淺談如何做好高校檔案管理工作

摘 要 檔案管理是高校教育的重要組成部分，它是學(xué)校開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的信息資源，檔案管理在高校建設(shè)和發(fā)展中起著決定性的作用。高校檔案蘊(yùn)含著豐富的文化內(nèi)涵，具有很強(qiáng)的保存價(jià)值與一定的查證作用，包含了高校工作的方方面面，可以為高校的工作和活動(dòng)提供可靠的信息基礎(chǔ)，使高校的各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞 檔案管理 高校 素質(zhì) 信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校檔案資料是高校廣大教職員工進(jìn)行招生、教學(xué)、管理、學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)所形成的對(duì)學(xué)校以及社會(huì)來(lái)說(shuō)具有保存價(jià)值及意義的各種文字、圖表、影像等不同形式的真實(shí)的原始記錄。高校是培養(yǎng)人才的重要基地，檔案資料記錄了學(xué)校教育的歷史，通過(guò)分析利用這些歷史資料，可以有效地提高教育管理和教學(xué)水平，為學(xué)校教學(xué)工作的改革提供重要依據(jù)，可以很好的推進(jìn)學(xué)校教學(xué)工作的進(jìn)行。檔案管理工作是每所高等學(xué)校管理不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，更是衡量一所高校管理水平高低的重要標(biāo)志。本文就如何做好高校檔案管理工作，提出幾點(diǎn)個(gè)人建議。

1要重視高校檔案管理工作

時(shí)代發(fā)展日新月異，檔案管理工作承擔(dān)著記錄和傳承的職責(zé)，高校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此在廣泛的社會(huì)文化背景之下，高校檔案工作要努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)特的文化氛圍，與各種德育活動(dòng)相結(jié)合，成為校園文化建設(shè)的重要基地，最大范圍反映學(xué)校的文化歷史面貌。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，并要倡導(dǎo)全校教職員工認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要地位，充分發(fā)揮檔案管理在校園文化建設(shè)、服務(wù)育人等方面的作用，并且把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)機(jī)制當(dāng)中，提高全體教職工的建檔意識(shí)，營(yíng)造人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好氛圍。檔案管理工作涉及范圍廣，部門(mén)多，需要得到全體人員的配合。只有全體教職員工統(tǒng)一思想，高度重視檔案管理工作，才能夠確保檔案的管理質(zhì)量。

2要建立完善的檔案管理工作制度

目前，檔案管理工作在高校的地位還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的高度，想要保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須建立嚴(yán)格的規(guī)章管理制度。高校檔案以多種形式詳細(xì)記錄了管理、實(shí)踐、教學(xué)等活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，具體的體現(xiàn)了高校的發(fā)展過(guò)程，是認(rèn)知及掌握高校發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)依據(jù)，是學(xué)校的重要信息資源。

首先檔案管理要嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理部門(mén)制定的標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展高機(jī)制，高效率的工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計(jì)，歸類(lèi)及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫(kù)房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。其次檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負(fù)責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，從高校檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定一系列的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

3要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力直接影響到檔案工作的質(zhì)量如何，學(xué)校應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)管理人員理論知識(shí)和各項(xiàng)技能的培訓(xùn)和創(chuàng)新，要利用多種方法，增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能及綜合素養(yǎng)。學(xué)校檔案管理人員要積極參加專(zhuān)業(yè)的教育培訓(xùn)，積累經(jīng)驗(yàn)并開(kāi)拓進(jìn)取，更要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，全面提高自己本身的綜合素質(zhì)能力，這樣才能勝任檔案管理工作，使自己成為綜合型的優(yōu)秀的檔案管理人才。一名優(yōu)秀的檔案管理人員不僅要做到能夠刻苦鉆研相關(guān)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，還要在實(shí)際工作中靈活運(yùn)用并掌握各種管理技能和技巧，了解相關(guān)工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀以及發(fā)展新動(dòng)態(tài)，勇于創(chuàng)新，運(yùn)用檔案學(xué)科不斷發(fā)展的新理論和新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作，不斷提高自己的工作的能力。

檔案管理人員還需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任心，要有嚴(yán)格的保密意識(shí)。要忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且不貪圖名利、愿意為他人服務(wù)。

4要提高檔案管理信息化水平

隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)水平的突飛猛進(jìn)，信息化建設(shè)也是高校檔案管理的客觀需求及必然走向。將繁多的檔案資料和各種管理過(guò)程數(shù)字化，通過(guò)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)運(yùn)作和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資料高效合理的配置并有效的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案資料的存儲(chǔ)能力，擴(kuò)大傳播范圍，達(dá)到檔案信息資源的社會(huì)共享，充分發(fā)揮高校檔案信息的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。高校的檔案管理工作內(nèi)容繁雜、強(qiáng)度較大，而提高檔案管理的信息化水平能夠使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理，極大提高檔案管理的工作質(zhì)量及效率，并且還可以借用信息通訊技術(shù)把檔案數(shù)據(jù)盡快傳遞給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各二級(jí)學(xué)院和相關(guān)部門(mén)，更快捷、更有效、更準(zhǔn)確地為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、以及學(xué)生工作提供全方位的最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：郭春艷（1976～），女，漢族，籍貫山東省濰坊市諸城市，講師，從事教學(xué)秘書(shū)工作。

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