如何搞好高校檔案室窗口建設(shè)

謝暉

高校檔案具有非常重要的作用，它真實地反映了學(xué)校各個時期的面貌，對于學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、維護學(xué)校或師生員工的利益、編史修志等，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案對發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)與經(jīng)濟建設(shè)具有很高的開發(fā)和利用價值。

1 高校檔案管理工作的重要作用

1.1為高校建設(shè)與管理提供依據(jù)

高校在進行管理、科研、招生以及教學(xué)等諸多活動之中都會形成相應(yīng)的高校檔案，高校檔案管理工作做得到位與否將影響到高校教育事業(yè)的發(fā)展，只有將高校檔案管理工作做到位，才能為高校建設(shè)與管理提供依據(jù)。除此之外，高校檔案也能為高校編史修志提供材料資源;高校在宣傳自己的形象以及開展宣傳教育的過程中，能從高校檔案中獲得大量生動的素材;開展教學(xué)評估的過程中，高校檔案是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要來源;高校檔案還能為高校黨政管理工作提供查考憑證。

1.2實現(xiàn)信息系統(tǒng)化

高校檔案館或檔案室就是專門收集、鑒定、整理這些文件材料，使之成為有序的檔案信息資源，并加以科學(xué)保管、提供利用的專門機構(gòu)。通過高校檔案管理工作分散的、單一的、孤立的文件材料，轉(zhuǎn)化為集中的、統(tǒng)一的、系統(tǒng)的檔案資料，再通過科學(xué)地編輯研究，將其蘊含的信息提取出來，組成豐富的檔案信息資源體，為高校管理、建設(shè)、科研、評估等工作提供強有力的信息儲備。

1.3提升高校管理水平

高校管理工作是高校檔案工作的基礎(chǔ)，而高校檔案工作又能體現(xiàn)高校管理工作的水平。高校管理工作中形成的文件材料質(zhì)量高低、規(guī)范與否，歸檔是否科學(xué)，是高校檔案管理工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，沒有這樣一個基礎(chǔ)，高校檔案工作就無從做起，可以說，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校檔案管理工作，高水平的高校檔案管理工作能夠推動高校管理工作的發(fā)展。

2 強化高校檔案室窗口建設(shè)的原因

當(dāng)前的諸多行業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了從以往的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)密集型、資金密集型，高新技術(shù)得到廣泛的使用，對人才的創(chuàng)新能力要求也越來越高，高校只有不斷培養(yǎng)出高素質(zhì)、高能力的人才才能滿足我國參與全球競爭與合作下對人才的需求。這也是當(dāng)前社會比以往更看重人才的能力的重要原因之一，通過高校檔案，企業(yè)能了解到大量關(guān)于人才、科研方面的信息。

面對全新的形勢，高校的檔案管理部門需要重視檔案室窗口的建設(shè)，做到開拓創(chuàng)新、與時俱進，關(guān)注檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新，結(jié)合高校檔案工作的特點，積極采用新途徑、新方法、新思路妥善處理當(dāng)前檔案管理工作中產(chǎn)生的問題。

3 高校檔案室窗口的建設(shè)途徑

3.1革新自身觀念

為了實現(xiàn)高校檔案工作的創(chuàng)新，首先需要對自身的觀念予以創(chuàng)新，傳統(tǒng)觀念已經(jīng)過時，盡管近年來已經(jīng)做出一定改變，但是與新時代下的檔案管理需求仍然相差甚遠。高校檔案管理工作人員需要做到解放自身思想，打破以往的思維束縛，在開拓創(chuàng)新、緊跟時代的思想下，重視培養(yǎng)自己的開放意識、法律意識、服務(wù)意識、科技意識、超前意識、文化意識以及改革意識，以便于更好地服務(wù)于新時期的高校檔案管理工作的工作需求。

3.2對檔案管理體制予以創(chuàng)新

高校檔案管理工作需要對體制以及機構(gòu)予以創(chuàng)新，就機構(gòu)的設(shè)置方面，需要成立一套符合自身實際情況的管理規(guī)范以及層級體系，從而實現(xiàn)檔案管理工作人員、工作崗位的相互協(xié)作以及合理分工，以便于提高高校檔案管理工作的工作效率。

出于更好地服務(wù)于高校中心工作的目的，檔案管理部門需要突破以往工作中的檔案決策參考功能、評級功能以及評價功能等，強調(diào)檔案的咨詢功能、教育功能以及交流功能，對檔案的文化休閑功能、中介服務(wù)功能以及信息傳播功能等，將以往高校檔案室僅僅作為儲存、保管的場所轉(zhuǎn)變?yōu)榧蠙n案實體管理、檔案開發(fā)利用、教育培訓(xùn)基地、檔案科技研究、檔案信息整合與開發(fā)的綜合型機構(gòu)。可以說高校的檔案室（館）室是學(xué)校的歷史文化寶庫，為了進一步發(fā)揮檔案的價值，可以結(jié)合高校發(fā)展的需求，充分利用互聯(lián)網(wǎng)，采用事件挖掘與館藏相結(jié)合的方式建立科研成果展覽室、教學(xué)成果展覽室、榮譽室以及專題展覽室等，以便于為外來人員、校內(nèi)師生提供一個深入了解學(xué)校實際情況的窗口。

3.3不斷強化檔案管理理論的學(xué)習(xí)

當(dāng)前我國經(jīng)濟體制進一步完善的背景下，檔案管理工作中也引入了科學(xué)信息技術(shù)，這使得檔案管理管理工作也發(fā)生了一定變化，因此檔案管理工作人員需要對不斷研究新技術(shù)引入后的檔案管理理論，以便于更好地發(fā)揮新技術(shù)的作用。

具體而言，信息技術(shù)引入檔案管理工作中對檔案管理理論造成的變化有四個方面，首先，信息技術(shù)的采用使得檔案管理理論中的一些基本概念發(fā)生了變化，例如以往提到“文件”時，我們多首先想到在活動、工作中形成的信息記錄，多以紙質(zhì)形式表現(xiàn)出來，但是信息技術(shù)引入其中后，“文件”成為了在存儲介質(zhì)上記錄的相關(guān)信息的集合。

其次，新技術(shù)引入后，需要建立與新技術(shù)相匹配的電子檔案的管理體制、管理方法以及管理理論，以便于充分發(fā)揮新技術(shù)的優(yōu)勢。再次，檔案管理工作中引入新技術(shù)之后需要重新認(rèn)識檔案管理工作中的一些原則與理論，典型的包括檔案的證據(jù)價值以及檔案的原始性。

最后，需要做到持續(xù)研究電子檔案與文件的研究理論，部分新的觀點與理論如后保管理模式、虛擬檔案館等理論研究已經(jīng)取得明顯進步，并在已經(jīng)在檔案管理工作中得到了運用并發(fā)揮自身應(yīng)有的價值，也有部分理論仍待進一步嘗試與探討，例如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)與云計算等理論仍待需要在不斷的研究才能運用于檔案管理工作中，這就需要檔案工作者持之以恒進行嘗試，總結(jié)、豐富、發(fā)展國內(nèi)外的檔案管理理論。

3.4重視采用先進技術(shù)

信息全球化的大背景下，人類正處于電子時代中，當(dāng)前的各個行業(yè)中都已經(jīng)涉及到科學(xué)信息技術(shù)的使用。高校檔案管理部門也需要重視積極采用先進信息技術(shù)，在檔案管理領(lǐng)域中運用信息技術(shù)，能實現(xiàn)高速傳輸檔案信息、對檔案數(shù)據(jù)進行格式轉(zhuǎn)換、大容量存儲信息等，還能提供相應(yīng)的實現(xiàn)手段以及技術(shù)保障以便于實現(xiàn)將檔案資源進行社會共享。當(dāng)前的高校檔案信息需要向以往的“藏在深閨人未知”的狀態(tài)道別，重視采用新技術(shù)為檔案共享創(chuàng)造條件，建立檔案信息網(wǎng)頁并通過該窗口實現(xiàn)檔案文化進入互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)以及校園網(wǎng)，以社會需求為依據(jù)，不斷完善并修改、充實、完善頁面內(nèi)容，以便于高校檔案信息能實現(xiàn)信息資源社會貢獻，做到便捷、迅速地利用與傳播高校檔案信息。

3.5重視創(chuàng)新檔案服務(wù)

高校的檔案部門提供的面向公眾與社會的信息服務(wù)包括傳遞人事檔案、出具檔案證明、進行學(xué)歷認(rèn)證等服務(wù)，因此高校檔案部門的信息化服務(wù)與社會的信息機構(gòu)相比，其服務(wù)途徑更少。為了做到更好地服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、服務(wù)于社會各界，高校檔案部門需要順應(yīng)社會對檔案的需求演變的趨勢，不僅要對傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式予以改善、革新，還要做到對檔案服務(wù)類型的創(chuàng)新。

具體的實踐過程中，將以往的預(yù)約服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楦櫴椒?wù)、將以往的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮椒?wù)、從以往的單純提供紙質(zhì)檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r提供紙質(zhì)資料與電子資料、從以往的檔案工具式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫幯谐晒椒?wù)、從以往的平面服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)空間化的立體服務(wù)。開展高校檔案管理工作的過程中，需要做到靈活采用多種方式進行管理，不能過分拘泥于某種特定形式，結(jié)合學(xué)校的實際情況與教學(xué)的教學(xué)需求，提高檔案部門已有檔案資源的有效利用率，提供檔案服務(wù)工作的過程中做到因地制宜以便于充分滿足學(xué)校多個方面關(guān)于檔案的需求。將以往的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，從“要我服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙?wù)”，將以往的滯后型檔案服務(wù)條件轉(zhuǎn)變?yōu)槌靶头?wù)條件，開展檔案管理中，不能要求檔案服務(wù)質(zhì)量合格即可，還要做到向提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變;一改以往的實體型檔案服務(wù)方式，做到提供信息型檔案服務(wù);將以往的保管式檔案服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)利用檔案資源。

3.6重視檔案管理中人的作用

需要認(rèn)識到檔案服務(wù)過程中積極采用高新技術(shù)進行檔案管理固然能實現(xiàn)創(chuàng)新檔案服務(wù)機制的目標(biāo)，但是檔案工作者才是影響檔案管理工作成敗的因素，人的聰明才智賦予了先進技術(shù)智能，檔案管理工作中引入高新信息技術(shù)之后，還需要通過對檔案管理業(yè)務(wù)極為精通的同時，掌握了信息技術(shù)的檔案管理人員開展工作。

盡管電腦可以在極大程度上代替甚至超越人腦，但是人腦的創(chuàng)造性始終是計算機無法比擬的，技術(shù)與人相得益彰，相互促進才能做好檔案管理工作，這一過程中需要認(rèn)識到人的重要性，人發(fā)揮著關(guān)鍵性、主導(dǎo)性的作用。

我國的檔案資源不可謂不豐富，但是檔案資源的開發(fā)利用程度卻不是特別高，主要原因在于檔案管理隊伍中缺乏既能熟練進行檔案管理，又能熟練使用高新信息技術(shù)進行管理，還能靈活運用中外語言工具的復(fù)合型人才。因此為了搞好高校檔案室窗口的建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機制，必須重視檔案管理過程中復(fù)合型人才的培養(yǎng)與引入，必須重視人才創(chuàng)新，支持、引導(dǎo)檔案管理人員主動學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識以便于改善自身的知識結(jié)構(gòu)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平。

對人才的培養(yǎng)方法與觀念予以創(chuàng)新，遵循共建共享、交流開放、變革重建的培養(yǎng)思路與理念，積極營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境以便于為學(xué)習(xí)新知識、導(dǎo)入新觀念提供一個良好的條件，為員工進行多層次、多形式的技術(shù)知識培訓(xùn)從而提升檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)以及科學(xué)技術(shù)水平，提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力、技術(shù)儲備以及知識水平，只有檔案管理人員的工作素質(zhì)足夠，才能提高高校檔案管理的服務(wù)水平。

4 結(jié)束語

新時期下的高校檔案管理工作需要緊緊圍繞服務(wù)這一工作重心，充分結(jié)合高校檔案工作的實際情況，在開拓進取的精神指導(dǎo)下進行不斷的探索與創(chuàng)新，從而做到多角度、多層次、全方位地服務(wù)于社會發(fā)展與經(jīng)濟建設(shè)，在不斷的創(chuàng)新中提升高校檔案工作的工作水平。

（作者單位：菏澤醫(yī)學(xué)專科學(xué)校）