淺析新時代檔案管理信息化建設

葉佐林

摘 要：隨著經(jīng)濟全球化和文化多元化發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷謀求轉(zhuǎn)型和發(fā)展，檔案信息管理備受關(guān)注。在信息化時代背景下，檔案信息管理對于大數(shù)據(jù)分析至關(guān)重要，發(fā)展策略等科學決策都離不開嚴謹精密的數(shù)據(jù)支持。本文通過闡述如今事業(yè)單位檔案管理信息化建設進程中的不足之處，分別從機構(gòu)建設、人員技能、體系完善、服務理念等多個維度出發(fā)，提出有利于新時代檔案管理建設發(fā)展的合理性策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設；策略；新時代

1 概述

隨著時代進步和科技發(fā)展，信息化程度日益顯著。傳統(tǒng)的人工形式存檔管理模式已經(jīng)不適應如今的市場形勢，各行各業(yè)開始借用互聯(lián)網(wǎng)時代優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，不僅有利于進行科學的分析和評價，還可以更加便利的進行人員變動等登記成冊，更有助于進行存檔保存，提高檔案信息的安全性。如今信息化建設作為檔案建設的重要環(huán)節(jié)，在當今社會發(fā)展進程承擔著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化建設工作處于發(fā)展的初級階段，各大事業(yè)單位都已經(jīng)意識到檔案管理的重要性，開始信息時代存檔工作，但仍然有很多發(fā)展瓶頸。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題分析

開展檔案管理工作，是針對組織單位而言的，通過信息存檔和整理分類，保障檔案信息的完備性，獲取即時性等特性；構(gòu)建運行一套完備的檔案管理模式，可以將人員管理井井有條，為人事變動和招聘等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對于未來發(fā)展而言至關(guān)重要。如今事業(yè)單位開始逐漸實施全方位的檔案管理信息化建設工作，是針對我國如今高數(shù)量人口、高數(shù)量信息庫的一種全新的檔案管理模式。

2.1 不重視檔案管理工作

由于事業(yè)單位內(nèi)部從業(yè)人員大多工作年限較長，學習能力和對于新鮮事物思想的接受能力受到限制，很多中高層管理者的思想觀念較為落后，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設較為繁瑣。一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導致檔案管理工作漏洞百出，另一方面，人員認識不足，認為檔案管理工作就是日常事務性工作，忽略了管理的作用，因此檔案管理工作從業(yè)人員并沒有很好地專業(yè)管理素質(zhì)和信息化操作基礎，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建進度緩慢。

2.2 操作流程不規(guī)范

如今社會沒有形成制式的法律條文，對于檔案信息化管理的具體流程沒有進行規(guī)范，信息化建設較為混亂，導致網(wǎng)絡環(huán)境比較嘈雜，更不利于信息化建設工作正常落實。在事業(yè)單位也是如此，對于檔案信息沒有確切的分類和實時更新，由于沒有進行云端處理和信息統(tǒng)計，因此信息存檔工作出現(xiàn)斷檔和后期補充補齊得現(xiàn)象，導致很多信息查詢困難，信息失真。

2.3 技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱

檔案信息化建設是一個長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合各行各業(yè)的實際情況，在保障整體模式的前提下，進行專項研究，但是如今市場中嚴重缺乏先進的信息技術(shù)和軟件研發(fā)能力。檔案信息化建設如今由于缺乏資金支持和政策支持，導致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況；機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設團隊，人崗不匹配，技術(shù)虧空。

2.4 缺乏專業(yè)的技術(shù)團隊

大多信息管理團隊是事業(yè)單位中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認為檔案管理是一個閑職，沒有了學習和更新管理模式的激情和熱忱。事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應對復雜多變的市場環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設進程。導致出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒有一定嚴謹?shù)膱?zhí)行力，也會出現(xiàn)一些愛與人情面子，賞罰不明的情況出現(xiàn)。

3 事業(yè)單位檔案管理體系建設完善措施

3.1 管理者高度重視

首先領導者們應該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數(shù)據(jù)時代特色進行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，呼吁大家共同掌握檔案管理的實質(zhì)內(nèi)涵，將事務性工作與管理實踐充分結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進行學習和經(jīng)驗交流，高薪優(yōu)待聘請專業(yè)管理人才，能夠提高企事業(yè)等機關(guān)單位的檔案管理現(xiàn)代化進程。

3.2 實行標準化管理

國家政府出臺有關(guān)政策，鼓勵檔案管理信息化建設實現(xiàn)標準化。《檔案管理法》等規(guī)定建檔工作的前期準備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應政策要求，一方面學習國外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合機關(guān)單位自身發(fā)展情況，制定針對性有特色的信息化存檔章程。

提高檔案管理和存儲的規(guī)范化，各個事業(yè)單位部門都應該建立自己檔案，通過對于檔案進行重要層次分級設置，按照人物、會議、規(guī)范等依次進行存檔，對于政策類型文件進行實時更新，有助于形成事業(yè)單位自身特有的文化瑰寶和技術(shù)特色，進而在如今日益激烈的市場競爭中占據(jù)有效的位置。

3.3 提高檔案管理信息化建設程度

一方面，加大資金投入力度，完善設備的武裝和武裝保障，國家和政府也提供一定的貸款政策支持，全力支持檔案管理信息化建設工作的開展，提供財力支持；另一方面，提高信息技術(shù)技能提高，凈化網(wǎng)絡環(huán)境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進先進的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲機構(gòu)的信息保密度。提高信息分析能力，進行合理篩選和評估，幫助中高層管理者進行合理預測，為事業(yè)單位有關(guān)機構(gòu)冗員和缺員現(xiàn)象做出合理性建議，使得檔案信息管理成為中高層管理者科學合理決策的關(guān)鍵保障。

3.4 加強人才梯隊建設強度

提高組織內(nèi)檔案管理信息化建設的人才梯隊建設程度，可以通過針對學歷、經(jīng)歷、表揚素養(yǎng)、年齡等多項指標進行選拔，提高入職門檻，進而檔案管理人員的綜合素質(zhì)；進行相互交流，組織開展培訓等管理技能提升模式，提高在職人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng)；設定科學的考核指標，采取360績效考核的方式，促進團隊內(nèi)人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性；作為事業(yè)單位的每一位成員，應該不斷提升自身素質(zhì)，以為人們服務為宗旨，提高服務意識。

4 結(jié)束語

在當今社會，信息化時代懂得如何借助網(wǎng)絡優(yōu)勢，開展科學合理的建設檔案管理，對于單位的未來發(fā)展而言是至關(guān)重要的。尤其對于政府事業(yè)駕管部門而言，是能夠應付復雜多變的市場環(huán)境，實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，本文通過從人才隊伍建設、國家政策支持、檔案信息管理技術(shù)提升、服務理念等角度出發(fā)，整體提高事業(yè)單位檔案整體的信息化建設程度，使得有效的信息得以更好的存儲和應用。

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