淺析基層醫院檔案信息資源管理與開發利用工作

張德衛 孟哲

隨著信息社會的迅速發展，檔案信息化管理工作日趨增強，醫院檔案管理工作，逐漸從規模式向信息化和網絡化管理過渡，給檔案信息管理工作帶來了革命性的挑戰，現今基層醫院尚未重視檔案信息資源管理與開發利用工作，因而制約了檔案信息資源的有效發揮。

1 醫院檔案信息資源管理與開發利用存在的問題

1.1 醫院領導思想認識不夠

單位領導檔案意識淡薄，沒有將檔案工作納入醫院各項管理工作的議事日程，在衛生行業一貫重視業務，沒有認識到檔案信息資源在其在科研、教學、處理醫療事故和醫療糾紛等方面發揮的重要作用，相關方面的經費和人員投入有限，因而制約了檔案工作的開展。

1.2 檔案管理人員業務素質較低。

基層醫院檔案管理員多數學歷低，并且多數是兼職，檔案信息化意識不強，參加檔案專業技術培訓少，對新技術、新知識缺乏了解，特別是現代化檔案管理知識掌握的更是微乎其微，這都對醫院檔案信息化管理工作帶來了較大制約作用。

1.3 檔案資源建設與利用工作薄弱

1）基層醫院檔案員多數是兼職，工作不能專心投入，檔案存放散亂，隨放隨丟，收集檔案時也只是應付差事，收集一些重點科室材料，忽視其收他科室材料收集，致使基層醫院文書檔案歸檔內容少，就使一些重大活動、重大事件檔案都收集不起來，其他載體檔案如照片檔案、電子檔案收集得更少，造成檔案散失多、門類單一。

2）主動服務的積極性不高，檔案檢索目錄單一、多是手工檢索，沒有建立檔案信息平臺，存有你來我查被動服務情況，在醫院教學、科研服務的功能上得不到有效的開發應用，這些都阻礙了醫院檔案信息資源的開發利用。

1.4 檔案管理技術落后

在當前醫院檔案信息化建設過程中，檔案在信息化管理中所需要的設備和技術都跟不上時代步伐，現代化技術設備配備不齊全，如存儲設備、掃描儀等缺乏，對于新領域、新門類、新載體等各門類檔案不能很好的收集存儲，檔案資源流失較多，醫院許多有價值的檔案資源保存不下來，醫院檔案信息資源管理混亂。

2 如何做好檔案信息資源管理與開發利用工作

2.1 加強領導，提高認識，健全體制，制定措施

要加大對《檔案法》的宣傳力度，醫院檔案是衛生醫療單位進行診治和治療的真實記錄，蘊藏著廣大醫護工作者醫療活動實踐和勞動成果，他還是科研、教學、編史修志、處理醫療事故和醫療糾紛重要可靠依據，所以增強醫院領導的檔案意識，要充分認識檔案的重要性，建立由院領導分管、檔案室牽頭，各職能科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡，將檔案管理納入單位工作重要議事日程，制定一套完整的檔案管理制度和措施，將黨群、行政、科研、設備、財務等不同類別檔案實行集中管理，改變過去分散管理造成的人力、財力、物力和空間的浪費，保證檔案的完整與安全，實現檔案信息資源共享， 投入適當檔案經費，滿足檔案管理的需要。

2.2 加強檔案信息管理人員技術培訓

檔案管理工作人員自身的素質、知識層次以及專業技水平在很大程度上制約著檔案信息化管理的進一步發展。醫院檔案信息化管理要求檔案管理人員，既要有扎實的業務能力，又要有較強的管理和服務能力，因此必需要加強專業技術人才培訓，提高專業技術水平。這就要求檔案管理人員首先要適應新形勢，敢于提出新辦法，解決新問題，在檔案管理上有所創新，有所突破。其次，要加強學習，系統學習《歸檔文件整理》 、《檔案保護技術學》、《檔案編纂學》等，特別是現代化檔案管理知識的學習，如計算機技術，實現電子檔案管理，提高快捷便利的檔案服務利用體系。再次，走出去，向上級主管部門、經濟發達地區學習，學習他們檔案管理先進經驗與做法。收集好醫院各方面檔案歸檔，從源頭上保證歸檔文件材料門類上的齊全、數量上的完整、質量上的優良，掌握第一手醫院檔案信息資源，發揮好檔案應有的作用。

2.3 提高醫院檔案信息管理化水平

隨著現代醫學技術的發展，現代醫療設備的采用，使醫院對檔案信息的依賴性也越來越大，檔案形成也越來越多，所以要有專門存放檔案的庫房，并配備必要的檔案櫥柜，或密集架，消毒設備，溫濕度計，空調、滅火器等。同時還應配備相應的現代化設備，如計算機、掃描儀、打印機、復印機等，方便工作，提高工作效率，改變陳舊落后管理條件，從而大幅度提升檔案管理現代化水平。

2.4 做好檔案信息資源的開發利用

利用工作是檔案的核心工作，從某種意義講，檔案的其他工作都圍繞這一中心工作展開。一方面，只有做好利用工作，才能體現檔案的價值，促進其它各項工作的開展；另一方面，以資源共享為著眼點，樹立開放的檔案意識，積極主動挖掘檔案信息資源，建立數字網絡信息共享平臺，為領導決策、科研、醫療糾紛等做好服務。還可以通過利用檔案真實反映醫院工作開展情況，編寫大事記、醫院志、檔案利用實例匯編等，最大限度地發揮好檔案的利用價值。

綜上所述，在信息時代的今天，信息技術在各個領域起著重要作用，對醫院檔案各項工作也起了指導作用，檔案信息化的建立，是醫院計劃和決策的可靠依據，是指導并協調醫院各項工作的正常運行的參考依據，對做好醫院檔案管信息管理和開發利用工作，有著獨特而重要的現實意義。