淺析醫(yī)院檔案管理模式的問題及對(duì)策

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作涉及醫(yī)院的臨床、財(cái)務(wù)和行政事務(wù)管理等方面，為醫(yī)院臨床衛(wèi)生發(fā)展、科研進(jìn)步、教學(xué)、醫(yī)療糾紛處理等提供了堅(jiān)實(shí)的指導(dǎo)性作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民對(duì)生命健康的關(guān)注，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案內(nèi)容變得越來越復(fù)雜。如何發(fā)揮檔案的作用，使之更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展顯得尤為重要。新時(shí)期下，改善傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方法和模式，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，充分利用新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理的水平對(duì)于醫(yī)院檔案管理事業(yè)的進(jìn)步和醫(yī)院長久平穩(wěn)運(yùn)行具有重要的指導(dǎo)性意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；醫(yī)院管理；問題；管理對(duì)策

1 完善醫(yī)院檔案管理模式的重要意義

完善醫(yī)院檔案管理模式指的是在醫(yī)院的檔案管理工作中，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，同時(shí)綜合人文社科、自然科學(xué)等現(xiàn)代化學(xué)科知識(shí)，根據(jù)科學(xué)合理的檔案管理制度，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療病例、文書、人事等檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理。

通過醫(yī)院的檔案管理工作，可以對(duì)醫(yī)院紅頭文件、文書檔案、人事檔案、制度條文等進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔。在醫(yī)院處理醫(yī)療事故糾紛、制定績效考核辦法、人事晉升等方面，完善的檔案管理方法可以為此提供科學(xué)的決策依據(jù)。醫(yī)院檔案管理中的文書檔案可以詳實(shí)展現(xiàn)出醫(yī)院發(fā)展的變遷。通過對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，可以為醫(yī)院的短期目標(biāo)和長期發(fā)展目標(biāo)提供堅(jiān)實(shí)的戰(zhàn)略服務(wù)和制定依據(jù)。

2 醫(yī)院檔案管理模式中存在的問題

隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理模式也需要緊隨衛(wèi)生體制改革變化不斷完善與創(chuàng)新。就現(xiàn)階段各個(gè)醫(yī)院的檔案管理模式來看，主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

1）信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后。由于醫(yī)院在日常的經(jīng)營過程中，往往只是“重臨床、輕管理”，因此醫(yī)院的大部分投入主要是放在了醫(yī)院的臨床和科研發(fā)展上，對(duì)于檔案管理工作的投入往往不夠。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，醫(yī)院產(chǎn)生的檔案變得越來越多。就目前來講，醫(yī)院的信息化建設(shè)顯得迫在眉睫。通過利用信息化建設(shè)，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以提升檔案的歸檔效率和管理質(zhì)量。

2）缺乏專業(yè)的管理人才和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在醫(yī)院的檔案管理工作中，往往大多數(shù)醫(yī)院采用的是職能科室兼職檔案管理員或者是由醫(yī)務(wù)人員轉(zhuǎn)崗管理檔案，沒有科班出身的檔案管理人員，缺乏專業(yè)檔案管理人才和專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。由于醫(yī)院在日常管理過程中，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，因此定期召開的檔案知識(shí)培訓(xùn)較少，缺乏系統(tǒng)的檔案管理繼續(xù)教育。就醫(yī)院整體發(fā)展而言，檔案管理的模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代下醫(yī)院的發(fā)展需要。

3）檔案監(jiān)督機(jī)制不完善。醫(yī)院的檔案管理工作目前由專職檔案管理員或者職能科室兼職檔案管理員來負(fù)責(zé)，沒有專門統(tǒng)一的檔案管理監(jiān)督機(jī)制來監(jiān)督檔案管理工作。這不利于檔案的統(tǒng)一管理和發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)于檔案的安全管理也產(chǎn)生了不良影響。特別是檔案在借閱的過程中，有些檔案會(huì)出現(xiàn)丟失或者缺少等情況，造成不可挽回的損失。

4）檔案管理硬件投入不足。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院把主要資金主要投入到了臨床建設(shè)上，對(duì)于越來越多的檔案反而投入不夠，檔案管理的硬件投入不足主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，醫(yī)院檔案室的規(guī)模對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的檔案用房規(guī)模還有一定的差距，這將影響檔案的安全管理。其次，由于醫(yī)院檔案的種類不僅包括紅頭文件、人事、醫(yī)療還要包括越來越多的新的規(guī)章制度，這就需要多種信息化設(shè)備進(jìn)行備案和歸檔。

3 完善醫(yī)院檔案管理模式的對(duì)策與建議

通過調(diào)研相關(guān)醫(yī)院，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作人員工作的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為主要從以下幾個(gè)方向?qū)︶t(yī)院的檔案管理工作進(jìn)行完善和改進(jìn)。

1）建立健全檔案管理工作機(jī)制。檔案管理工作的有序開展和進(jìn)步離不開醫(yī)院的頂層設(shè)計(jì)，因此要建立健全醫(yī)院的檔案管理工作機(jī)制。從醫(yī)院的日產(chǎn)管理上來說，要把醫(yī)院的檔案管理工作納入到醫(yī)院的日常重大事項(xiàng)體系中，真正將檔案管理放在醫(yī)院管理和發(fā)展突出的位置上。特別是隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷豐富和繁雜，對(duì)于檔案管理工作要更加重視。只有醫(yī)院的檔案安全得到保障，這樣才有利于醫(yī)院的長久發(fā)展。

同時(shí)，要建立健全適合當(dāng)代社會(huì)形勢(shì)和醫(yī)院發(fā)展需要的檔案管理制度，結(jié)合財(cái)務(wù)、人力以及績效考核相關(guān)規(guī)章制度，明確在檔案收集、保管、查找、借閱、保密等方面的相關(guān)規(guī)則和崗位職責(zé)，從而避免出現(xiàn)檔案丟失、損壞、被盜等情況的發(fā)生。

2）建立具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案隊(duì)伍。面對(duì)越來越繁雜的檔案管理事務(wù)，由于醫(yī)院的檔案管理工作大部分是由醫(yī)護(hù)人員或者辦公室工作人員進(jìn)行兼職管理，人員隊(duì)伍不具備專業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)。因此，要提高醫(yī)院工作人員對(duì)于檔案管理的重視程度，提高規(guī)范管理的工作意識(shí)，將檔案管理工作納入到績效考核當(dāng)中來。同時(shí)，要定期開展檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)講座，對(duì)于醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育，每年要保證一定學(xué)時(shí)的知識(shí)教育，并通過定期考試的形式使檔案管理規(guī)則牢記在每個(gè)人心中。

通過定期的培訓(xùn)，要建立好素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍。通過開展多種多樣的檔案編制活動(dòng)，定期組織檔案編研心得體會(huì)交流活動(dòng)，編寫醫(yī)院各種專題檔案匯編，以此來確保檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)的穩(wěn)定性。

3）引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院的檔案變得越來越復(fù)雜。互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展也產(chǎn)生了大量新興的檔案管理軟件，這對(duì)于傳統(tǒng)的人工手寫檔案編碼和歸檔工作產(chǎn)生了有利的影響。因此，要引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)編碼和分配的效果。建立健全醫(yī)院檔案管理信息查詢平臺(tái)，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。對(duì)檔案進(jìn)行加密保護(hù)，按照檔案規(guī)范對(duì)檔案的重要性程度進(jìn)行劃分，分級(jí)分欄進(jìn)行檔案的歸檔保管工作。對(duì)于檔案要設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限認(rèn)證密鑰，以此來確保檔案的安全管理。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)過期保存的檔案，要建立檔案銷毀管理系統(tǒng)，通過科學(xué)明晰的臺(tái)賬進(jìn)行檔案管理。

在日常的醫(yī)院管理過程中，要大力推廣最新的檔案管理信息技術(shù)，同時(shí)結(jié)合當(dāng)今OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)狀況，將檔案管理納入到醫(yī)院OA系統(tǒng)功能模塊中，并設(shè)定好檔案查看權(quán)限，既能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)施查看，又能夠保證檔案的安全管理。

4）加大對(duì)檔案管理的投入。醫(yī)院在擴(kuò)大規(guī)模的過程中，也要注重加大對(duì)檔案管理的投入。大多數(shù)醫(yī)院在發(fā)展的過程中只注重了醫(yī)院臨床規(guī)模的擴(kuò)大，但是忽略了檔案管理也是很重要的工作內(nèi)容。因此，要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展需要，增加對(duì)檔案管理的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，建立具備醫(yī)院文化的檔案室，以此來促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

4 思考與展望

新時(shí)代下，在深入醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中，醫(yī)院檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善檔案管理模式，以此適應(yīng)新時(shí)代下的醫(yī)院發(fā)展需求。醫(yī)院的檔案管理員和醫(yī)院管理者也要深入到醫(yī)院檔案管理工作中，開發(fā)和利用檔案資源，挖掘醫(yī)院潛在的檔案信息，以此助力醫(yī)院在科研、醫(yī)療、行政管理、后勤管理方面的發(fā)展。同時(shí)，也要打破醫(yī)院各個(gè)職能科室之間的界限，對(duì)于檔案加強(qiáng)管理，提高檔案資源的利用率，在新時(shí)代下更好促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

秦羽，女，天津人，天津市安定醫(yī)院，檔案館員。