淺析新時代檔案管理信息化建設

葉佐林

摘 要：隨著經濟全球化和文化多元化發展，各行各業都在不斷謀求轉型和發展，檔案信息管理備受關注。在信息化時代背景下，檔案信息管理對于大數據分析至關重要，發展策略等科學決策都離不開嚴謹精密的數據支持。本文通過闡述如今事業單位檔案管理信息化建設進程中的不足之處，分別從機構建設、人員技能、體系完善、服務理念等多個維度出發，提出有利于新時代檔案管理建設發展的合理性策略。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；策略；新時代

1 概述

隨著時代進步和科技發展，信息化程度日益顯著。傳統的人工形式存檔管理模式已經不適應如今的市場形勢，各行各業開始借用互聯網時代優勢開展大數據分析，不僅有利于進行科學的分析和評價，還可以更加便利的進行人員變動等登記成冊，更有助于進行存檔保存，提高檔案信息的安全性。如今信息化建設作為檔案建設的重要環節，在當今社會發展進程承擔著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化建設工作處于發展的初級階段，各大事業單位都已經意識到檔案管理的重要性，開始信息時代存檔工作，但仍然有很多發展瓶頸。

2 事業單位檔案管理工作現存問題分析

開展檔案管理工作，是針對組織單位而言的，通過信息存檔和整理分類，保障檔案信息的完備性，獲取即時性等特性；構建運行一套完備的檔案管理模式，可以將人員管理井井有條，為人事變動和招聘等工作提供后期數據支持和信息保障，對于未來發展而言至關重要。如今事業單位開始逐漸實施全方位的檔案管理信息化建設工作，是針對我國如今高數量人口、高數量信息庫的一種全新的檔案管理模式。

2.1 不重視檔案管理工作

由于事業單位內部從業人員大多工作年限較長，學習能力和對于新鮮事物思想的接受能力受到限制，很多中高層管理者的思想觀念較為落后，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態度，覺得信息化建設較為繁瑣。一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導致檔案管理工作漏洞百出，另一方面，人員認識不足，認為檔案管理工作就是日常事務性工作，忽略了管理的作用，因此檔案管理工作從業人員并沒有很好地專業管理素質和信息化操作基礎，檔案信息化管理系統構建進度緩慢。

2.2 操作流程不規范

如今社會沒有形成制式的法律條文，對于檔案信息化管理的具體流程沒有進行規范，信息化建設較為混亂，導致網絡環境比較嘈雜，更不利于信息化建設工作正常落實。在事業單位也是如此，對于檔案信息沒有確切的分類和實時更新，由于沒有進行云端處理和信息統計，因此信息存檔工作出現斷檔和后期補充補齊得現象，導致很多信息查詢困難，信息失真。

2.3 技術環節較為薄弱

檔案信息化建設是一個長期的持續的過程，需要結合各行各業的實際情況，在保障整體模式的前提下，進行專項研究，但是如今市場中嚴重缺乏先進的信息技術和軟件研發能力。檔案信息化建設如今由于缺乏資金支持和政策支持，導致信息技術較為落后，網站維護較為薄弱，出現信息被盜不安全等情況；機關事業單位的檔案管理信息化建設團隊，人崗不匹配，技術虧空。

2.4 缺乏專業的技術團隊

大多信息管理團隊是事業單位中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認為檔案管理是一個閑職，沒有了學習和更新管理模式的激情和熱忱。事業單位內檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應對復雜多變的市場環境，不利于現代化建設進程。導致出現一些新的政策和制度，沒有一定嚴謹的執行力，也會出現一些愛與人情面子，賞罰不明的情況出現。

3 事業單位檔案管理體系建設完善措施

3.1 管理者高度重視

首先領導者們應該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數據時代特色進行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經費和技術投入；以中高層管理者為代表，呼吁大家共同掌握檔案管理的實質內涵，將事務性工作與管理實踐充分結合，突破傳統登記壁壘，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術和互聯網科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進行學習和經驗交流，高薪優待聘請專業管理人才，能夠提高企事業等機關單位的檔案管理現代化進程。

3.2 實行標準化管理

國家政府出臺有關政策，鼓勵檔案管理信息化建設實現標準化。《檔案管理法》等規定建檔工作的前期準備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規范化管理模式，響應政策要求，一方面學習國外優秀的管理模式，另一方面，結合機關單位自身發展情況，制定針對性有特色的信息化存檔章程。

提高檔案管理和存儲的規范化，各個事業單位部門都應該建立自己檔案，通過對于檔案進行重要層次分級設置，按照人物、會議、規范等依次進行存檔，對于政策類型文件進行實時更新，有助于形成事業單位自身特有的文化瑰寶和技術特色，進而在如今日益激烈的市場競爭中占據有效的位置。

3.3 提高檔案管理信息化建設程度

一方面，加大資金投入力度，完善設備的武裝和武裝保障，國家和政府也提供一定的貸款政策支持，全力支持檔案管理信息化建設工作的開展，提供財力支持；另一方面，提高信息技術技能提高，凈化網絡環境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統漏洞，引進先進的數據分析軟件和登記軟件，提高存儲機構的信息保密度。提高信息分析能力，進行合理篩選和評估，幫助中高層管理者進行合理預測，為事業單位有關機構冗員和缺員現象做出合理性建議，使得檔案信息管理成為中高層管理者科學合理決策的關鍵保障。

3.4 加強人才梯隊建設強度

提高組織內檔案管理信息化建設的人才梯隊建設程度，可以通過針對學歷、經歷、表揚素養、年齡等多項指標進行選拔，提高入職門檻，進而檔案管理人員的綜合素質；進行相互交流，組織開展培訓等管理技能提升模式，提高在職人員的現有技能和素養；設定科學的考核指標，采取360績效考核的方式，促進團隊內人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性；作為事業單位的每一位成員，應該不斷提升自身素質，以為人們服務為宗旨，提高服務意識。

4 結束語

在當今社會，信息化時代懂得如何借助網絡優勢，開展科學合理的建設檔案管理，對于單位的未來發展而言是至關重要的。尤其對于政府事業駕管部門而言，是能夠應付復雜多變的市場環境，實現穩定發展的重要保證，本文通過從人才隊伍建設、國家政策支持、檔案信息管理技術提升、服務理念等角度出發，整體提高事業單位檔案整體的信息化建設程度，使得有效的信息得以更好的存儲和應用。

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