高職院校資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀與優(yōu)化措施

王俊 盧方

摘要：隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴張，高職院校在資產(chǎn)管理方面內(nèi)部控制的重要性程度與日俱增。文章在分析L學院資產(chǎn)管理活動概況及內(nèi)部控制現(xiàn)狀的基礎上，基于coso整合框架理論提出完善高職院校資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制環(huán)境、加強風險管控、優(yōu)化內(nèi)控流程、利用信息技術加強溝通、重視內(nèi)部監(jiān)督五方面措施，從而為提高高職院校資產(chǎn)管理內(nèi)控水平提供指導和借鑒。

關鍵詞：高職院校 資產(chǎn)管理 內(nèi)部控制

從2002年起，國家就已大力推進職業(yè)教育發(fā)展，重視高技能人才的培養(yǎng)。2012-2016年間，國家又陸續(xù)出臺了關于發(fā)展職業(yè)教育的重要批示，高職院校迎來了一個發(fā)展的鼎盛時期。高職院校新校區(qū)拔地而起、教學與研究設備持續(xù)更新、校企合作進一步深化，使得院校資產(chǎn)在數(shù)量和規(guī)模上急速擴大。然而院校資產(chǎn)管理觀念、管理手段仍然落后單一，已經(jīng)無法適應當前高職院校的發(fā)展，急需更新和提升，故本文以案例研究的形式對如何提高高職院校資產(chǎn)管理內(nèi)控水平予以探討。

一、L學院資產(chǎn)管理活動概況

（一）學院簡介

L學院是1998年全國首批國家批準成立的全日制綜合性高等職業(yè)院校之一，是全國100所國家示范性高職院校之一。學院下設機電工程、汽車工程、電子信息工程、環(huán)境與食品工程、財經(jīng)與物流管理、貿(mào)易與旅游管理、藝術、通識教育、馬克思主義學院，共9個二級學院、57個專業(yè)。學院擁有中央財政支持的實訓基地3個，自治區(qū)示范性實訓基地14個，市千萬元設備值生產(chǎn)性實訓基地4個，是目前廣西自治區(qū)實訓設施設備最為先進、功能最為齊全的高職院校之一。

（二）學院資產(chǎn)構成情況

L學院屬高職院校目前無對外投資項目，資產(chǎn)構成中固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)在資產(chǎn)占比最大，其中，無形資產(chǎn)主要包括專利技術、科研創(chuàng)新成果等，故本文研究對象僅限于L學院固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的內(nèi)控管理。2016年至2018年間L學院隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，通過新建校區(qū)與采購設備等，資產(chǎn)規(guī)模不斷增加，其中，教學、科研儀器設備值占固定資產(chǎn)比重持續(xù)上升，年均增幅2000萬左右。

（三）學院資產(chǎn)管理崗位與部門設置

學院資產(chǎn)管理實行“統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理方式，其中校黨委會、校長辦公會為學校國有資產(chǎn)管理的最高決策機構。依據(jù)國有資產(chǎn)性質與用途的不同，確定主要歸口管理部門，具體有財務處、后勤處、檔案與圖書館、科技處、學校辦公室等5大部門及下屬9個二級管理單位，各部門設置有專管資產(chǎn)的副職部門領導及兼職資產(chǎn)管理員。

二、L學院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

為了解學院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的情況，筆者設計了“L學院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制調(diào)查問卷”，并在各資產(chǎn)管理崗位和部門中展開問卷調(diào)查。調(diào)查對象包括領導、部門行政管理人員，資產(chǎn)管理員、專職教師等，共收回有效問卷126份。在調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理人員與二級學院教師對資產(chǎn)管理的相關政策了解有較大差距，從中反映出L學院資產(chǎn)管理內(nèi)控方面存在著缺陷。

（一）資產(chǎn)配置效率低下

目前，公辦高校管理方面重視不夠，資產(chǎn)管理思想上也較為粗放，L學院也不例外。在126份有效調(diào)查問卷中，被調(diào)查者雖知曉學校設有資產(chǎn)管理部門，但是針對資產(chǎn)管理部門與其他相關部門如財務處、科技開發(fā)處等部門的職責以及管理對象，86.7%的被調(diào)查對象都無法正確說出，混淆了各部門之間的職責，對資產(chǎn)種類的認識也不全面。

在被調(diào)查者中，65.4%以上人員并不清楚各自所在部門的具體資產(chǎn)情況。其中82.3%的人認為為了科研、教學目的可以追逐新產(chǎn)品、新設備，在經(jīng)費允許的情況下均可申請采購新設備。這樣就會出現(xiàn)較多未達到使用年限的設備被放置直至報廢年限的情形，資產(chǎn)整體配置和使用效益不高。這也從側面反映出學校對資產(chǎn)管理不夠重視，對實物資產(chǎn)缺少有效的監(jiān)管方式，無法從真正意義上對資產(chǎn)進行有效配置，提高資產(chǎn)利用率。

（二）資產(chǎn)使用較為隨意，對制度執(zhí)行不嚴

針對資產(chǎn)管理制度，有30位被調(diào)查者基本了解資產(chǎn)管理制度。71.8%的被調(diào)查者認為雖然學校有資產(chǎn)管理制度，但是具體內(nèi)容不了解。同時，82.5%的被調(diào)查者認為部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，學校資產(chǎn)管理水平低下。據(jù)實地訪談了解，下面情況時有發(fā)生：忽視資產(chǎn)標簽對資產(chǎn)識別及管理的作用。在辦理資產(chǎn)入庫后，資產(chǎn)管理員未能及時將標簽粘貼在對應資產(chǎn)上，或忽視資產(chǎn)標簽脫落問題，未及時補充；資產(chǎn)部門之間調(diào)配存在隨意性，不向資產(chǎn)管理部門上報資產(chǎn)的變更情況，在清查時找不到聯(lián)系人或者找不到資產(chǎn)；退休的資產(chǎn)管理人員離崗時未按規(guī)定辦理資產(chǎn)移交手續(xù)等。反映出資產(chǎn)管理部門缺乏對資產(chǎn)使用部門的檢查、監(jiān)督、考核，無法及時調(diào)用可用資源，難以提高資產(chǎn)的使用效率。

（三）資產(chǎn)處置未能遵循流程，存在處置不當?shù)那闆r

在資產(chǎn)處置方面，90.3%的被調(diào)查者無法準確說出資產(chǎn)處置的流程。其中又有21.6%的被調(diào)查者認為一些資產(chǎn)可隨意丟棄，無需報批。大部分人不熟悉資產(chǎn)處置流程是L學院存在不能及時辦理資產(chǎn)報廢手續(xù)情況的原因之一。原因之二是資產(chǎn)處置手續(xù)繁雜，耗時長，導致執(zhí)行積極性較低。L學院屬于市屬院校，處置資產(chǎn)相對于區(qū)級院校自主權限低?，F(xiàn)行的資產(chǎn)處置流程不僅僅在校內(nèi)辦理處置申請，還需要在學校審批手續(xù)完成后，由資產(chǎn)管理部門上報教育局審核通過后，再報市級財政部門審批。在教育局、財政局的審批審核并批復后，才可以正式對報廢的資產(chǎn)進行處置和賬務處理。

（四）資產(chǎn)清查主動性欠缺

資產(chǎn)清查主要目的是了解單位擁有資產(chǎn)的狀況，包含資產(chǎn)的數(shù)量與金額、資產(chǎn)在用情況、資產(chǎn)損壞情況及資產(chǎn)的利用率等。按規(guī)定，行政事業(yè)單位應明確自身資源，每年末進行資產(chǎn)清查。調(diào)查顯示，53.1%的被調(diào)查者認為資產(chǎn)清查是上級要求，不必要每年都進行。僅只有10%的被調(diào)查者認為資產(chǎn)清查每年進行十分必要。可見L學院大部分時間僅按照上級文件要求被動進行資產(chǎn)清查工作，未主動將資產(chǎn)清查設定為每年的固定工作。

（五）監(jiān)督與檢查工作重視度不足

對資產(chǎn)管理進行監(jiān)督檢查，內(nèi)部審計部門也是重要主體之一。60%的被調(diào)查者認為學校存在內(nèi)部審計部門，35%被調(diào)查者認為學校沒有內(nèi)部審計部門。在L學院，內(nèi)部審計室是2016年7月的初建部門，隸屬于學校辦公室，只有2人在崗。實際工作中，內(nèi)部審計室的職能作用受到各種因素制約影響，使資產(chǎn)管理的某些關鍵環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)管，不能完全發(fā)揮其監(jiān)督作用。缺乏對資產(chǎn)管理工作的重點和風險易發(fā)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，內(nèi)部控制工作沒有針對性，不能及時反饋問題、及時糾正完善管理。

三、優(yōu)化L學院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的措施

為了優(yōu)化L學院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制，基于COSO整合框架理論，筆者將從內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個角度展開優(yōu)化和完善。

（一）形成學院資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的良好環(huán)境

首先，從校領導到教職工，要認識到資產(chǎn)管理的重要性，擁有正確的內(nèi)控管理意識。學校應成立專門的資產(chǎn)管理部門來統(tǒng)籌監(jiān)管全校資產(chǎn)。資產(chǎn)使用部門應設立專職或兼職的資產(chǎn)管理員，對本部門的資產(chǎn)進行實物及臺賬管理。

其次，明確資產(chǎn)內(nèi)部控制中各組織機構的職能及控制流程。高職院校資產(chǎn)管理職能部門的分工需遵循崗位不相容原則。在對資產(chǎn)管理控制流程設計時，避免出現(xiàn)“一支筆”的情形，應確保至少兩個及以上部門參與，便于相互制約與協(xié)調(diào)。

例如實訓或科研設備采購，首先應由至少三人以上的教師組團進行項目調(diào)研，并確定三家以上具備資質的供應商及其提供的設備規(guī)格、價格并記錄詢價過程；其次設備參數(shù)及預算應申請立項論證.為防止復采購、建設，立項論證需經(jīng)學院分管領導、教務與實訓管理處相關人員開會論證其可行性及預期效益等；再次，立項論證完成之后，由資產(chǎn)管理部門負責召開采購論證，主要對設備參數(shù)及商務條款進行二次論證，保證參數(shù)符合政府采購法規(guī)要求、無排他性等；最后，由內(nèi)部審計人員根據(jù)確定的參數(shù)及商務條款進行預算審定，確定最終設備采購預算，資產(chǎn)管理部門完成相關采購手續(xù)。

（二）構建全面風險管理指標體系，保障風險控制有效實施

首先，針對L學院二級學院及其行政部門眾多、資金來源多樣、千萬元設備及生產(chǎn)性實訓基地等實際情況，有必要建立獨立的國有資產(chǎn)風險管理委員會。

其次，在風險管理委員會的帶領下，由資產(chǎn)管理部門牽頭，聯(lián)合各二級學院和行政部門針對L學院資產(chǎn)風險管理體系進行調(diào)研，構建出L學院的風險管理整體框架。

再次，進行風險評估。在資產(chǎn)管理業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)中識別內(nèi)控風險點，包括資產(chǎn)的采購與驗收、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)盤點、資產(chǎn)日常維修與管理、資產(chǎn)報廢與處置（見表1）。針對已梳理出的風險點進行風險分析，據(jù)此制定和完善L學院資產(chǎn)管理的風險管理制度、辦法與規(guī)范；

最后，根據(jù)風險點和風險量化分析結果，建立L學院資產(chǎn)管理風險評價指標體系。

（三）優(yōu)化和明確內(nèi)部控制流程

優(yōu)化資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制流程思路如下：

首先，梳理學校資產(chǎn)管理工作流程。明確各職能部門在資產(chǎn)使用和管理中的具體工作職責，注意不相容崗位的分離及職權間的相互配合。

其次，繪制關鍵資產(chǎn)管理活動的業(yè)務流程圖，如采購、驗收入庫、使用與維護、報廢與處置等業(yè)務流程圖，確定各環(huán)節(jié)重要控制點，監(jiān)控有較高風險的控制環(huán)節(jié)。例如資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)應加強前期論證，充分考慮采購的必要性、可行性及項目實施達到的效益，避免重復、超標準采購；又如資產(chǎn)驗收、調(diào)配、處置等業(yè)務，學院資產(chǎn)管理部門與學院資產(chǎn)使用部門應各司其職，互相監(jiān)督。

再次，實行授權授信控制，加強事前監(jiān)控。其中包括明確授權批準的范圍；根據(jù)資產(chǎn)的重要性及金額大小確定不同授權審批層次；明確每個層次的被授權者在履行權力時應承擔的具體責任；規(guī)定資產(chǎn)的申購、調(diào)配及處置等審批程序，以便相關教職員工按程序辦理審批，防止越級或違規(guī)審批的情況。

最后，年度終了，評價各部門資產(chǎn)使用效益，并將其與部門績效考核掛鉤。例如使用“排課率”指標對已投入使用的實訓室的閑置情況進行評價，閑置率過高的部門本項目績效評分則較低。

（四）利用現(xiàn)代信息技術加強信息交流與溝通

L學院應建立良好的信息傳導途徑與長效溝通機制，有助于提高資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的效率和效果。

一方面，利用網(wǎng)絡和計算機技術，自行或與信息管理公司合作建立網(wǎng)絡化和信息化的資產(chǎn)信息管理平臺。資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應與教職工的在線報賬和財務信息系統(tǒng)、財務處的預算管理和賬務處理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)信息無縫對接，以實現(xiàn)對預算編制、采購申請、資產(chǎn)入庫登記、財務核算、資產(chǎn)清查等活動的聯(lián)動管理。

另一方面，建立資產(chǎn)管理部門與使用部門的長效溝通機制。資產(chǎn)管理部門負責制定學校資產(chǎn)管理制度并進行監(jiān)督，有義務通過有效的方式將制度傳達到資產(chǎn)使用部門，并積極聽取使用部門的制度執(zhí)行反饋，實現(xiàn)持續(xù)改進。有效的溝通渠道包括學院微信平臺、數(shù)字化信息平臺和QQ群，發(fā)布通知、郵件、發(fā)布網(wǎng)絡問卷等。

（五）重視資產(chǎn)管理的內(nèi)部監(jiān)督工作

內(nèi)部控制與資產(chǎn)管理工作應是過程性的融合，需要不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。一方面，應注重加強內(nèi)部審計、監(jiān)察部門的人員配置與職責分工，對資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督.擴大內(nèi)部檢查監(jiān)督范圍并滲透到資產(chǎn)內(nèi)控管理的所有風險點上。另一方面，資產(chǎn)管理部門應針對資產(chǎn)管理工作的重點和高發(fā)風險點進行重點監(jiān)控，提高資產(chǎn)使用部門對資產(chǎn)管理內(nèi)控工作的認識，積極配合資產(chǎn)管理部門的監(jiān)管，對發(fā)現(xiàn)的問題及時落實整改，同時對內(nèi)部控制設計及運行缺陷進行糾正和完善。