電子辦公環境下的文書檔案管理

李子旭

摘 要：電子計算機技術的不斷普及給人們生產生活的諸多領域帶來了便利，電子技術逐漸融入到人們生活的方方面面，電子辦公就是在這一背景下興起的一種新型辦公方式。所謂電子辦公是指充分利用當代信息化電子技術開展辦公活動的一種現象。文書檔案管理作為辦公工作的核心部分，其開展效益直接影響著辦公工作的目標能否達成。因此，為了保障電子辦公環境下文書檔案管理工作取得更好的效果，本文對這一工作的開展意義予以明確并就當前存在的問題進行了簡要分析，繼而得出相應的優化對策對于提高電子辦公水平、促進社會的不斷發展有重要意義。

關鍵詞：電子辦公；文書檔案管理；意義分析；現存問題

在電子辦公逐漸普及的大背景下，我國單位的文書檔案管理也逐漸實現了信息化，充分利用電子計算機技術對文書檔案進行分類管理不僅有利于提高文書檔案保管效果，而且能夠更好地優化文書檔案的利用效率，提高檔案管理工作開展的整體水平。但不可忽視的是，在當前我國電子文書檔案管理工作的開展過程中依然存在著一定的問題，導致文書檔案管理工作的效果難以得到最優化地實現，因此需要通過一定的研究提高文書檔案管理的水平。

1 優化電子辦公環境下文書檔案管理的意義

文書檔案作為記錄單位重大事項及重要資料的載體，不僅可以起到保存單位歷史、積累單位經驗的作用，而且可以為后續工作的開展提供重要的信息依據。因此在開展辦公工作的過程中將文書檔案管理工作置于重要地位，并盡可能地提高文書檔案管理的效率對于優化單位整體工作的開展具有重要意義。尤其是在信息化技術高速發展的當代環境下，文書檔案的類別及數量都呈現出與日俱增的趨勢，因而文書檔案管理工作開展的難度也越來越大，對文書檔案管理工作開展效率的要求越來越高。因而，將智能化的電子技術融入到文書檔案管理工作當中，建設專業的電子化文書檔案管理平臺，實現文書檔案的電子化歸類保管，不僅可以幫助單位實現文書檔案分類整體效率的大大提升，而且能夠實現文書檔案更便捷化的共享，為文書檔案價值的發揮奠定優良的基礎。

2 電子辦公環境下文書檔案管理工作的現存問題

2.1 文書檔案管理工作電子化未被重視

雖然就電子辦公環境下人們的整體意識變化來看，在辦公的過程中對電子信息技術的使用意識是呈現出不斷增強的趨勢的。但由于我國檔案管理工作的開展在辦公系統中一直處于較為獨立的地位，且將電子化技術應用到文書檔案管理工作當中仍然處于探索階段。因此大部分單位的文書檔案管理人員對于文書檔案管理工作的電子化依然缺乏正確的認知，且并不具備開展相關實踐的經驗，由此導致文書檔案的電子化管理在辦公工作開展的過程中未被予以充分的重視，文書檔案管理工作的開展效率未因電子化時代的帶來得到明顯地改善。

2.2 文書檔案管理電子化技術尚不成熟

文書檔案管理電子化必須以電子信息技術為支撐。再結合上文所述內容可知，隨著大數據時代的到來，單位文書檔案的種類及數量都呈現出直線上升的趨勢，因此若想通過電子信息技術對文書檔案進行管理，就必然對相關的技術水平有較高的要求，且需要有專業的平臺作為文書檔案統一管理的載體，以此來保障文書檔案管理效果的優化。但就目前我國文書檔案管理電子化的相關技術來說，尚處于上升發展階段，文書檔案的分類、壓縮、檢索等都未實現充分意義上的簡化、統一的文書檔案平臺也未得以妥善建立，且缺乏相應的法律法規對電子文書檔案的安全性予以保障，阻礙文書檔案電子化管理效益的發揮。

2.3 文書檔案管理電子化設施不夠齊全

除了文書檔案管理電子化技術的先進性不夠之外，文書檔案管理電子化設施的不齊全也是阻礙文書檔案管理電子化高效實現的重要原因。具體地來說，這是由于單位的文書檔案管理系統必須是與單位的各個部門相聯系的，且應當具備一定的文件備份、文件分類功能。由此使得若想構建完整的文書檔案管理電子化系統，不僅需要簡單的計算機設備作為文件檔案的儲存主體，還需要連接一定的文件安全保護設備等其他設施，但就當前大部分單位的文書檔案管理情況來看，這些專業設備的配備都是尚未齊全的。

2.4 電子化文書檔案管理標準不夠完善

由于文書檔案的管理直接關系著單位的經營管理，部分機密性的文件甚至可以直接決定單位的生存情況。因此，如何加強對電子化文書檔案管理工作的規范、保障文書檔案電子化管理過程的安全成了需要大力研究的主要內容。從我國目前的相關規定來看，當前我國文書檔案的電子化管理無論是在管理設備、管理平臺還是管理手段方面都缺乏相應的標準，由此導致不同單位之間文書檔案電子化管理的質量參差不齊，效果也各不相同。

3 優化電子辦公環境下文書檔案管理工作的具體策略

3.1 強化文書檔案電子化管理意識

將文書檔案管理工作電子化的意識薄弱，是導致電子辦公環境下文書檔案管理工作開展效益難以實現最優的主要原因。因而，在實現文書檔案管理電子化的過程中，必須首先強化單位文書檔案管理人員的相關意識，使其認識到實現文書檔案管理工作電子化的重要意義，并在此基礎上積極向文書檔案管理電子化的先進單位學習相關實踐經驗，逐步實現文書檔案電子化管理方式的有效應用。

3.2 建設電子化文書檔案管理平臺

文書檔案管理電子化技術的不成熟及統一管理平臺未得以建立是導致文書檔案電子化管理工作難以廣泛落實的重要原因。因此在電子化辦公的環境下，單位應當打破傳統的各部門各自進行檔案歸類整理的傳統局面，將單位內部所有的文書檔案歸入一個統一的平臺進行管理，并積極學習國內外有關文書檔案電子化管理的相關技術，為充分實現文書檔案分類、保管、共享的高效化提供技術基礎。

3.3 加強文書檔案電子化管理設施建設

為了充分實現文書檔案電子化管理的相關功能并發揮其長處，單位文書檔案管理人員應當積極借鑒相關經驗，將單位的文書檔案管理工作與電子辦公、互聯網系統等相關系統進行接洽，從而使得單位內部的文書檔案能夠以局域網為基礎進行保管和共享。而要實現這一目的，就必須完善局域網建設的相關設施的配置，并在此基礎上安裝相應的軟件應用系統，保障文書檔案管理軟硬件設施的完善。

3.4 完善文書檔案電子化管理相關標準

統一高效的管理標準是規范文書檔案電子化管理工作開展的重要前提，也是保障文書檔案安全性的關鍵基礎。因此在網絡技術不斷發展的今天，為了充分保障文書檔案管理電子化工作的可靠性，相關單位及國家政府部門應當制定文書檔案電子化管理的相關標準及制度，使得文書檔案電子化管理工作的開展有據可依，實現管理工作的程序化及規范化，確保其應有效益的最大實現。

4 結束語

總的來說，在當前電子化辦公的大環境背景下，文書檔案的電子化管理也成為了一種必然趨勢。但是由于受到不成熟的技術及相關人員薄弱的意識的制約，當前我國大部分單位文書檔案管理工作的開展尚未取得優良的效果，因此為了全面提高文書檔案電子化管理的水平，相關人員應當從意識、設施及相關制度等方面予以優化，促使單位文書檔案管理工作緊跟時代發展方向，為單位甚至整個社會的發展提供完整的資料信息。

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