高校學(xué)生檔案三階管理對(duì)策研究

王希

高校學(xué)生檔案管理有三個(gè)主要階段，本文剖析了學(xué)生檔案管理三階段中存在的問題及產(chǎn)生的原因，并提出改善意見及建議，望能為高校學(xué)生檔案管理工作提供參考。

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況等方面的文字記載材料，在校稱學(xué)籍檔案，畢業(yè)后即轉(zhuǎn)為人事檔案，是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。大學(xué)生畢業(yè)后考研、考公務(wù)員、工作后轉(zhuǎn)正定級(jí)獲取干部身份、評(píng)定職稱、工作調(diào)動(dòng)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、計(jì)算工齡、辦理居住證、住房補(bǔ)貼發(fā)放等都會(huì)用到檔案。

高校學(xué)生檔案管理大致分為3個(gè)主要階段，新生入學(xué)初建檔階段;在校期間檔案材料收集整理階段;畢業(yè)前后檔案材料收集整理及檔案郵寄階段。三階段工作缺一不可，互相影響并促進(jìn)。如何做好以上三個(gè)階段的檔案管理工作，確保學(xué)生檔案的準(zhǔn)確完整，避免給畢業(yè)生的職業(yè)發(fā)展帶來困擾。是本文研究的主題。

1 檔案管理三階段現(xiàn)狀及問題

1.1第一階段

新生入學(xué)初建檔階段。大學(xué)生從進(jìn)校開始由高校學(xué)生檔案管理部門組織新生建檔工作，新生建檔的內(nèi)容主要包含，錄取通知書、入學(xué)原始檔案、黨團(tuán)材料、入學(xué)登記表、入學(xué)體檢表等材料。某高校連續(xù)3個(gè)年級(jí)的檔案材料歸檔率統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明

（1）部分檔案材料的上交率較低

從3個(gè)年份的檔案材料上交率對(duì)比可見，不同材料的上交率差距較大，最高為2017年的入學(xué)登記表為98.91%，最低為2015年度的團(tuán)員材料為56.85%;

（2）不同年份同一項(xiàng)材料上交率有差距

差距最為明顯的是2015級(jí)與2017級(jí)學(xué)生的入學(xué)體檢表上交率分別為93.33、81.30%，上交率相差12.03%;

1.2第二階段

第二階段即收集整理大學(xué)期間反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活及個(gè)人發(fā)展等材料，包括學(xué)生的心理健康、誠信檔案、特長檔案、各類活動(dòng)獲獎(jiǎng)及社會(huì)實(shí)踐情況等材料。第二階段學(xué)生檔案管理中存在的具有代表性問題主要有：

（1）檔案材料整理上交的全面程度有差別

個(gè)別分院不注重及時(shí)收集學(xué)生培養(yǎng)過程中產(chǎn)生的材料，相比重視檔案材料收集整理上交歸檔分院的學(xué)生，同樣優(yōu)秀的學(xué)生，檔案材料充實(shí)程度相差甚遠(yuǎn)。檔案材料不充實(shí)的學(xué)生，在就業(yè)單位考核人才中必將受到一定影響。

（2）檔案材料中關(guān)于學(xué)生思想學(xué)習(xí)狀態(tài)描述上個(gè)性不突出

學(xué)生檔案材料中關(guān)于學(xué)生思想學(xué)習(xí)狀態(tài)的描述具有客觀真實(shí)性，應(yīng)該是對(duì)每位個(gè)性鮮明的學(xué)生個(gè)體準(zhǔn)確描述，而不是千人一面。而目前高校的輔導(dǎo)員不能100%按照這樣的標(biāo)準(zhǔn)去認(rèn)真為每位學(xué)生書寫個(gè)性突出的鑒定。

1.3第三階段

第三階段即學(xué)生畢業(yè)前檔案材料收集整理歸檔及畢業(yè)生檔案郵寄、落戶等。主要?dú)w檔材料有：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、成績單、學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)表、黨員材料、報(bào)到證白聯(lián)等。畢業(yè)生檔案材料整理齊全后組織統(tǒng)一郵寄。

此階段的突出問題為：

①材料留存沒有統(tǒng)一的執(zhí)行準(zhǔn)則

部分材料為手工填寫，如《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》每位學(xué)生手填一份，歸檔后沒有備份留存，檔案轉(zhuǎn)出后學(xué)校沒有留存有關(guān)學(xué)生在校思想行為表現(xiàn)的任何材料，給之后校友檔案材料查詢帶來困難。

②畢業(yè)生檔案查收確認(rèn)率不高

畢業(yè)生檔案郵寄后的確認(rèn)查收工作未能引起廣大畢業(yè)生的高度重視。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，某高校2015年、2016年、2017年畢業(yè)生檔案查收確認(rèn)率分別為61.7%、65.2%、72.1%，為數(shù)不少的畢業(yè)生畢業(yè)7、8年，甚至10多年后，面臨升職、評(píng)職稱或者購房等重要事件需要審核檔案時(shí)，才到處尋找檔案。

③相關(guān)部門對(duì)畢業(yè)生檔案郵寄重視程度不高

政府層面對(duì)大學(xué)生檔案郵寄渠道及郵寄方式的指導(dǎo)不甚給力，導(dǎo)致大學(xué)生檔案在郵寄過程中出現(xiàn)丟失及損毀現(xiàn)象，給高校及畢業(yè)生帶來很大困惑。

2 產(chǎn)生檔案管理問題的主要原因

2.1高校學(xué)生檔案管理相關(guān)制度及政策不盡完善

大學(xué)生檔案材料中應(yīng)包含哪些材料;學(xué)生畢業(yè)后高校應(yīng)該留存哪些材料;畢業(yè)生檔案郵寄的過程監(jiān)控等等均沒有統(tǒng)一的政策做支撐，尤其是自2015年大學(xué)生檔案不再作為機(jī)密文件由機(jī)要局統(tǒng)一郵寄后，大學(xué)畢業(yè)生檔案郵寄工作缺乏政策監(jiān)控，造成丟失和損毀情況。

2.2檔案作用及重要性宣傳力度不到位

大學(xué)生檔案的作用及重要性有哪些？大學(xué)生檔案材料缺失對(duì)個(gè)人的職業(yè)生涯有哪些影響？檔案基本知識(shí)宣傳等沒有得到廣泛系統(tǒng)的宣傳。抽樣調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，剛?cè)胄５拇髮W(xué)生，只有不到30%的同學(xué)在高考前接受過關(guān)于高考后檔案去向問題的培訓(xùn)。畢業(yè)前的大學(xué)生接觸過檔案相關(guān)事宜的宣傳雖然翻了一番，也才不過70%。

2.3檔案管理部門與檔案材料產(chǎn)生部門之間的溝通協(xié)作欠佳

檔案管理人員缺乏主動(dòng)了解各類學(xué)生活動(dòng)信息的意識(shí)，教學(xué)及學(xué)生工作第一線的老師，未能全面了解學(xué)生參加各類學(xué)術(shù)及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)獲得的榮譽(yù)及資料對(duì)學(xué)生職業(yè)發(fā)展的意義，高校學(xué)生檔案管理普遍存在部門壁壘，有效的溝通協(xié)作更是無從談起，局限于“做好自己的事，做好當(dāng)前的事……”。

2.4檔案管理的工具及方法未能得到及時(shí)升級(jí)及更新

相比我國高等教育的發(fā)展水平，高校學(xué)生檔案管理在設(shè)施、設(shè)備及信息化方面比較滯后，設(shè)施設(shè)備陳舊，檔案信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢，信息孤島現(xiàn)象普遍存在，檔案材料分散，收交難度大等問題長期得不到妥善解決。

3 解決檔案管理問題的建議

3.1政府及教育主管部門

3.1.1完善制度及政策

各級(jí)教育主管部門、學(xué)生檔案主管部門、人才中心、人事代理機(jī)構(gòu)，要不斷加強(qiáng)并完善學(xué)生檔案管理，嚴(yán)格檔案審查制度，盡快出臺(tái)《高校學(xué)生檔案管理規(guī)定》，并下發(fā)執(zhí)行。

3.1.2加大對(duì)學(xué)生檔案管理工作的指導(dǎo)監(jiān)督力度

相關(guān)政府部門要通過下發(fā)文件、召開專題會(huì)議、深入實(shí)際考察等途徑，加大對(duì)學(xué)生檔案管理的指導(dǎo)監(jiān)督力度，要嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任部門，制定切實(shí)可行的工作落實(shí)方案，每年新生入學(xué)季及畢業(yè)季召開專題會(huì)議布置落實(shí)新生建檔、畢業(yè)生檔案材料收集標(biāo)準(zhǔn)及郵寄等工作，對(duì)學(xué)生檔案管理中存在的問題出臺(tái)相應(yīng)的指導(dǎo)意見，提出具體標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 高校檔案管理及檔案材料產(chǎn)生部門

3.2.1學(xué)生檔案知識(shí)宣傳的常規(guī)化，宣傳渠道的多樣化

學(xué)生檔案管理部門要利用新生入學(xué)教育、班會(huì)、校園網(wǎng)、微信公眾平臺(tái)等渠道，廣泛宣傳學(xué)生檔案的作用及重要性。另外，畢業(yè)生離校前夕，利用微信群、校園網(wǎng)、畢業(yè)典禮等渠道，給畢業(yè)生宣傳檔案在職業(yè)發(fā)展中的重要性，告知畢業(yè)生認(rèn)真本人檔案落戶事宜。

3.2.2加強(qiáng)檔案管理部門與檔案材料產(chǎn)生部門的溝通及協(xié)作

學(xué)生檔案管理人員應(yīng)建立好與二級(jí)分院、教務(wù)處、校團(tuán)委、學(xué)生社團(tuán)、學(xué)生社區(qū)等部門的業(yè)務(wù)溝通及聯(lián)系，及時(shí)掌握活動(dòng)開展及材料產(chǎn)生的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并提出統(tǒng)一的材料上交要求及模板。

3.2.3充分發(fā)揮輔導(dǎo)員在檔案書寫中的重要作用。輔導(dǎo)員是學(xué)生在校期間思想、學(xué)習(xí)及生活狀況的重要見證人，檔案中要準(zhǔn)確真實(shí)體現(xiàn)每個(gè)個(gè)性鮮明的學(xué)生個(gè)體形象，取決于輔導(dǎo)員的工作態(tài)度，因此，要求輔導(dǎo)員以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)每位學(xué)生在校期間的表現(xiàn)給出準(zhǔn)確的評(píng)語。

3.2.4建立畢業(yè)生檔案材料的備份機(jī)制

針對(duì)部分手寫檔案材料無備份的現(xiàn)狀，由檔案部門組織人力對(duì)部分紙質(zhì)材料掃描并保存，確保畢業(yè)生離校后，有盡可能多的信息資料實(shí)現(xiàn)可查性，滿足校友檔案資料查詢需求。

3.2.5重視學(xué)生檔案信息化建設(shè)

與教學(xué)部門實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息共享，授予檔案材料產(chǎn)生部門相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限并提出數(shù)據(jù)更新及維護(hù)要求，教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)籍變動(dòng)情況更新，及各學(xué)期考試成績錄入;團(tuán)委負(fù)責(zé)學(xué)生在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)及社團(tuán)活動(dòng)中現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)及獲獎(jiǎng)情況錄入;分院負(fù)責(zé)學(xué)生獎(jiǎng)懲信息及實(shí)習(xí)鑒定的錄入;資助中心負(fù)責(zé)導(dǎo)入學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金信息等，以上各種信息均可通過系統(tǒng)準(zhǔn)確、安全、及時(shí)得到儲(chǔ)存及調(diào)用。通過建立全校共同維護(hù)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，有效解決學(xué)生在校期間檔案資料分散，收交整理難度大，接交手續(xù)繁雜等矛盾。

高校學(xué)生檔案管理復(fù)雜、龐大、系統(tǒng)，需要政府重視、領(lǐng)導(dǎo)支持、相關(guān)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)。望在社會(huì)各界的共同努力下，高校學(xué)生檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，更加規(guī)范及完善。

（作者單位：西安歐亞學(xué)院 ）