高校會計檔案管理信息化的探究

摘 要：高校會計檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢。隨著電子信息技術的快速發展，高校會計檔案管理信息化已經取得了一定的成績，但目前仍然存在著高校領導層面重視程度不夠、高校會計檔案管理人員整體意識淡薄、相關法律法規不完善以及安全度不高等一系列問題。應從增強領導與會計檔案管理人員的責任意識、建立健全會計檔案信息化管理制度、強化會計檔案管理的審計力度來等方面來改善高校會計檔案管理信息化存在的問題。

關鍵詞：高校；會計；檔案；信息化

1 高校會計檔案管理信息化的特點和意義

1.1 高校會計檔案管理信息化的特點

1）記錄的專業性。在進行高校會計檔案記錄的實際操作過程中，需要處理無數的憑證、會計報表以及賬簿等會計檔案專有資料。這些對于內行人而言，也是頗為復雜的難題。所以相關財務部門在招收會計人員時應著重選取那些能夠熟練運用計算機進行記賬的應聘者，從而確保經濟賬簿可以又快又準的通過計算機錄入為易于查找的會計電子檔案。

2）記錄的廣泛性。高校會計檔案所記錄的并非單個或多個部門的經濟事務，而是對高校內各個部門以及各個部門之間的經濟事務進行全面的記錄，這覆蓋到高校的日常管理、生活和學習等各個方面，并且會具體細致到單筆的經濟交易。

3）記錄的嚴謹性。經過多年的發展，高校的電子會計檔案已經逐步發展出一套科學而有效的電子記賬體系，并制定了自己的規范要求和規章制度。在錄入會計信息時要求非常嚴謹，不容許任何差錯的出現，為確保所錄入信息的及時性和準確性，需隨時進行查賬工作。

1.2 高校會計檔案管理信息化的意義

1）促進了高校的改革。信息化的會計檔案對運用紙張記錄會計信息的傳統方法進行了改進，這種改變既涉及到了大的工作環境，也涉及到了具體的會計人員的工作方式。高校通過加強會計檔案管理信息化，推動了會計檔案管理的便捷性發展，同樣的，高校通過將會計檔案管理信息化這種模式推廣到高校其他的管理中，可以進一步地促進高校工作的改革。

2）加強了高校的財務管理。高校會計檔案管理信息化的情況下，在相關領導部門同意后，通過將紙質檔案的會計信息轉化為電子檔案，可以實現全國各高校之間財務信息的網絡共享，加強高校間對會計工作的監管，進一步推動高校會計工作的透明化。

3）提高了高校財務辦事效率。會計檔案管理信息化能夠充分發揮計算機高效和便捷的優勢，快速而又準確的將所需要的會計信息以表格或者文檔的形式獲取，從而為高校的領導層人員作出有關高校經營管理的決策時提供有力參考。會計檔案管理信息化能夠有效減輕會計人員和會計檔案管理人員的工作量，緩解了他們的工作壓力，這將有助于高校會計檔案管理質量的提升。

4）提升了高校會計檔案管理人員的綜合素質。會計檔案管理信息化要求會計檔案管理人員能夠熟練掌握檔案管理工作中與計算機相關的各項操作。因此，為了適應會計檔案的信息化管理，會計檔案管理人員需要在熟知原有會計檔案管理工作的前提下，不斷加強對運用計算機進行會計檔案管理的相關知識的學習。通過學習加強會計檔案管理人員的緊迫感，激發他們的學習潛能，幫助其成長為既熟悉計算機知識又懂得會計檔案管理知識的綜合型人才，從而進一步提高了高校會計檔案管理人員的綜合素質。

2 高校會計檔案管理信息化存在的問題

2.1 重視程度不夠

1）領導層面重視程度不夠。目前，由于許多高校的相關領導尚未對會計檔案管理信息化存在的重要性，尤其是會計檔案管理信息化背后所潛在的價值有一個清楚的認知。因此，在高校政策中對會計檔案管理信息化投入的財務預算較低。此外，雖然很多高校都制定了有關規章制度，但是這些制度僅涉及了會計檔案管理信息化程序管理部分的內容，而未針對具體的操作和監管給出切實可行的規章制度，在配套設施建設方面更是缺乏足夠的資金支持。

2）高校會計檔案管理人員整體意識淡薄。信息化管理背景下，會計檔案所具備的專業性特點，對會計檔案管理人員的綜合素質提出了較高要求，即會計檔案管理人員不僅要熟知檔案信息化管理的相關內容，還應對會計知識和相關法律法規了若指掌。然而部分高校會計檔案管理人員的觀念保守落后，未能實現與時俱進，他們中的某些成員仍將會計檔案管理信息化理解為只要會計電子檔案歸檔的完整性，確保高校教學和科研的正常運作即可。

2.2 相關法律法規不完善

現有針對高校會計檔案管理信息化的法律法規主要為2016年發布的《會計檔案管理辦法》。這些法律法規只是對會計檔案管理信息化需滿足的基本條件進行了闡述，并沒有針對高校會計檔案管理信息化存在的特殊性給出具體的規定，也沒有針對管理過程中可能出現的突發狀況給出具體的操作方法。沒有完善法律法規的背景下，高校在設立系統的規章制度用于加強會計檔案管理時缺乏指引。

2.3 安全度不高

網絡是會計檔案信息化管理的運行環境，因此，不安全的網絡環境會對會計檔案的管理帶來較大的安全隱患。高校會計檔案管理信息化主要依靠局域網、電子檔案管理系統、客戶云端等。目前，由于部分高校會計檔案局域網的維護和管理沒有配備專門的工作人員，高校會計檔案的信息化管理的安全存在較大漏洞。如果網絡遭受攻擊，那么會計檔案管理的整個系統就會癱瘓，影響會計檔案檔案管理的運行。

3 加強高校會計檔案管理信息化的對策

3.1 增強高校領導層對會計檔案管理信息化的重視程度

在高校會計檔案管理信息化不斷提升的過程中，學校領導起著不可忽視的重要作用。領導層的有關人員應充分意識到會計檔案管理信息化在學校發展過程中的重要性，帶頭樹立信息化時代下正確的會計檔案管理理念。高校領導層應著眼于全局發展，加大針對高校會計檔案管理信息化建設的財務預算，切實有效地從物質基礎上給予支持。

3.2 提升會計檔案管理人員對會計檔案管理信息化的重視程度

隨著信息化的深入發展，越來越需要高校檔案管理人員具備更高的綜合素質，會計檔案管理人員除了應具備熟練操作計算機的輸入和輸出、有效地運用網絡獲取所需信息的能力外，還應從主觀意識方面加強對會計檔案管理信息化的重視，高校會計檔案管理人員應做到與時俱進，敢于面對信息化時代下所賦予的會計檔案管理工作的重要使命，通過提高自身綜合素質和自我控制能力，踴躍地投入到信息化時代下會計檔案管理的發展中去。

3.3 建立健全會計檔案信息化管理制度

以目前所制定的法律法規為依據，以企業內部具體的會計檔案管理信息化內容為參考，高校通過借鑒其經驗規劃學校會計檔案管理信息化的戰略，完善高校會計信息化管理制度。即建立健全《高校會計檔案工作人員職責》《高校會計檔案信息化管理規范》《高校會計信息化檔案移交、銷毀制度》等規范制度，促進檔案信息化建設流程與使用方法的規范，使其有章可循、有制可依。

3.4 強化會計檔案管理的審計力度

隨著會計檔案管理信息化的快速發展，高校應建立一套新的審計制度，針對會計檔案的信息化管理劃定審計的范圍和制定審計的標準。基于此，高校應設立會計檔案管理信息化專門的審計部門，該部門需嚴格遵循國家關于會計檔案信息化管理的法律法規以及高校自己的內部制度，以制定的有關審計標準為依據對高校會計檔案進行定期的內部審計。同時，通過對審計數據進行分析，查找會計檔案信息化管理存在的漏洞，進一步完善會計檔案的信息化管理，并明確其發展方向：既要保障高校會計檔案管理信息化的各項制度和流程得到了切實有效的落實，又要確保高校會計檔案管理信息化的正確發展。

參考文獻

[1]周荃.企業會計檔案管理創新研究[D].湘潭大學，2017.

[2]鄭愛軍，葉子紅，周卉.淺議高校會計檔案發展方向[J].辦公室業務，2014（01）：211+223.

作者簡介

劉萍萍（1980-），女，漢族，廣西北海，初級（助理館員），本科，研究方向：專題研究。