基于大數(shù)據(jù)環(huán)境的學(xué)校自行采購機(jī)制建設(shè)

黃劍錚

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，信息化技術(shù)發(fā)展日漸成熟、大數(shù)據(jù)應(yīng)用日趨廣泛。目前，學(xué)校的后勤部門目前對信息技術(shù)的應(yīng)用比較滯后，尤其是學(xué)校內(nèi)部采購一直依賴于采購人員的主觀判斷和經(jīng)驗(yàn)采購。本文正是基于這種背景，闡述了大數(shù)據(jù)的特征和作用、采購應(yīng)用大數(shù)據(jù)的必要性、大數(shù)據(jù)環(huán)境下采購應(yīng)對策略，旨在完善學(xué)校內(nèi)部采購機(jī)制。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);學(xué)校內(nèi)部采購;采購機(jī)制

一、大數(shù)據(jù)的特征和作用

大數(shù)據(jù)主要是指在可承受的時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行不斷捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。目前，大數(shù)據(jù)主要包括四大特征：具有容量較大的特征――數(shù)量較多的數(shù)目的集合;具有類型多樣的特征――在收集的數(shù)據(jù)里其種類較多，紛繁復(fù)雜;具有高效性特征――捕捉數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)具有高效性;具有便捷性特征――通過一系列的數(shù)據(jù)收集與處理，及時(shí)有效獲得信息，進(jìn)行科學(xué)決策。大數(shù)據(jù)帶來的積極作用主要體現(xiàn)三個(gè)方面：大數(shù)據(jù)有利于信息高效的收集與處理，提高管理層決策的科學(xué)性;大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效甄別風(fēng)險(xiǎn)，提高組織內(nèi)部的有序性與安全性;大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效進(jìn)行組織內(nèi)部的資源整合，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用。

二、采購應(yīng)用大數(shù)據(jù)的必要性

學(xué)校內(nèi)部采購是指政府采購規(guī)定范圍外的采購，具有范圍廣、種類雜、數(shù)量多、價(jià)格低廉等特點(diǎn)。學(xué)校內(nèi)部采購受到學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的直接影響，之前都是由采購經(jīng)辦人憑借自身的主觀經(jīng)驗(yàn)購買或者臨時(shí)應(yīng)急性購買，缺乏一定的科學(xué)性和指導(dǎo)性。因此，通過引進(jìn)大數(shù)據(jù)，可以對學(xué)校內(nèi)部采購進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控分析，通過大數(shù)據(jù)分析，可以提高采購的有效性、合理性，最終提高學(xué)校資金使用績效，因此學(xué)校內(nèi)部采購采用大數(shù)據(jù)的很有必要性。

1.物料需求實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)獲取，避免資源浪費(fèi)

在傳統(tǒng)的學(xué)校內(nèi)部采購中，一般是由學(xué)校后勤部門結(jié)合歷年教育教學(xué)部門使用資源情況以及資源庫存量，憑借主觀經(jīng)驗(yàn)判斷學(xué)校內(nèi)各類資源的需求情況，在學(xué)期初進(jìn)行相應(yīng)的采購。這種購買方式往往缺乏科學(xué)性、判斷較為主觀，不能夠準(zhǔn)確判斷學(xué)校內(nèi)的實(shí)際資源情況，容易造成資源庫存積壓。如果采用信息化管理，學(xué)校后勤部門就能夠通過實(shí)時(shí)采集的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確判斷各類資源的使用情況和庫存量，從而對各類資源進(jìn)行合理采購，避免了一些資源短缺或者資源使用較少導(dǎo)致積壓的情況發(fā)生。

2.有效節(jié)約人力成本，提高工作效率

在傳統(tǒng)的學(xué)校內(nèi)部采購環(huán)節(jié)中，往往是學(xué)校內(nèi)的采購人員進(jìn)行資源信息收集，而學(xué)校內(nèi)部采購的種類繁雜并且數(shù)量較多，容易人為造成采購差錯(cuò)，而且在這種采購方式下采購人員的工作量較大且效率低下。采用信息化管理后引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以有效提高采購人員信息收集與分析的效率，通過對數(shù)據(jù)處理分析，采購人員可以實(shí)時(shí)獲得學(xué)校內(nèi)部短缺的資源，進(jìn)而制定相應(yīng)的采購計(jì)劃，有效節(jié)約人力成本，提高了采購人員的工作效率。

3.實(shí)現(xiàn)個(gè)性化采購，提高滿意度

在學(xué)校內(nèi)部采購中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)可以對學(xué)校資源進(jìn)行合理分類，對需求進(jìn)行分析，智能化判斷學(xué)校內(nèi)部的資源短缺或者資源利用率不夠的現(xiàn)象，出具詳細(xì)的數(shù)據(jù)報(bào)告。通過報(bào)告可以詳細(xì)得知哪些資源是利用效率最高的，哪些資源是沒有利用的，哪些資源為重點(diǎn)采購資源，進(jìn)而對資源的采購進(jìn)行個(gè)性化制定，在采購清單中加以標(biāo)注，以便形成采購人員的詳細(xì)采購清單。通過數(shù)據(jù)分析與處理，可以提高資源采購的精準(zhǔn)度與效率，降低人為疏漏，實(shí)現(xiàn)對資源的需求數(shù)據(jù)更加便捷、準(zhǔn)確地獲取，最終實(shí)現(xiàn)高效采購與管理。

4.提高監(jiān)督與管理水平，高效利用資源

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)可對學(xué)校內(nèi)部資源的使用情況和庫存量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，因此后勤部門可以對學(xué)校資源的采購、使用、報(bào)廢等信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。通過記錄可以避免內(nèi)部人員錯(cuò)賬、假賬等情況的出現(xiàn)，提高學(xué)校內(nèi)部資源使用效率和管理水平;通過記錄可對資源進(jìn)行科學(xué)采購，提高學(xué)校內(nèi)部采購的透明度，最終促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部采購制度的完善。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下采購應(yīng)對策略

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的學(xué)校內(nèi)部采購流程：請購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制請購單，經(jīng)分管校長簽字確認(rèn)后交由后勤部門負(fù)責(zé)人審批，若金額超過后勤部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限的流轉(zhuǎn)到主管后勤副校長或校長審批確認(rèn)，審批后流轉(zhuǎn)到采購人員，采購人員根據(jù)請購單和庫存情況制定采購計(jì)劃，采購時(shí)由采購人員和請購部門聯(lián)合選取供應(yīng)商，經(jīng)后勤部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生成清單或合同，合同交合同審核部門審核，審核無誤后由采購人員和請購部門進(jìn)行采購，貨物到位后經(jīng)資產(chǎn)管理人員、請購部門聯(lián)合驗(yàn)收、倉庫保管員清點(diǎn)后存儲(chǔ)，最后請購部門領(lǐng)取貨物。整個(gè)采購流程加強(qiáng)了內(nèi)部審批和大數(shù)據(jù)分析，大大提高了資源使用效率，降低人力資源成本，為使用部門提供個(gè)性化、高效的采購清單，提高學(xué)校資源的使用績效。因此，完善學(xué)校內(nèi)部采購制度提高采購效率和個(gè)性化必須對信息系統(tǒng)、采購人員業(yè)務(wù)水平、內(nèi)控制度建設(shè)等方面進(jìn)行完善與提高。

1.提高采購人員的信息處理水平，促進(jìn)采購科學(xué)化管理

首先，對學(xué)校內(nèi)部采購人員準(zhǔn)入門檻進(jìn)行設(shè)定，對信息技術(shù)提出明確的要求;其次，需要對采購人員進(jìn)行定期、不定期的信息技術(shù)培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)地提高他們的信息技術(shù)水平;最后，需要對采購人員制定績效考評，對他們的工作進(jìn)行考評與監(jiān)督，提高他們的工作責(zé)任感與積極性，進(jìn)而更好地完成采購工作，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部采購的科學(xué)化管理與發(fā)展。

2.建立完備的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部采購智能化

在大數(shù)據(jù)背景下，所有資源的采購、使用以及報(bào)廢情況都能得到準(zhǔn)確的記錄，進(jìn)而有效提高學(xué)校內(nèi)部的采購效率。因此，首要任務(wù)是建立完備的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能化采購。可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化完善：首先，根據(jù)學(xué)校教育教學(xué)需求情況建立精確的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，將資源分類依次錄入，并且對資源使用和庫存量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，定期出具數(shù)據(jù)報(bào)告;其次，對信息系統(tǒng)進(jìn)行正常維護(hù)，保證信息系統(tǒng)能夠正常操作運(yùn)行;最后，對大數(shù)據(jù)收集以及分析進(jìn)行及時(shí)匯總并制定出精確的個(gè)性化采購計(jì)劃，提高采購效率和用戶滿意度。

3.建立完善的內(nèi)控制度，監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部采購流程

目前學(xué)校內(nèi)部采購多多少少都有出現(xiàn)資金浪費(fèi)、使用不明等情況。因此，需要建立完善的內(nèi)控制度保證采購計(jì)劃的順利完成。主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行完善：首先，建立完善的內(nèi)控制度，通過一個(gè)有效的內(nèi)控制度，可以使組織內(nèi)成員有法可依、有章可循，保障采購工作有條不紊的進(jìn)行;其次，需要優(yōu)化監(jiān)督流程，對采購各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督，明確資金的流向和流程的合法高效，實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化、科學(xué)監(jiān)督的目的;最后，建立對應(yīng)的內(nèi)控監(jiān)督管理部門，該部門是對采購人員制定的采購計(jì)劃、采購流程進(jìn)行監(jiān)督;為了保證監(jiān)督部門的獨(dú)立性與工作透明度，必須與采購部門相互獨(dú)立，從而促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部采購工作的透明化發(fā)展。

4.促進(jìn)部門之間的交流合作，建立學(xué)校內(nèi)部采購體系

為了更好發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，需要學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門之間的合作，通過有效的部門間交流合作，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)充分流通，促使學(xué)校建立全新的采購系統(tǒng)。主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化完善：首先，在學(xué)校內(nèi)部加大對大數(shù)據(jù)的宣傳工作，使員工對大數(shù)據(jù)有充分的了解，從而提高他們主動(dòng)學(xué)習(xí)的興趣，更加有利于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用;其次，需要建立全新的采購體系，該體系不僅包括學(xué)校采購資源的相關(guān)信息，而且要針對資源的使用、耗費(fèi)以及報(bào)廢情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，對需求時(shí)間、需求量等數(shù)據(jù)做出及時(shí)反饋，采購人員能在第一時(shí)間把這些關(guān)鍵信息輸入到內(nèi)部系統(tǒng)中，通過部門之間的協(xié)同效應(yīng)衍生出更高價(jià)值的信息，充分實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的功能，最終提高學(xué)校內(nèi)部采購的效率。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）