新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設

夏靜

摘 要：事業(yè)單位檔案主要記錄的內容就是事業(yè)單位歷史發(fā)展情況以及現實情況，是事業(yè)單位無形資產之一，在社會信息技術不斷發(fā)展過程中，我們也步入了一個全新的信息化時代背景之中，身處在這種環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作也應該要順應發(fā)展新形勢，做好信息化建設工作，以此來有效提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和質量。為此，本文也就新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設進行了研究。

關鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

在大數據技術、IT技術以及人工智能技術不斷普及與應用的環(huán)境下，我國也步入了一個全新的發(fā)展環(huán)境中，身處在這種新形勢之下，事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著全新的機遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位傳統檔案管理方式已經無法再很好地滿足新形勢發(fā)展需求了。而為了能夠更好地面對新形勢給事業(yè)單位檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，筆者也就如何進行信息化建設進行了如下分析，希望能夠進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化以及科學化，從而有效將檔案管理的價值發(fā)揮出來。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

1）是時代發(fā)展的必然趨勢。在網絡通訊技術以及電腦不斷普及的環(huán)境下，信息化浪潮也以不可逆轉的姿勢開始席卷全世界各地，身處在這種形勢之下，檔案管理工工作自然就無法再繼續(xù)停留在之前傳統的管理模式之下。現如今我國很多大型檔案以及數據管理機構都已經實現了信息化改革，像是國家檔案局、高校圖書館管理等多方面都已經具備較為完善的信息化建設水平。為此，在這種環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作自然也需要進行全新的升級與完善，做好信息化建設，這也是順應新形勢發(fā)展的必然趨勢。

2）是改革發(fā)展的重要內容。現代事業(yè)單位制度普遍都已經引入了信息化概念以及信息共享管理理念，而在這其中較為基礎的信息管理主要包含了內部局域網絡、終端電腦、共享服務器、內部數據庫等等，而一些較為高段的信息管理則是以EDP、ERP、SCM等現代化管理平臺為主，借助于這些平臺能夠真正實現對事業(yè)單位共享信息系統的構建與管理，也能對單位運行與發(fā)展過程中所產生的一系列數據進行統一的篩選、存取、分析與匯總。由此可見，事業(yè)單位現如今本身就已經處在信息共享需求環(huán)境之中，這個時候檔案管理工作本身就是擁有最多數據以及信息資源的職能部門，所以在發(fā)展過程中自然也需要被納入到整個信息化系統之中，因為只有這樣才能更好地滿足事業(yè)單位信息化改革與發(fā)展整體需求之一。

3）是檔案改革發(fā)展的需要。事業(yè)單位在日常管理過程中，通常都需要對歷史資料以及歷史信息進行調閱，可是傳統管理模式之下，這一項工作的實現需要經過較為繁瑣的過程，需要管理人員進入檔案庫，按照檔案歸類原則來進行檔案查找，之后才能對所需要的數據進行整理與查閱，整個工作流程十分繁瑣，工作效率也十分低下，無法滿足現代化社會發(fā)展需求。但是，信息化建設的目的就能夠很好地改善這一問題，因為只需要借助于數據庫分析、檢索等功能就能很好地實現一系列的動作，所以就能讓檔案管理能力得以有效提升，促進事業(yè)單位健康和諧發(fā)展。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

在上述分析中我們提到了新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義，而要想真正做好這一項工作，筆者認為相關人員可以從以下幾點著手來進行完善：

1）對檔案管理業(yè)務流程進行重構。在進行檔案管理信息化建設的過程中，相關人員需要先對單位整個管理業(yè)務流程進行重構，即在信息化時代背景之下，對整個事業(yè)單位當那管理工作環(huán)節(jié)以及流程進行重新審視，分析其整個職能設計情況以及運行效率，發(fā)現其中所存在的一系列的問題，以及可能實現優(yōu)化升級的空間，及時借助于網絡技術以及現代化信息技術來進行重新的整合、規(guī)劃與升級，讓其能夠更好地滿足現代信息化建設需求。首先，需要對單位檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化，即對事業(yè)單位檔案管理部門內部環(huán)節(jié)流程進行梳理，同時及時厘清檔案管理部門與其它部門之間的關系，以此來對檔案管理業(yè)務銜接工作以及環(huán)節(jié)進行完善，讓單位內部成員都能夠參與到這一項工作之中。其次，需要對業(yè)務標準進行制度化建設。要想真正實現事業(yè)單位檔案管理信息化建設，制度化的落實可謂是十分的重要，所以在對事業(yè)單位檔案管理流程進行重構的時候，一定要做好制度建設，通過制度來明確信息化建設分工以及權責，從而真正立足于長遠來將信息化改革有效的落實到事業(yè)單位發(fā)展之中。最后，及時將電腦網絡技術人員以及智能納入到檔案信息管理流程之中，因為只有做好這一項工作才能更好地滿足新形勢發(fā)展需求。

2）拓展檔案管理服務能力。事業(yè)單位檔案管理工作的本質就是服務，這也是發(fā)揮出檔案管理工作價值的關鍵與核心，為此，在信息化建設過程中，如何有效拓展檔案管理服務能力也是較為重要的一項內容。對于這一點，首先需要對服務功能進行拓展，原有的檔案管理服務職能大多是局限于查閱、檢索等較為淺顯的表層，可是在信息化檔案管理模式之下，管理人員能夠借助于信息技術所存在的強大功能來引入動”的功能 拓展，借助于先進的功能模塊，來實現數據自動篩選、歸并、比對與分析，這樣就能讓使用者獲得更為良好的效益。其次，對服務內容進行拓展。傳統檔案管理模式服務內容十分的被動，而信息化建設過程中，管理人員就可以對服務內容進行拓展，從之前被動的“等”及時的拓展為主動的“提供”，從普遍化的服務及時的拓展到個性化、專業(yè)化服務，這樣才能更好地發(fā)揮出檔案管理數據的信息化價值，為使用者提供一鍵式的檔案信息服務。

3）檔案管理信息化平臺建設。在新形勢下哎事業(yè)單位檔案管理工作要真正實現信息化建設，信息化平臺建設是必不可少的，所以在建設過程中需要做好以下兩點：首先，硬件建設。單位在發(fā)展過程中可以依托自身已有的管理平臺，來開發(fā)出一個既統一且又相對獨立的檔案管理功能模塊，同時結合檔案管理職能以及流程特點來進行針對性的功能模塊設計，結合企業(yè)業(yè)務發(fā)展需求來進行合理化硬件建設，在實踐過程中對硬件環(huán)境進行完善與升級，這樣才能讓系統平臺有效的發(fā)揮出其價值，真正落實檔案管理信息化建設。其次，資源整合。在做好硬件建設之后，資源整合也是信息化建設過程中較為重要的一項內容，而要想實現這一點則需要相關管理軟件才能實現，像是ERP、EDP等都可以促進這一目的的實現，所以在發(fā)展過程中除了硬件建設之外，軟件建設也是較為重要的一部分，管理人員可以基于此來促進信息化建設目標的實現。

4）對檔案管理組織進行架構重組。新形勢對于事業(yè)單位管理工作造成的沖擊是全方位的，所以在發(fā)展過程中信息化建設也應該是全方位的，除了上述幾點之外，對于檔案管理組織也需要進行重新架構，及時引入信息化技術檔案管理人才，因為在信息化建設環(huán)境之下，檔案管理工作人員自身信息化水平也會影響這一項工作的實施，只有做好這一項工作才能真正為事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供基礎保障。為此，單位在發(fā)展過程中，一定要培養(yǎng)出專門的信息化、現代化檔案管理人才，讓其具備較為良好的信息化操作水平，促進信息化建設的落實。

3 結語

綜上所述，在新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著新的要求與機遇，急需創(chuàng)新與改革，而信息化建設就是順應新形勢發(fā)展的必然趨勢，為了能夠做好這一項工作，本文也對新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義進行了分析，然后基于此提出了具體的建設措施，希望能夠為相關事業(yè)單位檔案管理信息化建設作出貢獻，促使我國事業(yè)單位檔案管理工作質量得以提升。

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