加強醫療設備檔案管理，促進醫院健康發展

吳國芬

摘 要：醫療設備檔案管理是醫院綜合檔案管理的重要組成部分，是醫院的基礎性工作，加強醫療設備檔案管理有助于醫院提高醫療質量與效益。本文主要立足于醫院發展過程中醫療設備檔案管理的重要作用，探索加強醫療設備檔案管理的措施，助力醫院提高醫療服務能力，健康穩定地發展下去。

關鍵詞：醫院；醫療設備檔案；檔案管理；醫院發展

隨著醫院發展年限日益延長，醫療設備逐漸增多，檔案資料也越來越多，如果不加強檔案管理，就無法快速查閱醫療設備檔案，也就不能發揮檔案在醫療服務與醫院發展中的作用。但是現階段的醫院醫療設備檔案管理存在重視不足、管理制度不完善、收集內容不明確、信息化建設與軟硬件建設滯后等問題，嚴重制約醫院的健康發展。因此，加強醫療設備檔案管理勢在必行，下面就對此進行分析和探討。

1 加強醫療設備檔案管理在醫院發展中的作用

醫療設備檔案指的是一臺醫療設備從計劃采購到報廢的全過程的資料，加強其管理對醫院的健康發展具有重要意義[1]。具體表現為：一方面，有助于把控購置醫療設備的第一關。按照功能可以把醫療設備分為三類：診斷設備和治療設備、輔助設備，其檔案最先反映醫療服務需求，是第一信號，為醫院臨床科室購置新設備與否提供參考依據。在三類醫療設備中，哪些暫時不購、哪些急需采購、哪些堅決停購，查閱設備檔案即可，為醫院把關，幫助降低醫院的成本，減少資源浪費。

另一方面，為醫院維修及保養醫療設備提供便利。查閱醫療設備檔案能了解設備的完好率、利用率、技術狀況等，提前報告并督促維修科室維修醫療設備。在醫療設備檔案管理中記錄設備運行情況，這雖然比較麻煩，但能延伸、拓展醫療設備檔案管理范圍。醫院的個別科室為獲取短期經濟效益，長期使用利用率較高的設備，拼設備、拼消耗，只要發生故障就很難維修，導致部分醫療設備因維修成本過高而提前報廢，不但增加醫院經濟損失，還不利于對患者的繼續診斷與治療，必須加強檔案管理，及早維修醫療設備，延長其使用壽命。

2 加強醫院醫療設備檔案管理的措施建議

2.1 納入醫療質量目標管理，提高重視程度

醫院應將醫療設備檔案管理納入其質量管理目標，完善建立專兼職檔案人員目標管理體系。例如醫院在綜合檔案室下設置醫療設備檔案分室、兼職檔案人員，形成完整的、科學的檔案管理網絡，突出對醫療設備檔案管理工作的重視程度。與此同時，要求專職檔案人員定期為醫療設備檔案管理提供指導、監督與培訓，明確分工，把責任落實到人頭，及時發現問題、妥善解決問題。其他相關人員則要主動配合檔案人員收集、整理醫療設備資料，掌握購置醫療設備的進展及其原始記錄、隨機材料等，預防材料缺失。

2.2 完善設備檔案管理制度，落實工作機制

完善的制度是加強醫療設備檔案管理的前提，醫院綜合檔案室必須基于國家檔案法律法規和醫院的工作要求，建立貫徹醫院醫療設備調用及管理的整個流程的完善管理制度[2]。例如制定《醫院設備檔案整理規范》，完善醫療設備檔案借閱權限、使用權限等制度，對其查閱進行嚴格控制，禁止非技術類人員不經過允許就查閱醫療設備檔案，提高檔案的保密性、安全性。除了借閱和調用，還要基于醫院實際情況完善制定一整套醫療設備檔案管理制度，促使采集、歸檔、審核、保管、交接、管理等檔案管理工作都有章可循，促使醫療設備檔案管理不斷趨于制度化、標準化，提高設備利用率，為醫療的運行奠定堅實基礎。

2.3 明確設備檔案收集內容，做好收集工作

為加強醫療設備檔案管理，促進醫院健康發展，綜合檔案室必須做好檔案收集工作，確保檔案的完整性。這就需要醫院檔案人員進一步明確醫療設備檔案收集內容，從購置到使用再到報廢的每一個流程都有據可查。主要包括：第一，申購醫療設備形成的文件，即購置申請單、論證報告、引進明細表、計劃預算書、驗收表等；第二，商業行為的有關文件，即醫療設備招標采購書、企業生產許可證、授權委托書、報價單、訂貨合同、發票復印件以及各種各樣的單據等等；第三，安裝醫療設備之后的使用與維修檔案，即使用與維修說明書、維修保養記錄、事故報告及其處理結果等等。

在收集醫療設備檔案時還應講究方式方法，提高收集工作效果。例如可使用三結合方法，結合定期收集和跟蹤收集、個別強調和一般號召、定點收集和全面收集。也就是每一年定期按照歸檔計劃的項目收集檔案；在醫療設備的整理用戶使用環節發現材料或問題時不定時順藤摸瓜，收集檔案；針對醫務人員還沒有形成良好歸檔習慣的醫療設備文件材料，在其開箱、安裝和調試等環節定點定人收集，提高歸檔率，保證醫療設備文件材料的完整性。在收集紙質材料時應完整收集電子文件檔案，做好備份。

2.4 建立檔案信息管理系統，提高技術水平

在網絡信息時代，醫院應努力研制檔案信息管理系統，提高醫療設備檔案管理的信息化建設水平。其要求是為制定醫療設備采購決策提供參考，記錄醫療設備基本信息和使用過程，體現其管理現狀，分析設備效益[3]。例如醫療設備檔案信息管理系統應包括醫療設備的論證、購入、檢修、鑒定、報廢、查詢、經濟效益等功能模塊，在信息技術支持下提高醫療設備檔案管理工作效率，方便檔案利用者查詢下載檔案信息，促進其在線利用，充分體現檔案價值。

醫療設備論證模塊主要處理醫院五萬元以上的醫療設備的論證認證申請；購入模塊主要處理醫院醫療設備的登記與購入等信息；使用模塊主要處理醫療設備使用環節的數據錄入；檢修模塊主要負責記錄每一個維修事件，對醫療設備故障進行分類，并在一定時期統計故障情況，及時總結醫療設備維修經驗；鑒定模塊依據醫院的表格對相關數據進行鑒定和處理；報廢模塊由醫療設備使用科室的負責人提出申請，工程技術人員以及醫療設備使用人員、管理人員成立醫療設備報廢鑒定小組，盡管鑒定確認需要報廢的醫療設備，在主管部門或院長通過審批之后進行報廢處理；查詢模塊的使用頻率最高，例如查詢醫療設備的價格、功能以及使用年限等，生成報表；經濟效益模塊則分析貴重醫療設備的效益。

2.5 增加軟硬件建設投入，服務于醫院發展

完備的、良好的軟硬件設施是加強醫療設備檔案管理的必要條件，醫院應嚴格選擇管理醫療設備檔案的場所、庫房，并適當增加投入。例如配備空調、防磁柜、文件柜、除濕機、溫濕度計、掃描儀、打印機、潔凈氣體滅火器等設施。對于軟件建設，正如前文所述，應積極引進醫療設備檔案信息管理系統，并配置網絡設備、存儲設備、服務器、安全設備、醫療設備檔案數字化加工設備、其他支撐設施等，合理選擇醫療設備檔案管理軟件，設置檔案信息數據庫，做好配套的檢索設計等工作，滿足醫療設備檔案信息檢索要求，提高查閱效率。如果條件允許還應增加醫療設備檔案統計分析軟件，分析檔案數據，提供準確的、詳細的統計信息，為醫院的運轉與發展提供便利。

3 結語

加強醫療設備檔案管理能促進醫院有效把控設備購置關、提高設備維修保養效率，醫院在持續提高業務能力與醫療質量的同時務必要將醫療設備檔案管理納入其質量管理目標，重視落實醫療設備檔案管理工作，同時完善制度、明確收集內容、建立相應的信息管理系統，提升醫療設備檔案管理的軟硬件建設水平，促使醫療設備更有效地作用于醫療業務以及醫療設備檔案管理更好地服務于醫院的運行與發展，為醫院創造更大經濟效益，助推醫院走上健康的、可持續的發展道路。

參考文獻

[1]金薇，陳仁更，戴偉.醫院醫療設備檔案的管理[J].中醫藥管理雜志，2017，25（20）：178-179.

[2]邵勤，嚴郁，朱偉等.醫療設備檔案管理中的問題及對策[J].醫療裝備，2018，31（05）：77-78.

[3]吳芝芝，柯大觀.淺談現階段醫療設備檔案管理的難點和加強措施分析[J].數理醫藥學雜志，2016，29（11）：1731-1732.