安排。就具體事務的組織與實施而言，是信息的發出端即信息源。信息的準確與否關系著方向性、導向性問題，差之毫厘，可能就謬以千里。學生培養規格的達成，一定程度上取決于學校教學理念執行、教學管理實施的精準度。從這個意義上講，教學管理的實施，教學管理效果、效率的達成，取決于教務處領導、科室負責人對學校宏觀教學理念的準確理解，取決于理解后內化為具體的教務管理事項的能力，取決于具體教務事項的組織實施與反饋。

（二）教學管理具體事項的組織與實施

1.文本的草擬

就信息而言，務必明確“是什么”，即信息不能含糊其詞、不準確。就具體教務事務而言，務必考慮信息的發布背景，具體的信息內容，時限的安排、執行的要求等。就具體執行或者操作的要求而言，務必準確，具有操作性，切勿出現自行安排或者自行決定等之類的表述，以免工作收尾判定是否合格因標準的不確定而引起不必要反復。

2.傳播途徑的選取

文本擬好了，務必明確“如何傳遞”。此問題涉及兩個方面的內容：第一，哪些信息教務處應該傳遞。我認為，涉及學校教務管理宏觀層面的均應由教務處傳遞，避免涉及宏觀層面的具體事務由二級學院處理和發布，不允許因業務不熟悉將具體事務推給二級學院，更要避免將信息的發布也推給二級學院。作為教學單位的二級學院是兄弟單位，兄弟單位直接處理和發布學校層面的宏觀教務安排，邏輯上不合理，管理上作為教學管理的職能部門——教務處失位，缺乏“存在感”，效力上缺乏權威性。第二，如何選擇信息傳遞。即途徑或者渠道，我認為，在信息化、網絡化時代，信息的傳遞途徑、媒介有多種選擇的可能，傳遞的速度基本是及時到達，就此而言，信息傳播途徑的選取就是傳播媒介的適當選取，選擇即取舍，得當即適合。按照此標準，我認為，全校性事務的組織實施建議以公文的形式通過行政辦公平臺發出;涉及個別單位、臨時性事務的組織與實施可考慮用社交工具傳遞。

3.具體事項的組織實施

文本擬定完畢，傳播途徑選取結束，接著就是具體教務事項的組織與實施。涉及組織與實施，相伴的管理行為即監控、溝通與反饋。監控進度、監控落實、監控質量即監控行為的直接要義;溝通細節、溝通困難、溝通具體事項即溝通行為之觀測點;反饋落實質量、反饋落實行為的偏差、反饋上下管理之相長乃改進工作之良方。

二、二級學院信息的接收與處理

（一）信息接收

二級學院教學副院長或相應教務科室是各高校教務處信息在教學單位的接收者。重大的教學改革及管理事項教務處一般應該以教學副院長參與的教學工作會議的形式直接給安排，由各學院教學副院長帶回教學單位傳達、探討、組織與實施;常規的管理事項或管理內容，二級學院教務辦或者相關教務科室的負責人是教務處管理信息的直接接收人和責任人。

（二）信息內化再編譯

二級學院及時準確接到教務處發布的信息后，不應直接轉發了事，第一要務是認真研讀信息，確認準確理解后，根據實施的對象（系、專業、教師與學生），重新編譯成“去文件”表述的形式，以通俗、明了、無歧義的文本傳遞給“受眾”，為后續具體工作的開展打好基礎。

（三）具體事項的組織與實施

信息的內化再編譯后，擬好文本，根據具體事務的完成對象（系的發給系主任，專業的發給專業主任，教師的發給教師，學生的發給各班學委）用即時通訊工具第一時間發給完成對象并明確要求，明確完成工作程序，明確完成時間（早于報教務處時間，以便學院終審）;具體事務實施過程中，學院教務科室要做好具體問題的咨詢、答疑及與教務處的溝通工作;具體事務收尾階段，學院教務科室要做好完成時間的提醒，排版要求的提醒，工作程序的提醒;學院教務科室接到相關事務的完成材料后，相關事項的負責人重新對照教務處的文件要求，逐一逐項初審，初審合格后報學院負責教學的副院長終審，無誤，簽字蓋章報教務處相關科室;初審不合格，立即返回當事人并說明原因，重新啟動既定的工作程序，終審合格后，按時報教務處，此項工作結束。

三、教務系統信息傳遞的反饋

反饋是信息傳遞過程中非常必要和重要的環節，反饋是信息傳遞質量的重要保障，也是工作改進和工作質量效率提升的有效途徑。沒有反饋即有始無終，信息傳遞是系統性的閉環，無反饋就是一個開放性的系統，工作的質量便無法衡量，更談不上糾錯和改進。作為高校教務系統信息的傳遞系統，不管是事中反饋，還是事終反饋，其實質上是作為信息發出端的教務處與信息接收和落實端的二級學院教務科室的工作溝通過程，無溝通，不工作。其重要性不言而喻。

（一）信息反饋平臺的搭建

為改進教務工作，教務系統工作人員的日常工作交流和溝通非常必要，一對一的溝通顯然效率不高且不利于分享，為此作為高校教務管理的職能部門——教務處，有責任有義務搭建一個利于溝通的信息反饋平臺（最好不要以教務例會的形式出現，因為一般會議形式不利于信息的真實傳遞），并定期組織活動，切實給系統內的同事一個減壓、平等對話、工作溝通的機會，以便把控教務管理全面的狀態，以促進工作質量、效率的提高。

（二）信息反饋渠道的暢通

渠道即路徑、途徑，除了信息反饋平臺的搭建外還應考慮其他反饋路徑的通暢，例如處長郵箱、處長接待日等等形式，以便個別溝通和反饋。豐富了反饋渠道，更便于個別事項的把控。結合信息反饋平臺，就可以采集到面和點，立體的教務管理反饋信息，對于決策和工作品質的提升有反哺作用。

（三）信息反饋糾錯體系的建立

反饋的目的是工作改進，對于通過信息反饋平臺和信息反饋渠道采集的信息，高校教務處要及時研判信息的質量，取其精華，棄其糟粕。同時按照信息的內容分類、綜合并根據業務歸口找相關科室研究、商議。結束后，指定專人負責收集、整理并拿出具體解決辦法以回應反饋。以上的描述即信息反饋糾錯體系，一般，各高校可能有類似的業務存在，但作為體系規范運行且能反哺管理的少之又少。

高校教務系統信息的傳遞與傳播學意義上的信息傳遞類似，都存在信息發出、信息傳播、信息接收與反饋幾個環節。管理層級決定信息傳遞的頻次，相較于一級管理，高校一般都采用二級管理模式，也就是說學校層面的教務信息不能直接傳遞給“受眾”，而是要經過二級學院再編譯、傳播途徑再選取，重新傳遞給“受眾”，再傳遞的質量直接關系整個教務系統信息傳遞的質量，可能差之毫厘就謬以千里。要保證高校教務信息傳遞的質量，首先要明晰教務信息的專業性特征，進而加強工作人員業務素質、信息素養的培養;其次要注意傳播媒介的得當選取，確保信息衰減可控，失真可控，以便準確傳遞給“受眾”，不影響具體管理事務的開展;再次要注意信息落地的解析與反饋、糾錯體系的正常運轉，通過管理機制保障教務信息傳遞的質量。

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[責任編輯 李愛莉]

作者簡介：寇軍強（1981.11— ），男，漢族，陜西延安人，研究方向：教學管理。