幕墻單位工程檔案管理淺析

摘 要：幕墻工程檔案管理是幕墻工程維修養護、建設、審計稽查以及維權的重要憑證，是工程檔案管理的核心部分。做好幕墻工程檔案管理的工作，是檔案管理人員的基本職責。本文將對幕墻單位工程檔案管理存在的問題進行分析，并對怎樣更好地展幕墻單位工程檔案管理工作進行了分析探討，提出了一些科學高效的促進幕墻單位工程檔案管理工作的有效措施。

關鍵詞：工程檔案管理；問題；措施

隨著我國經濟快速的發展，同時也帶動了幕墻單位大量的工程項目施工的建設，也對幕墻單位工程檔案管理工作提出了全新的需求，怎樣可以更加科學有效地對工程檔案規范化的管理，已經成為了檔案管理人員所需要去解決的重要問題。各幕墻單位在搞好幕墻工程質量的同時，還要加強幕墻工程檔案管理也是非常重要的。幕墻工程檔案管理在幕墻單位中具有十分重要的信息資源，是保障工程能否保質保量完成的一個理論依據，幕墻工程檔案管理是將整個項目施工建設發展的全部過程進行了真實地記錄。不斷地加強幕墻單位的工程檔案的管理工作，使得幕墻單位的工程檔案具有準確性、安全性以及完整性，同時也是目前幕墻單位檔案管理工作的主要重點。

1 幕墻單位工程檔案管理存在的問題

1.1 粗放式管理模式導致檔案缺失

目前，雖然各幕墻單位對于工程檔案管理的重視有所增長，但是還是有很多的幕墻單位在工程建設中還是存在著一些問題。如：在工程檔案收集以及整理中及時性不夠、專業檔案管理人員的缺失、工程檔案管理的科技設備滯后以及管理中的各項制度不夠完善等問題。這些問題發生的主要原因就是因為幕墻工程檔案管理工作長期處于在一個較為粗放的管理模式中，這種檔案管理模式對工程檔案管理工作的科學性以及規范性有著嚴重的影響。在幕墻單位工程施工階段，幕墻工程中的施工任務是比較重的，在幕墻單位中會存在著重建設輕檔案的思想，幕墻單位不能與工程建設進程實現同步管理，在數據收集階段，數據可以填寫不準確的信息，不準確的信息和數據丟失等方面問題出現。很多幕墻單位為了保障工程可以順利通過各項驗收，總是會在單位驗收前對工程檔案進行突擊補充及歸檔工作，這就使得幕墻工程檔案的質量沒有得到有效、準確、完整的保障。

1.2 管理人才缺乏導致檔案管理水平不高

幕墻單位工程檔案管理中有要求檔案管理工作人員在項目建設過程中，根據項目的進度進行填寫相關的施工技術表，并且將這些表單進行完整保持，并且按照項目建設過程中的施工類別不同以及企業所要求的規定規范進行及時地收集、整理、分類以及歸檔等工作。此外，幕墻工程檔案管理的過程中，檔案管理人員需要對施工整個過程進行詳細了解，還需要具備相應的專業技術知識，并且根據企業的備案要交進行嚴格的歸檔。但是，當前的幕墻單位工程檔案管理人員不僅缺乏對幕墻工程技術知識的了解，還缺乏對于工程檔案管理方面的知識，不能真正的滿足目前企業對工程檔案管理工作的需求，有些幕墻單位并沒有建立專門的檔案管理部門，這使得幕墻工程檔案管理質量得不到保障。

1.3 檔案管理制度不健全

由于幕墻單位工程檔案管理的缺乏，造成了單位工程檔案管理工作雜亂無章。在很多的幕墻單位沒有建立科學、規范的工程檔案管理相關的歸檔制度以及要求。比如：工程檔案管理人員的責任制度、檔案管理中的借閱規范、工程檔案管理的保密制度以及檔案室歸檔存放制度等都不是很健全。在這種沒有制度的情況下，再由于項目施工的周期是比較長，資料圖紙都是比較分散的，導致幕墻單位所收集到的資料不夠齊全，同時檔案整理以及編制不是很規范，同時也給幕墻單位后期工程檔案管理帶來很多的問題。

1.4 檔案管理設備設施滯后

就現在而言，很多的幕墻單位對于企業的工程檔案的重視程度還是不夠，對檔案管理的經濟投入不夠。一些檔案保管及檔案數字化設備設施，如：直排式密集架、除濕機、柜式空調、打印掃描一體機、數碼攝像機等，由于價格相對較高，領導都覺得沒有必要購置，檔案的重要性還沒有得到領導的認可，往往當檔案出現問題，影響驗收及保存了，才意識到這些設備設施的重要性。

2 加強幕墻單位工程檔案管理的措施

2.1 加強工程檔案組織管理

首先，需要加強幕墻單位領導的組織。幕墻單位工程檔案管理看著十分容易，實際上使對于管理人員的專業要求非常高的工作，這還是需要在領導對工程檔案管理的重視情況下，配備專業的檔案管理人員，并且要求各個部門進行配合，因此才能讓幕墻工程檔案管理得到完整、安全、準確以及系統性，而幕墻單位還需要運用領導層的資源與檔案管理人員進行溝通并且布置任務。其次，單位需要加強檔案責任制。幕墻單位可以通過分組的方式對工程檔案管理進行監督，這需要單位的技術人員的積極配合。

2.2 提升檔案管理人員的素質與能力

首先，需要選擇專業的工程檔案管理人員，并且要確保管理人員的工程專業技能以及其工作的素養，需要挑選愛崗敬業，擁有優秀的檔案管理能力；其次，單位需要加強管理人員培訓。檔案管理人員從工程資料的收集開始，就要對其進行定期的專業技能培訓，并且通過有計劃的方式進行開展員工的培訓工作。最后，要確保檔案管理人員的穩定性。工程檔案管理工作是單一乏味的，從而造成人員的流動性很大，這種情況對檔案管理是十分不利的，單位可以通過設立激勵制度，來確保檔案管理人員的穩定。

2.3 建立嚴格的檔案管理制度

幕墻單位可以通過建立檔案管理制度，來明確各員工的責任，管理人員按照單位制度進行執行任務，才可以將檔案管理工作做好最好。單位在對檔案管理過程中，最開始對檔案的收集以及歸檔有著明確的要求，從而可以保證檔案不會出現丟失的情況，并且通過嚴格的制度管理，使得檔案的安全性、完整性以及整理得到保障。

總而言之，隨著城市經濟的不斷前行，對于幕墻單位工程檔案是不是精確、完整以及有據可依的需要是越來越高。工程檔案管理工作不僅僅是運用正確的方法對收集到的檔案進行歸檔，方便后期在使用，還需要要求幕墻單位工程檔案管理工作可以做到更加科學化以及高效率。

參考文獻

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作者簡介

曾群（1982-），女，漢族，湖南人，本科，研究方向：文書檔案、工程檔案、聲像檔案。