探討實現事業單位檔案優化管理的主要措施

郭香

摘 要：對于事業單位而言，檔案管理工作是尤為重要的。通過檔案管理工作的順利實施，不但能夠為事業單位的各項發展決策提供有效的依據，還能夠促進事業單位的可持續性發展。在當今的時代，事業單位如果想要提升自身的檔案管理水平，就要與時俱進的對檔案管理工作實施相應的優化。本文就實現事業單位檔案優化管理的主要措施做了相關的闡述。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化改革

在事業單位的發展過程中，一定要對檔案管理工作予以高度的重視，與時俱進的更新檔案管理工作的理念，將創新性的發展理念充分的融入到檔案管理工作當中去，以此來有效的提升事業單位檔案管理工作的水平。事業單位的檔案管理工作還是比較復雜的，不但需要相關的管理人員具備較強的檔案管理技能，還需要相關的檔案管理人員具備良好的職業素養。隨著時代的發展和科技的進步，不但為事業單位的檔案管理工作創造出了良好的發展條件，還有效的推動了事業單位檔案管理工作的創新發展。

一、實現事業單位檔案優化管理的重要意義

檔案管理工作是事業單位內部管理工作的重要組成部分之一。通過優化檔案管理，不但能夠有效的記錄事業單位內部的各類事件，還能夠為事業單位人才的任免和考核提供有效的指導。在當今新的經濟發展時期下，事業單位的檔案管理工作如果想要滿足時代的發展需求，就要與時俱進的完善和優化自身的檔案管理工作。首先，對檔案管理實施相應的優化，能夠使檔案充分的體現出員工的工作表現和政治思想，從而為事業單位的用人過程提供有效的依據。其次，對檔案管理實施相應的優化，能夠為事業單位的各項工作提供更加全面的考察依據。最后，實現事業單位檔案優化管理是時代對事業單位檔案管理工作提出的要求，促使事業單位將各種現代化的技術手段充分的融入到自身的檔案管理工作中，從而有效的推動事業單位檔案管理工作的信息化發展進程。總之，對檔案管理實施相應的優化，不但能夠有效的提升事業單位的檔案管理水平，還能夠促進事業單位的深化改革，從而促進事業單位的可持續性發展。

二、目前事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質水平不高

目前，某些事業單位在開展檔案管理工作的過程中，還是存在一定的不足之處的。首先，某些事業單位的領導沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的內容缺乏深入的理解，從而導致檔案管理的水平無法得到進一步的提升。其次，檔案管理人員的綜合素質水平不高。檔案管理工作是一項技術含量很高的工作，需要相關的工作人員具備較高的綜合素質水平。目前，對于某些事業單位而言，一方面，某些事業單位缺乏專業程度較高的檔案管理人員，甚至沒有設置專門的檔案管理崗位;另一方面，某些事業單位的檔案管理人員的業務水平較低，就缺乏相關的檔案信息管理知識，又缺乏良好的責任意識，也就難以有效的提升工作質量和工作效率了。

（二）檔案管理的方式不夠科學

目前，某些事業單位在開展檔案管理工作的過程中，檔案管理的方法不夠科學。首先，某些事業單位的檔案管理工作缺乏良好的工作秩序。在此過程中，一方面，不能夠做好相關的檔案資源收集工作，從而導致檔案管理工作科學性與合理性的下降;另一方面，某些事業單位由于檔案管理人員的流動性較大，從而導致檔案管理工作缺乏統一的標準，進而導致了檔案信息資源真實性的降低;其次，某些事業單位檔案管理的安全性較低。隨著科技的不斷進步，信息技術被逐步的引入到了事業單位的檔案管理工作中。在這種情況之下，檔案管理的安全性就顯得尤為重要了。如果檔案管理的安全性不高，就會使一些不法分子有機可乘，從而導致檔案信息的丟失。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

目前，某些事業單位還缺乏完善的檔案管理制度。對于檔案管理工作而言，一定要有完善的管理制度來加以支持。不然的話，相關的工作人員就會感到無所適從，得不到有效的指導，從而減低檔案管理的水平。另外，缺乏完善的管理制度，也會對相關工作人員的工作責任感產生直接的影響，從而導致其工作水平的下降，進而影響事業單位的正常運轉。

三、實現事業單位檔案優化管理的主要措施

（一）不斷的提升檔案管理人員的綜合素質水平

對于事業單位而言，如果想要切實的提升檔案管理工作的水平，實現檔案優化管理，就要不斷的提升檔案管理人員的綜合素質水平，引導相關的檔案管理人員能夠充分的認識到檔案管理工作的重要性。首先，要適時的組織檔案管理人員開展相關的培訓教育工作。在此過程中，除了要不斷的提升其檔案管理技巧之外，還要引導工作人員能夠正確的認識到檔案管理工作發揮的重要作用。另外，還要不斷的提升檔案管理人員的信息采集能力，以此來實現其對檔案信息的有效管理。其次，要加強對檔案管理人員管理能力的培養，最大化的挖掘出檔案管理人員的潛力。在此過程中，可以結合檔案管理工作的性質建立起相應的績效考核制度，以此來充分的調動起檔案管理人員的工作熱情，從而促進其整體工作質量和效率的提升。最后，要不斷的提升檔案管理人員的信息管理水平，定期的組織其開展相關的信息技術培訓，以此來有效的推動事業單位檔案管理的信息化發展進程，從而實現事業單位檔案管理信息方面的優化。

（二）與時俱進的優化檔案管理的方式

隨著時代的不斷發展，對于事業單位的檔案管理工作而言，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代化檔案管理的需求了，因此，就要與時俱進的優化檔案管理的方式。首先，事業單位要將各類先進的信息技術引入到自身的檔案管理工作中，不斷的加大對檔案管理信息化的建設力度，以此來有效的提升事業單位檔案管理工作的整體水平。在此過程中，一方面，要結合事業單位的實際情況來配置相關的信息管理設備，同時制定出相關的建設計劃;另一方面，要結合事業單位實際的檔案管理需求構建出相應的檔案管理數據庫，同時將相關的檔案信息引入到數據庫中。其次，要制定出規劃化的檔案管理制度，明確檔案管理人員的工作標準和工作職責。最后，要不斷的優化檔案服務，以此來充分的挖掘出檔案資源的價值。在此過程中，除了要做好檔案的歸檔和分類工作之外，還要確保檔案信息的完整和細致，不斷的提升檔案管理的安全性，提升相關工作人員的安全管理意識，從而更加高效的利用事業單位的檔案資源。

（三）不斷的完善檔案管理制度

事業單位如果想要有效的實現檔案優化管理，就要不斷的完善檔案管理制度。首先，要結合事業單位的實際情況來設置檔案管理部門，并將其作為獨立的職能部門進行管理，同時配置專業的檔案管理人員。另外，單位內部的檔案管理部門要對檔案信息實施綜合性的管理，既要發揮出監督管理的作用，又要發揮出一定的指導作用。其次，科學合理的制定出行之有效的檔案管理制度，明確檔案管理人員的權利、責任、工作目標以及工作標準，同時將檔案管理工作的內容進行細化處理。最后，事業單位的檔案管理部門一定要加強和其他部門的交流合作，以此來對檔案管理工作的流程實施有效的優化。

四、結束語

綜上所述，隨著時代的不斷發展，實現事業單位檔案優化管理是具有重要意義的，因此，事業單位一定要對此予以高度的重視，不斷的提升檔案管理人員的綜合素質水平，與時俱進的優化檔案管理的方式，不斷的完善檔案管理制度，從而促進自身檔案管理水平的提升。

參考文獻：

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