淺談流動人員人事檔案管理信息化建設的思考

姜蔚

摘 要：當今社會發展呈現出多元化的態勢，由于工作、求學等原因人口流動量在逐年提高，在速度上也逐步地提升。數量和速度上的變化也加大了政府的管理壓力，為政府的人事檔案管理工作增添了不同的問題。傳統的流動人員人事檔案管理信息化難以適應人口流動的變化，運用傳統的工作模式的情況下突出問題層出不窮。因此，加快流動人員人事檔案管理信息化建設愈發地成為人事部門的主要工作目標。本文簡要分析了我國流動人員人事檔案管理工作的發展現狀，并對此提出一些思考。

關鍵詞：流動人員；人事檔案管理；信息化建設；現狀；建設

隨著國家社會經濟發展，人們為了追求更高質量的生活或者尋找更加適合自己發展的就業機會，流動人口的數量呈現上升趨勢，流動人口的人事檔案管理工作顯得極為重要。人事檔案基本上就相當于一個人的歷史記錄，包含了該人員經歷過程中的學歷、學業表現、工作表現、獎勵處罰等重要的信息。這些信息也成為單位在選擇吸納人才時的重要參考。因此，人事檔案直接關系到個人、集體的利益，其保管務必做到安全。但傳統的流動人員的人事檔案管理工作已經難以滿足工作上的情況和社會需求。結合智能時代，對流動人員的人事檔案采用信息化管理能夠在一定程度上彌補傳統管理模式中的不足。

1 流動人員人事檔案目前管理情況

1.1 流動人員人事檔案管理重視程度低，意識差

對于流動人員的人事檔案管理工作方法以及制度，國家的相關文件中有著明確的規定，同時規定了應該負責這項工作的主要部門。但是在實際工作運行中，多數人對國家政策的重視程度不高，在政策的解讀上有一定程度的欠缺，了解不夠，另一方面收到經濟利益的影響，一些沒有經過授權的部門，非法接收流動人員的人事檔案。也有部分人員不將檔案放在存放單位，而是自行保管本人檔案。多種因素的影響下導致流動人員的人事檔案時而發生丟失的情況，甚至信息作假、空白等。這樣的人事檔案無法發揮其檔案本身的作用，不能夠成為個人的以往經驗記錄，不能做到真實地反映個人工作變動情況。

1.2 對流動人員的檔案管理工作不具備統一的參照標準

當人事檔案管理工作具備一定的標準時，人事檔案便能夠較為容易地發揮其本身的價值，也有利于不同單位之間的資源共享。而就目前的流動人員人事檔案管理工作情況來看，仍然有很多單位選擇紙質存放和管理的工作，不僅工作效率低下，也不利于人事檔案的長期保存。紙質的人事檔案拆封、填寫信息、保存等都加大了工作壓力，使工作程序更加繁瑣。同時，紙質檔案如果存放不當，則容易造成丟失，給管理單位的工作和本人都會帶來不便。由于流動人員的人事檔案管理缺乏一定的統一標準，導致檔案的來源較為分散凌亂，也加大了統一標準的難度。

1.3 流動人員的人事檔案管理工作實效性低

由于大多數的流動人員人事檔案采取紙質管理方式，一些人在工作變動之后，或者是出國出境等工作以后，人事檔案的轉移等的程序都比較繁瑣，流動人員的人事檔案難以做到及時地與人員的工作保持一致，中間會有時間上的差距，很多的工作信息可能會得不到及時地更新變動，這也就會對檔案的實效性自以及工作人員的信息更新產生一定的負面影響。

2 流動人員人事檔案管理采用信息化建設途徑思考

2.1 建立健全人事檔案的數據信息系統

要實現流動人員人事檔案管理信息化建設，首先要將流動人員的人事檔案做好數據統計，并將其收錄在統一、安全的數據庫中，建設能夠實時更新、維護的數據庫系統，便于負責管理相關人事檔案的工作部門在后期的查找以及對新的人事檔案的錄入工作，同時也便于實現信息共享，促進人才資源的流動。這種大型數據庫的建設能夠在各省市資料通用，為流動人員人事檔案的信息化管理奠定基礎，提升人事檔案管理工作的效率，降低人事檔案管理工作的復雜程度。同時，將流動人員的人事檔案作為電子信息錄入系統中，能夠有效地保護信息數據，減少檔案丟失情況。人事檔案管理既能為工作單位提供有力的人才保障，同時也是人力資源管理工作的重要組成部分。由于人事檔案管理內容非常多，具有一定的復雜性，因此需要借助信息技術手段進行管理。在當前精細化管理理念提出的背景下，人事檔案管理可以與精細化管理理念有效結合，不僅能夠嚴格有效落實檔案管理的基本目標，而且能夠保證人事檔案管理體系構建的完善性和有效性。[1]

2.2 加快建設網絡聯動，及時更新統計信息

在相關數據庫的建設下，流動人員的人事檔案能夠進行迅速地查詢，也便于工作單位對數據進行統計分析，但當需要流動人員人事檔案中的鑒定及考核等信息時，數據庫的使用有一定的局限性。鑒于此，可以將美國微縮技術運用于數據庫的信息管理中，能夠進一步完善人事檔案的管理工作。另外，在技術層面要加強數據網絡之間的聯系，將先進技術融入到數據庫的建設中，加強網絡之間的聯系，實現人力資源信息共享，從而也能夠提高流動人員人事檔案管理信息化工作的效率。

2.3 完善流動人員人事檔案管理信息化建設的法律制度

人事檔案是相關人員的重要個人信息，對于求職、晉升、出國等都具備不同凡響的意義，是一個人前期工作經驗的記錄。因此，人事檔案的管理工作需要嚴肅認真，確保安全性。為此，流動人員人事檔案信息化管理應當加強法律制度建設，對人事檔案的管理工作進行有制度設施的規范。相關部門必須按照法律制度的要求進行對檔案管理工作的監督，加強監管力度，通過科學合理的方式管理人事檔案。加強對相關工作人員的培訓力度，提高其業務水平，提高整體的工作質量。數字信息化應用于人事檔案管理優點很多，但也存在一定弊端，比如系統受到病毒侵襲、軟件存在漏洞等。所以要做好相關安全防護工作，對相關人才定期開展培訓，增強其安全意識，加強對網絡安全的認知度。[2]

3 小結

人事檔案是人力資源管理過程中的重要資料，提高檔案管理質量，使其充分發揮價值，就必須逐步推進流動人口人事檔案信息化建設，創新管理模式在人力資源管理視角下，進行流動人口人事檔案信息化建設，能夠實現高效優質的管理，顯著地提高了工作效率和精確性。[3]

參考文獻

[1]崔雨晴.以信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理[J].信息與電腦（理論版），2019，02：03.

[2]陳慧.數字信息化在醫院人事檔案管理中應用分析[J].中國衛生標準管理，2019，02：03.

[3]錢艷艷.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設[J].管理觀察，2019，01：03.