事業(yè)單位檔案管理與開發(fā)利用分析

呂明

如今，整個社會已經(jīng)進入信息化階段。在信息化背景下，所涉及到的各種檔案信息也非常多。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法跟上社會發(fā)展的腳步。在事業(yè)單位中，所保存的檔案資料不僅種類多，而且數(shù)量也非常大。加強對檔案的管理，對檔案資源進行有效地開發(fā)和利用，不僅對事業(yè)單位的發(fā)展來說具有重要意義，而且還能夠推動檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在當前社會中，各大事業(yè)單位也開始對這方面有了高度的重視。

1 事業(yè)單位保存的檔案資源所具有的重要價值

在社會公共服務中，事業(yè)單位具有非常重要的意義。在這里，具體可以從兩個方面來進行論述：其一，在醫(yī)療機構(gòu)方面。醫(yī)療服務單位的存在，為社會廣大民眾的健康提供了極大的保障作用。其二，在社會發(fā)展的進程中，各個學校、政府相關(guān)服務部門也發(fā)揮了非常重要的推動作用。也正是因為事業(yè)單位涉及到的范圍比較廣泛，涉及到的工作內(nèi)容比較多，所以在不斷地發(fā)展過程中，也累積了很多的檔案資源。這些檔案資源主要來源于實際的工作與調(diào)研，具有真實性、可靠性等一系列的特點。而這些檔案資源的存在，也為之后相關(guān)業(yè)務的拓展和有效開展提供了有力的借鑒依據(jù)。

在現(xiàn)代社會，針對這些檔案資源進行有序的管理和有效的利用，也是推動社會發(fā)展的重要要求。與此同時，由于事業(yè)單位的服務對象是社會廣大民眾，所以這也就決定了事業(yè)單位中的各種檔案資料也具有大眾性、社會性等特點。當前社會正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，各個領(lǐng)域也存在比較突出的矛盾、問題。因此，結(jié)合社會群眾的實際心理情況來開展相關(guān)的管理工作也是非常重要的。而這也需要事業(yè)單位的檔案資料來作為有力的支撐。

2 加強事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1 能夠清晰、完整地呈現(xiàn)出事業(yè)單位的發(fā)展歷程

從本質(zhì)上來說，檔案資料是在各種工作、實踐中直接形成的，并不是后人編造的。因此，這就賦予了檔案獨特的性質(zhì)，其是一種客觀記錄實踐情況的資料，是一種確鑿的原始資料。對于事業(yè)單位來說，檔案資料是相關(guān)人員的真實記錄，也是最真實、最有效、最直接的參考資料。而且，其也是事業(yè)單位本身的“發(fā)展記錄史”，能夠清晰、完整地呈現(xiàn)出事業(yè)單位的發(fā)展歷程。

2.2 能夠幫助相關(guān)人員對事業(yè)單位進行科學地評價

在現(xiàn)實情況中，檔案記錄了事業(yè)單位的實際發(fā)展歷程，是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的重要縮影。事業(yè)單位中的檔案，不僅記錄了事業(yè)單位在每一個不同階段的實際發(fā)展情況，也記錄了事業(yè)單位在每一個階段所呈現(xiàn)出來的成果。通過這些檔案資料，相關(guān)的管理者就可以更加準確、直觀地了解到事業(yè)單位的發(fā)展過程，從而更加準確、有效地去總結(jié)過去的工作，并對此進行科學地分析，制定出最有效、最科學的發(fā)展決策。

2.3 能夠方便查詢工作

近幾年來，查詢服務已經(jīng)在檔案管理方面運用得越來越普遍。在當代社會，檔案查詢服務已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理方面的一項極為重要的用途。一般來說，檔案查詢服務，主要體現(xiàn)在法律部門的工作當中。當事業(yè)單位在實際情況中涉及到某些訴訟問題的時候，相關(guān)的法律部門就會查詢事業(yè)單位的檔案。而加強檔案管理，就會使檔案的查詢工作更加方便。

3 當前事業(yè)單位在檔案的管理和開發(fā)利用方面所存在的問題

3.1 事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的利用效率比較低下

從事業(yè)單位的實際情況來看，某些事業(yè)單位還是存在著不合理的地方，部分事業(yè)單位在針對各種檔案資料進行開發(fā)利用的過程中，大都采用的是借閱的形式，或者是直接在檔案查詢室中查詢所需要了解的資料。而且，不屬于事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員，在查閱事業(yè)單位檔案資料的過程中也存在非常嚴格的限制。這些情況的出現(xiàn)，都會在一定程度上影響到這些信息資料的有效共享和整合，也在一定程度上導致檔案資料無法得到最大化的開發(fā)利用，無法充分地發(fā)揮出其所具有的價值。

3.2 檔案管理工作模式還比較落后

時代一直在不斷地發(fā)展，科學技術(shù)也在逐漸進步。如今，各種先進的計算機技術(shù)、信息技術(shù)已經(jīng)在社會各個領(lǐng)域得到了廣泛的應用。但是，還有部分事業(yè)單位沒有意識到這一點，沒有注重引進先進的技術(shù)，導致檔案管理模式依舊比較落后，信息化水平不高，從而影響到管理的效率，影響到檔案資料的開發(fā)利用。另外，在某些事業(yè)單位中，某些工作人員在檔案資料的保存方面也還存在一些問題，某些破損或者是不完整的檔案資料沒有得到及時的修補。

3.3 相關(guān)領(lǐng)導對檔案管理工作重視力度不夠

雖然檔案資料在現(xiàn)實社會中的作用已經(jīng)越來越明顯，但是在某些事業(yè)單位中，相關(guān)領(lǐng)導還是沒有改變對檔案管理的傳統(tǒng)看法，依舊存在著認知偏差。某些領(lǐng)導認為，所謂的檔案資料，其實就是各種復雜數(shù)據(jù)、信息、資料的匯總，只是為了存檔備查而已，對于單位的發(fā)展來說，并沒有什么實質(zhì)性的意義。也正是由于這樣的錯誤認知，導致這些事業(yè)單位對檔案管理工作沒有予以足夠的重視，沒有在這方面投入足夠的人力、物力以及財力保障。在某些事業(yè)單位中，甚至還將檔案管理工作當做是辦公室人員的日常性工作，平時僅僅只收集和匯總、歸檔各種資料，并沒有充分地發(fā)揮出檔案管理的真正作用。

4 加強事業(yè)單位檔案管理和開發(fā)利用的相關(guān)對策

4.1 事業(yè)單位需要正確地認識檔案管理的重要性，并對此予以高度的重視

從本質(zhì)上來說，事業(yè)單位的領(lǐng)導對于檔案管理工作的認知，雖然不會直接影響到經(jīng)濟效益的創(chuàng)造情況，但是卻可以間接地影響工作效率。并且，只有事業(yè)單位的領(lǐng)導對于檔案管理工作存在正確的認知，他們才會對檔案管理工作予以高度的重視。這樣一來，在事業(yè)單位中，檔案管理才會被其他工作人員重視，檔案管理的地位才會得到一定的提升。與此同時，單位領(lǐng)導越重視檔案管理工作，那么相關(guān)的管理人員也會更加意識到自己所肩負的重要責任，從而提高工作的積極性，更好地完成檔案管理工作。

4.2 積極地引入先進的信息技術(shù)，針對事業(yè)單位的檔案進行信息化管理

要想實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案的合理管理和有效開發(fā)利用，那么事業(yè)單位首先就要積極地改變傳統(tǒng)的管理模式，使檔案管理工作能夠充分地滿足實際需要。因此，從這個角度來看，事業(yè)單位就需要積極地引進先進的信息技術(shù)，并在具體的檔案管理工作中有效利用信息技術(shù)，使檔案管理工作和開發(fā)利用都具有現(xiàn)代化、信息化特征。先進技術(shù)的有效應用，不僅可以便于檔案資料的分類與整理，還能夠促進管理工作的有效開展。

對事業(yè)單位而言，其在具體的工作中，往往會積累很多的原始檔案信息，為了更好地處理這些信息，那么事業(yè)單位就需要借助計算機的作用，在計算機的軟件系統(tǒng)中建立相關(guān)的文件目錄，并將這些資料都錄入到計算機的文件目錄當中，將其進行信息化處理，之后再設置關(guān)鍵詞檢索的方式，使得之后在查找資料的時候可以更加快速、方便。另外，針對這些經(jīng)過信息化處理過的原始信息資料，還需要及時地上傳到相關(guān)的系統(tǒng)當中，利用信息系統(tǒng)來進行保存。通過這樣的方式，來使檔案管理模式更具現(xiàn)代化。但是，在這里需要注意的是，在構(gòu)建信息化系統(tǒng)的過程中，相關(guān)的工作人員必須要準確地把握單位的實際發(fā)展趨勢，從單位的實際情況出發(fā)，確保所構(gòu)建的信息系統(tǒng)具有針對性，從而為檔案管理水平的提高提供保障。

4.3 根據(jù)實際情況合理地拓展檔案資料的利用范圍，提高檔案的利用價值

檔案資料具有非常豐富的價值，不僅包括科研價值、管理價值，還包含社會價值、教育價值等多個方面的價值。而若是能夠?qū)@些價值進行有效地利用，使這些價值可以充分地發(fā)揮出來，那么也能夠為社會上的各個科研單位、教育機構(gòu)等提供更加有效的幫助。由此一來，還能夠讓社會上更多的人認識到事業(yè)單位檔案資料的價值作用。另外，為了能夠有效地拓展檔案資料的利用范圍，那么事業(yè)單位也需要積極地采取更加先進的檢索工作，從而方便社會大眾可以對這些檔案資料進行有效的查閱。首先，事業(yè)單位需要改變傳統(tǒng)的管理理念，并積極地與相關(guān)的業(yè)務人員進行有效地溝通，改變事業(yè)單位檔案管理的服務模式，使其向主動服務的方向轉(zhuǎn)變。其次，事業(yè)單位也需要根據(jù)實際情況來加強檔案資源共享建設。在當代社會中，對于事業(yè)單位檔案資料的利用情況而言，資源共享其實就是這些資料信息得到最大化利用的重要基礎(chǔ)。因此，為了使這些檔案資料得到最大化的利用，事業(yè)單位就必須要積極地建立起相關(guān)的資源共享網(wǎng)絡，并且及時更新和補充檔案資料，使廣大群眾都可以有效地利用這些檔案資料。

總而言之，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，檔案管理具有非常重要的作用。在當前社會中，加強檔案管理，促使各種檔案資料得到有效地利用，對于檔案事業(yè)的發(fā)展來說也具有深遠的意義。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導必須要對此予以高度的重視，并積極地采取各種有效的措施來加強檔案管理，提高工作效率，從而使檔案資料得到更好地利用，發(fā)揮出更有效的價值。

（作者單位：山東省臨沂市蘭山區(qū)蘭山街道辦事處）