房產(chǎn)檔案信息化管理探討

林春芳

摘要：本文探討了新時期房產(chǎn)檔案信息化管理的特點，探討了房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀和弊端，以此為基礎(chǔ)研究了房產(chǎn)檔案信息化管理的方法和對策。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;信息化管理;策略

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的特點闡述

第一，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和動態(tài)性的結(jié)合。房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的價、重要目標就在于實現(xiàn)信息即時傳遞和交流，并建立信息資源共享機制。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用使得檔案查詢和利用的效率大大提升，檔案管理人員可以足不出戶地進行檔案信息的收集、整理、歸檔和移交，大大提升檔案管理工作效率，減少時間的浪費。當(dāng)所有業(yè)務(wù)都在網(wǎng)上完成的時候，信息的價值能夠得到最大限度的挖掘。房產(chǎn)檔案形成之后，會隨著房屋的繼承、贈與、買賣而不斷地發(fā)生變化，房地產(chǎn)檔案管理呈現(xiàn)出高度的動態(tài)性。

第二，實現(xiàn)了智能化和圖檔的結(jié)合。信息技術(shù)和移動通訊技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理呈現(xiàn)出高度的智能性特征。計算機軟件、檔案管理app正在快速普及和應(yīng)用，人們可以便捷地在網(wǎng)上進行智能化信息檢索和瀏覽，提升工作效率和查詢效果。房產(chǎn)檔案管理可以借著這股東風(fēng)，形成以圖、檔、簿為主的檔案管理體系，這樣智能化應(yīng)用可以和圖檔有機融合在一起，形成高效的檔案管理工作模式。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

第一，數(shù)字化建設(shè)力度不足。部分單位檔案管理工作停留在原始資料的收集上，僅僅將房產(chǎn)基礎(chǔ)信息錄入到了檔案管理系統(tǒng)，卻沒有將房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍等資料的掃描信息更新進去，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中一直沒有建成完善的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案資料數(shù)據(jù)庫，使得房產(chǎn)檔案管理呈現(xiàn)出一定的漏洞和弊端。

第二，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。信息技術(shù)和檔案管理工作的融合對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能提出了更高的要求。新時期檔案管理工作和紙質(zhì)化檔案管理模式有著本質(zhì)區(qū)別，需要檔案管理人員對信息技術(shù)操作手段、計算機技術(shù)有足夠的把握和了解，房產(chǎn)檔案管理中的時代特征儼然已經(jīng)成為了一個新的特點。因此檔案管理人員一方面要具備檔案管理專業(yè)技能和專業(yè)經(jīng)驗，另一方面還要熟練地掌握計算機技術(shù)。當(dāng)前，我國部分房產(chǎn)檔案管理人員在計算機技術(shù)上表現(xiàn)出力不從心的態(tài)勢，在工作中遇到問題的時候難以找到有效的解決辦法，不能針對性地提出解決措施，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的步伐受到阻礙。

第三，管理手段和管理效率有待提升。很多單位都已經(jīng)成立了專屬于自身的檔案管理系統(tǒng)，但是這些檔案管理系統(tǒng)大多是分散的、各自為政的，對信息統(tǒng)一管理帶來一定的阻礙和障礙，這樣就導(dǎo)致了在各個部門和單位之間需要經(jīng)過復(fù)雜的審批和審查步驟，極大地影響了房產(chǎn)檔案工作效率。各個單位對房產(chǎn)檔案管理的重視程度參差不齊，使得部分單位的房產(chǎn)管理信息化還停留在登記、查閱、存儲層面，并沒有在數(shù)據(jù)挖掘、信息整合、分析利用上投入足夠的時間和精力。

三、房產(chǎn)檔案信息化管理的對策

第一，加強房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)。一方面，要對原有的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合數(shù)據(jù)庫進行完善，另一方面則要盡快地實現(xiàn)對所有處于管理范圍內(nèi)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的電子掃描，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，構(gòu)建全方位、多角度的檔案管理系統(tǒng)，讓產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合數(shù)據(jù)庫發(fā)揮更強大的功能，讓實物影像數(shù)據(jù)庫能夠彌補紙質(zhì)檔案管理上的不足和缺陷，逐步構(gòu)建網(wǎng)上操作、數(shù)據(jù)共享、管理規(guī)范、以圖管房的檔案管理機制，使得房產(chǎn)檔案管理在存取安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)調(diào)用方便。

第二，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。新時期檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)包含了專業(yè)技能、工作經(jīng)驗和計算機專業(yè)知識多方面的內(nèi)容。為了能適應(yīng)檔案管理工作新的要求，檔案管理人員需要時刻提升自身理論技能知識和數(shù)字化操作能力，根據(jù)房產(chǎn)檔案管理信息化趁勢的特點和檔案規(guī)范管理的要求，努力實現(xiàn)工作方法、工作手段的創(chuàng)新。同時，還要加強對檔案管理人員的考核，將其自主學(xué)習(xí)、主動創(chuàng)新的因素納入到考核范圍。

第三，提升工作效率、整合管理系統(tǒng)。各個單位和部門之間需要加強溝通和協(xié)調(diào)的力度，同時要將房產(chǎn)登記部門登記的信息整合成為一個綜合的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理效率，增強檔案管理手段。信息的整合和數(shù)據(jù)的挖掘讓房產(chǎn)檔案信息的利用效率大幅度提升，讓檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

第四，建立和房產(chǎn)所有人之間的信息共享機制，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。房產(chǎn)檔案信息化管理要將產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理和房產(chǎn)交易結(jié)合在一起，漸漸地將產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)交易、產(chǎn)權(quán)變更、產(chǎn)權(quán)抵押等事項轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)電腦操作上來，實現(xiàn)真正意義上的的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。一方面，房產(chǎn)所有人可以根據(jù)自身需要動態(tài)地獲取所需房產(chǎn)信息，另一方面還可以將自身的疑問和問題留在網(wǎng)頁上，房產(chǎn)檔案管理人員可以根據(jù)使用者的需求和疑問來針對性解答，在提升工作效率的同時提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量。

第五，加大房產(chǎn)檔案安全體系的建設(shè)力度。房產(chǎn)檔案信息管理制度中必須包含安全管理制度，該制度必須能夠覆蓋房產(chǎn)檔案管理的每山個環(huán)節(jié)，在很大程度上提升房產(chǎn)檔案管理抵御風(fēng)險的能力。為此，我們需要強化檔案管理人員的安全意識和責(zé)任意識，并將檔案信息化管理的安全防護職責(zé)落實到具體的工作崗位和具體的人，進而樹立良好的職業(yè)道德理念，嚴格地遵守工作崗位要求。同時，要禁止任何形式的對操作流程的篡改和省略，將檔案泄露、被盜、被不法利用的可能性降到最低。房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)要配備相應(yīng)的安全技術(shù)和計算機檢測技術(shù)，根據(jù)檔案信息的保密程度來設(shè)置訪問和查看權(quán)限。與此同時，要做好房產(chǎn)檔案信息管理的備份，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失和被篡改可能帶來的損失

參考文獻

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