加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的思考

易桂平

摘 要：立足物業(yè)管理領(lǐng)域，物業(yè)檔案管理是物業(yè)服務(wù)不可或缺的內(nèi)容，是物業(yè)服務(wù)得以體現(xiàn)的重要前提，更顯物業(yè)管理的規(guī)范性，事關(guān)物業(yè)管理的綜合水平。為此，要重視物業(yè)檔案管理工作的開展，明確物業(yè)檔案具備的基本特征，分析存在的問題，強(qiáng)化制度建設(shè)與機(jī)制創(chuàng)新，構(gòu)建高效發(fā)展策略，促進(jìn)物業(yè)檔案管理水平的全面提升。

關(guān)鍵詞：物業(yè)；檔案管理；問題；對策

針對物業(yè)檔案，其主要是以相關(guān)主體與組織為操作者，在物業(yè)管理行為中形成的具有存儲(chǔ)與應(yīng)用價(jià)值的資料。物業(yè)檔案載體多樣，涉及文字、圖像以及聲像等形式，強(qiáng)化對物業(yè)管理行為的全面記錄。物業(yè)檔案是物業(yè)管理重要內(nèi)容，處于基礎(chǔ)性資料的地位。物業(yè)檔案管理水平直接決定整體管理水準(zhǔn)。由此可見，物業(yè)檔案管理隸屬整體管理范疇，需要進(jìn)行全面而深入的探討。

1 物業(yè)檔案管理工作的基本特征

1.1 物業(yè)檔案是物業(yè)管理服務(wù)的基礎(chǔ)性資料

首先，物業(yè)檔案是實(shí)施物業(yè)經(jīng)營管理與物業(yè)服務(wù)的重要構(gòu)成，也就是說，檔案反映了物業(yè)所有活動(dòng)與發(fā)展全過程，為物業(yè)工作開展提供最為基礎(chǔ)的資料信息，對物業(yè)維修管理等工作影響較大，也是原始性依據(jù)。其次，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)得以實(shí)現(xiàn)的根本信息。在物業(yè)檔案資料中，涵蓋住戶詳細(xì)資料，這些資料在維護(hù)業(yè)主合法權(quán)益方面發(fā)揮憑證性做作用。再次，物業(yè)檔案真實(shí)記錄了物業(yè)服務(wù)的具體情況，是真實(shí)性的反映，成為解決糾紛與矛盾的依據(jù)。

1.2 物業(yè)檔案凸顯動(dòng)態(tài)性與變化性特點(diǎn)

首先，物業(yè)檔案的產(chǎn)生不受時(shí)空限制，也就是說，物業(yè)檔案產(chǎn)生于物業(yè)服務(wù)的諸多管理項(xiàng)目中，與物業(yè)記錄內(nèi)容保持統(tǒng)一性。其次，物業(yè)檔案在管理上也凸顯變化的特征。為了維護(hù)物業(yè)服務(wù)的高效性，保證及時(shí)性，物業(yè)檔案呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理趨勢，這也是保證各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依的根本。再次，物業(yè)檔案呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。

目前，物業(yè)檔案使用者的需求處于不斷變化中，檔案信息服務(wù)也要與之相適應(yīng)，善于總結(jié)規(guī)律，不斷進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新。

1.3 物業(yè)檔案強(qiáng)調(diào)服務(wù)理念的貫徹與執(zhí)行

首先，物業(yè)檔案管理堅(jiān)實(shí)以人為本的基本原則，目標(biāo)是最大限度滿足使用者的需求。其次，物業(yè)檔案與使用者生活息息相關(guān)，促進(jìn)個(gè)性化服務(wù)的產(chǎn)生。再次，從物業(yè)檔案利用方面分析，物業(yè)檔案管理文件隨著物業(yè)管理行為發(fā)生變化，同時(shí)被使用者不斷使用，這也在根本上對檔案管理科學(xué)性與準(zhǔn)確性提出更高要求，目的是更好服務(wù)于使用者。

2 物業(yè)檔案管理工作的不足與問題

2.1 管理者尚未真正認(rèn)識(shí)到物業(yè)檔案管理的價(jià)值，重視程度不高

立足當(dāng)前物業(yè)管理領(lǐng)域，檔案管理觀念薄弱，管理者尚未充分認(rèn)識(shí)到物業(yè)檔案管理的價(jià)值，忽視其與管理質(zhì)量之間的關(guān)系，尚未將其有效納入管理規(guī)劃建設(shè)之中，同時(shí)，資源投入不足，人才建設(shè)力不從心，很難實(shí)現(xiàn)綜合管理水平的提升。

2.2 物業(yè)檔案管理缺乏完善的制度，制度性保障作用很難有效發(fā)揮

首先，檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理要求與標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的分類、保管等方面標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，隨意性嚴(yán)重，不利于檔案管理質(zhì)量的增強(qiáng)。另外，檔案信息管理呈現(xiàn)分散狀態(tài)。通常情況下，物業(yè)檔案管理一般都分散在各個(gè)部門，尚未進(jìn)行集中統(tǒng)一歸納管理，很難保證檔案信息的可靠性，同時(shí)，檔案信息利用率不高。其次，物業(yè)檔案管理缺乏完整與全面的交接流程，影響檔案的完整性與規(guī)范性，檔案流失現(xiàn)象極易發(fā)生。

2.3 物業(yè)檔案管理人員建設(shè)缺乏科學(xué)性，專業(yè)能力與綜合素質(zhì)亟待提升

對于物業(yè)檔案管理，其隸屬基層管理范疇，對專業(yè)人才吸引力不足，很難引進(jìn)更多高素質(zhì)的專業(yè)人才，阻礙檔案管理專業(yè)水平的增強(qiáng)，整理管理處于落后狀態(tài)。另外，物業(yè)管理者很多為兼職人員，無法集中全力進(jìn)行檔案管理工作，檔案收集的及時(shí)性很難保證。同時(shí)，也無法實(shí)現(xiàn)對檔案理論知識(shí)以及技能的及時(shí)更新。

3 如何全面加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作

3.1 全員范圍內(nèi)增強(qiáng)物業(yè)檔案管理思維，行業(yè)納入發(fā)展規(guī)劃

首先，重視在行業(yè)管理規(guī)劃中增添物業(yè)檔案管理內(nèi)容，全員范圍內(nèi)增強(qiáng)檔案管理思維。其次，管理層要提升對物業(yè)檔案管理工作的重視，從制度、機(jī)制等多方面進(jìn)行落實(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行力，將物業(yè)檔案管理效果作為衡量整體管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，要增強(qiáng)管理人員對檔案管理的關(guān)注，以便為檔案管理工作順利開展奠定基礎(chǔ)。

3.2 全方位健全檔案管理制度，保證各項(xiàng)工作有據(jù)可查

首先，對物業(yè)檔案管理流程進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，保證整個(gè)流程與各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性與合理性，增強(qiáng)執(zhí)行力。其次，結(jié)合行業(yè)發(fā)展實(shí)際，以物業(yè)管理領(lǐng)域檔案管理相關(guān)法律法為基礎(chǔ)，形成針對性檔案管理制度，將歸檔、保存以及管理等環(huán)節(jié)涵蓋其中，全面落實(shí)崗位責(zé)任制度，加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，為檔案安全保管與便捷使用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。除此之外，要建立針對性較強(qiáng)的檔案管理模式，構(gòu)建檔案管理信息化機(jī)制，實(shí)現(xiàn)管理的全方位性與先進(jìn)性。

3.3 以信息化建設(shè)為方向，全面提升物業(yè)檔案管理專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)

首先，要以專業(yè)化為目標(biāo)，全面加強(qiáng)物業(yè)檔案管理人員建設(shè)，招募更多物業(yè)檔案管理專業(yè)化人才，保證掌握業(yè)務(wù)流程，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理方法與手段應(yīng)用在工作實(shí)踐中。其次，加快物業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，促使人員在擁有檔案管理技能的同時(shí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，將大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)、通訊等技術(shù)融于一體，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，增強(qiáng)信息開發(fā)能力，滿足用戶多元化需求。除此之外，要落實(shí)人員培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化。

物業(yè)檔案管理是現(xiàn)代物業(yè)服務(wù)中不容忽視的內(nèi)容，需要引起全行業(yè)重視。基于此，要明確物業(yè)檔案的基本特征，剖析發(fā)展中存在的問題，形成科學(xué)的解決對策，以先進(jìn)制度與高效管理模式為根本，依托高素質(zhì)人才，全面推進(jìn)物業(yè)檔案管理工作的順利開展，促進(jìn)物業(yè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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