人事檔案管理存在的問題及應對策略

郭宗英

摘 要：人事檔案是檔案管理工作中重要的內容，隨著我國檔案管理的理論與實踐不斷完善，人事檔案管理工作取得了長足的進步，但是也應當看到在當前人事檔案管理工作中還存在著一定的問題，這些問題的存在都制約了人事檔案管理水平和質量。因此，以問題為導向，對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，在此基礎上提出相應的認識檔案管理工作完善的建議十分必要，本文基于問題展開研究，并提出相應的建議。

關鍵詞：人事檔案；存在問題；對策建議

1 人事檔案管理概述

人事檔案是指檔案管理過程中，通過收集、鑒別、整理、收藏、編研等檔案管理的各個程序實現工作人員相關史料的管理，通過人事檔案能夠為各類人力資源管理工作提供相應的信息借鑒和參考。從人事檔案的特點上看，一是人事檔案具有客觀性，人事檔案的客觀性主要體現在其檔案內容的客觀上，檔案自身的屬性決定了檔案內容的客觀、真實性，人事檔案在檔案的內容上更為突出的顯示了檔案的客觀性這一特點。二是人事檔案具有系統性，人事檔案是檔案記載的人員的工作經歷的全部過程。因此，檔案的內容具有系統性和連貫性，能夠全面的反映檔案記載人員的工作經歷、獎懲情況、行政級別晉升、職稱評定等各個方面的內容，從而形成一個完成的系統性檔案。

2 人事檔案管理存在的問題

目前人事檔案管理工作已經取得了長足的進步，在管理的水平與質量方面有了較大的提升，但是也應當看到人事檔案管理工作還存在著諸多的問題，本文對人事檔案管理過程中存在的問題進行逐一列舉。一是對人事檔案管理的重視不足。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，有部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管檔案工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經費、管理人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。二是人事檔案保密性不夠強。國家人事檔案管理制度規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。三是人事檔案有弄虛作假現象。人事檔案的生命是真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、唯一性屢受挑戰。四是人事檔案材料不全。由于事業單位機構改革管理體制的變化，實行了雙重管理后，部分人員變動之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應現在的管理需求。沒有檔案工作的領導建立，管理機構和網絡層層檔案工作領導小組配備不完善，對檔案的收進和移出、案卷的數量未按事業機構統一標準整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業的重要議事日程，事業工作計劃收集存在一些誤區，認為檔案管理不是主要工作，也沒有經濟效益，管理機構和網絡層層檔案工作不完善，對檔案的收進和移出、案卷的數量、檔案的利用等情況記錄不詳實，檔案室的很多資料出現修復或復制。五是管理制度相對落后。檔案管理人員對資料整理一般都是被動應付。由于監督不及時，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問題，很多單位由于檔案自帶出現糾紛，發現問題無法及時溝通，很多檔案管理人員大部分沒有經過專業的檔案知識培訓，對工作精力投入不足，有時沒有定期召開檔案工作會議，影響了檔案管理水平。六是管理手段落后，在檔案管理手段上，因為沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。七是管理人員業務不熟：大多數的檔案管理人員沒有經過組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

3 人事檔案管理完善的建議

對于人事檔案管理過程中存在的問題，建議從以下幾個方面進行人事檔案管理的完善和質量提升。一是高度重視人事檔案管理工作，人事檔案管理對于各個單位而言有著非常重要的作用，在干部考核、選人用人、職稱晉升等方面都有著非常重要的作用。因此，各個單位應高度重視人事檔案管理工作，在人、財、物等方面加強對人事檔案管理與服務工作的投入。二是加強人事檔案保密安全教育，檔案具有非常強的保密性，因此，在檔案管理工作過程中應加強人事檔案管理的保密安全教育，不單是對于檔案管理人員進行檔案保密教育，同時也應對單位其他人員進行檔案保密教育，提高全單位對于檔案保密的重視，確保檔案的隱私性實現。三是嚴格進行鑒別人事檔案的真偽，人事檔案的客觀真實是人事檔案最為根本的屬性，在檔案管理工作中應加強檔案鑒別環節工作的強度，細化鑒別的規范和流程，從而確保人事檔案的真實性，同時對于存疑檔案按照相關制度進行核實。四是完善檔案的收集工作程序和規范，確保人事檔案的材料的完整性。檔案的完整性主要體現在檔案的收集和檔案的收藏環節，在檔案管理的收集和收藏環節中應不斷完善相關的工作程序和規范，確保人事檔案各類材料的完整性。五是建立健全人事檔案管理的相關制度，各類管理工作都應以制度先行，對于檔案管理工作，特別是認識檔案管理工作而言，按照國家相關法律法規，結合單位實際情況建立的管理制度是開展好認識檔案管理工作的前提和保障，在制度制定的過程中應對于檔案管理的各個環節的內容、崗位職責、流程規范等進行細化規范。六是提升人事檔案管理水平和管理方式，人事檔案管理工作應充分運用不斷發展的信息技術提升檔案管理水平和管理方式，實現更為高質高效的人事檔案管理。七是注重檔案管理人員的專業技術水平和綜合素養的培訓，將走出去與請進來相結合，不斷提升人事檔案管理人員的水平也是完善人事檔案管理工作的重要途徑和手段。

參考文獻

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