淺談關于新形勢下中職學校基建檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：中職學校基建檔案是重要的檔案資源，是中職學校基本建設活動中產生的重要原始憑證和依據。我國教育事業(yè)發(fā)展新形勢下，要推動中職實現進一步發(fā)展，就應對以往的基建工作進行改進。而本文就主要從中職學校基建工作中檔案管理工作入手，探究基建檔案管理內容和管理工作的特點，找出管理環(huán)節(jié)中存在的檔案缺失、編制質量低下以及信息缺乏真實性等問題，并從人員、管理方式和制度等方面思考，制定針對性的問題解決措施，提高管理的水平。

關鍵詞：中職學校；基建檔案；管理工作；創(chuàng)新策略

隨著我國教育事業(yè)的改革和中職學校的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴大，各種新校區(qū)、職業(yè)學院等建筑如雨后春筍拔地而起，在建設過程中產生了大量有保存價值的基建檔案資料，基建檔案不僅是中職學校基建工作真實記錄也是以后職校發(fā)展過程中建設規(guī)劃、管理及改擴建、維修的重要依據。中職學校理應提高了基建檔案管理工作的重視，但在新形勢下，要想保證基建檔案管理工作開展的合理性，還需要根據發(fā)展實際進行改進，適當進行創(chuàng)新，提高工作的效率。

1 基建檔案管理工作概述

1.1 內容

基建檔案作為中職學校開展各項活動與制定各項決策過程中，形成的第一手資料，形成與學校基建管理和基礎項目建設階段，記錄形式分為文字、圖表和音頻資料等，具體管理的內容涉及到學校各個建筑物、管線等，基礎工程的建設圖紙、校園發(fā)展記錄、校園工程建設價款結算書、審計結論和翻修改造記錄等。

1.2 特點

完整的基建檔案資料，包含了學校每一個施工建設項目的文字和圖紙記錄，而主要的特點：一是，專業(yè)性。基建檔案建立涉及到的領域和內容，與其他行業(yè)有一定的區(qū)別，具有屬于自身領域的專業(yè)性特征。二是，完整性。成套基建檔案，通常將獨立的工程項目作為主要工作對象，并針對這一對象進行全面的信息收集和歸檔。三是，現實性。基建檔案在學校建設中有著很強的指導作用，可以為制定方案、決策以及后期再次建設提供有效的參考資料，具有很強的現實性使用價值，對學校的未來發(fā)展規(guī)劃起著重要的參考指導作用。四是，周期長。中職學校基建檔案工作的形成并非一蹴而就，需要從建設項目的理想開始，經過設計、招投標、建設施工、竣工驗收和結算等多個環(huán)節(jié)的資料收集，然后對收集到的各項數據和信息進行歸檔，持續(xù)時間很長，一旦簡單的項目使用時間在1年到2年間，而更大型的周期項目，通常在2年以上，整個基建檔案形成時間的跨度周期很長。

2 職業(yè)基建檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案資料缺失

中職學校在進行檔案建設時，會涉及到施工方、招投標部門、監(jiān)理單位和建設方等多個不同的部門，并且施工的程序復雜，時間跨度較大，中間容易產生很多的管理問題，進而導致基建檔案建立成為中職學校項目資料管理的難點。同時參與項目施工建設的主要單位和部門，過于重視施工周期和建設質量等指標，忽視了對不同階段工程進度資料的收集、整理。另外一些施工項目在竣工檢查后，會實施一些補救措施，而上交的基建材料卻未能對其進行更新，使得數據信息不能真實的反映施工建設情況，影響了后期學校的建設施工[1]。

2.2 檔案資料的數據信息缺乏真實準確性

以往在建立學校信息檔案時，記錄的方式主要以紙質的文件為主，將實物作為載體，這種記錄方式，既不便于進行管理和施工，又容易導致損壞。在檔案建立后，一些檔案施工者會進行查閱或借閱，這一過程中，使用者一般會借用檔案原件，而在借出后并不能保證原件不會被破壞、損毀，這就會對檔案的真實性和準確性造成影響。

2.3 檔案編制質量不高

中職學校中很多基建檔案資料的編制質量低下，難以到達理想的查閱效果。而造成這一問題的原因有：第一，施工中會出現一些工程臨時變工現象，相關人員并未將真實的信息數據及時反映到基建資料中。第二，一些檔案管理人員在進行檔案管理時，缺乏歸檔意識，不能對檔案進行有效的管理。第三，部分基建檔案的管理人員，由于編制過程中缺乏相關的技術知識，使得編制過程存在不合理的地方，影響了檔案資料對基建工程的真實性反映。

3 中職學校基建檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 提高重視程度，完善的基建檔案管理體系

中職學校開展基建檔案管理工作時，為了保證工作可以切實落實到位，一方面，需要提高學校基建檔案管理領導、工程部門領導以及校領導人員的重視，尤其是校領導的關注和支持極為重要。對此，相關人員和領導本身，應認識到做好基建檔案管理工作對學校發(fā)展的重要性，從思想層面上提高對基建檔案管理工作的重視，為基建檔案管理工作的有效開展提供有力的支持。另一方面，為提高學校基建檔案工作開展的合理性，還應制定完善的基建檔案管理體系，引導檔案管理工作有序開展。首先，檔案管理人員需要在以往檔案管理制度的基礎上，找出管理過程中存在的不足之處，并提出針對性的解決措施。其次，應根據存在的問題和相應解決措施，對管理方式進行補全和優(yōu)化，提高管理的效果。再次，將一些現代化的方式融入到管理體系中，重視對網絡信息化技術和新型管理設備的使用，提高管理信息收集的速度和管理的效果。最后，人是管理工作的關鍵，制定基建檔案管理規(guī)范和工作流程，以此為依據，加強對管理人員各方面管理行為的約束。

3.2 改變檔案建立管理的方式，加強管理人員的責任意識

傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，中職學校的基建檔案信息，一般都是記錄在紙質文件上，并且很多資料只有原件，一旦丟失難以找回。同時這種實物載體方式，容易導致文件檔案出現損毀，信息丟失，并且檔案管理人員在工作中并不重視對檔案的保存和管理。針對這些問題，首先，中職學校的領導人和基建管理部門主管，應對檔案管理人員做好思想工作，提高其對檔案資料管理的重視，使其可以遵循學校制定的各項規(guī)章制度，有序執(zhí)行每一管理流程。其次，管理部門需要改變以往單一的實物檔案記錄、存儲方式，利用現代化的網絡信息技術和大數據技術進行資料備份、記錄和存儲。同時合理使用現代化的智能管理技術，提高管理的自動化程度，及時對數據信息進行更新，確保資料的真實有效性。另外，還應適當使用防火墻技術和信息加密技術等，加強對資料信息的保護。最后，加強對原件的保護，盡可能在使用者查閱和借閱時，提供電子版或復印飯，避免原件丟失，并對原件使用攝影、掃描等方式進行記錄，提高保護力度[2]。

3.3 安排高素質檔案管理人員，提高檔案的編制質量

要想保證學校檔案管理方式的合理性，使基建檔案可以充分發(fā)揮其作用，就應重視人在管理環(huán)節(jié)中的作用。對此，中職學校應建立專門負責基建檔案管理工作的人員，并對管理者進行培訓，使其認識到基建檔案管理工作的重要性，并掌握現代化新型的管理方式，確保管理人員可以根據相應的制度和管理程序，使用高效的管理方式和技術手段進行管理。另外，為提高檔案編制的質量，還應重視編制方式的使用，并安排相關人員對編制工作進行監(jiān)督檢查，提高檔案編制管理的水平。

4 結論

檔案管理工作作為基建工作的重要組成部分，不僅可以真實的發(fā)映出學校的基礎建設狀況，而且可以為中職學校改革發(fā)展提供有效的參考數據，有助于推進學校改革事業(yè)發(fā)展的進程。因此，中職學校的管理者就需要提高對基建檔案管理工作的重視，并使用合理的方式解決管理中存在的問題，提高管理水平。

參考文獻

[1]蘭秋生.淺談如何加強中等職業(yè)學校基建檔案的管理[J].才智，2017，（21）：169-170.

[2]鄒莎.關于高職院校基建檔案管理工作的思考與探討[J].科技創(chuàng)新導報，2017，14（13）：163-164.

作者簡介

鄒熙（1987-），廣西賀州市人，漢，助理館員，本科學士，研究方向：檔案管理。