事業單位檔案管理規范化的分析（2）

胡健

摘 要：隨著現代信息技術的快速發展，事業單位檔案信息化管理日益凸顯其重要性。積極轉變檔案管理模式，優化提升信息化管理水平，對于構建便捷高效的檔案管理機制，推進信息化檔案建設，保障事業單位各項工作有效運行，具有重要的作用。本文從探討檔案信息化管理的主要優勢著手，分析信息化管理過程中存在的問題，并提出了優化事業單位檔案信息化管理的策略，旨在為新時期事業單位管理和服務工作提供借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案；管理

人事檔案成了人才信息的重要承載，也是人才信息的源泉。人事檔案能夠十分清晰地反映出人才的個人經歷、工作表現、獎懲情況和行為軌跡，是人才選舉的重要途徑。在人事檔案管理的過程中，完善人事檔案管理工作，對人才資源開發產生了十分重要的作用。在人事制度改革力度不斷加大的背景下，事業單位人事檔案管理變得越來越重要。從人事檔案管理工作開展的必要性出發，優化其工作的具體策略，可以為提升人事檔案管理工作的水平提供穩定的基礎。

1 事業單位檔案信息化管理的主要優勢

1.1 提高檔案管理工作效能

切實推進檔案信息化管理，能為檔案管理工作提供積極的技術支持和發展環境，優化檔案管理工作效能。創新利用檔案信息化管理新形式，完善軟硬件管理系統，不僅能轉變檔案管理職能、提升管理效率、提升檔案管理的科學性，而且能促進檔案信息資源的共建和共享。在一些政策法規許可的范圍內，事業單位內部、各部門以及其他相關事業單位和部門之間通過科學創建工作局域網、加強溝通合作，能更好地實現信息互換和資源共享，進而能夠提升管理工作效能，為事業單位決策和發展提供優質的服務。

1.2 促進檔案事業持續發展

在現代信息社會，信息化建設是展現事業單位整體管理水平和服務職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業單位實施公共決策、開展公共服務的重要參考素材。積極創新管理方式方法，深入應用數字化、信息化技術手段，大力推進檔案信息化管理工作，有利于促進檔案管理工作實現可持續發展，為社會公共事業的規劃和進步做好準備。

2 事業單位檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案清理難度較強，并且堆積較重

當前形勢下，絕大部分事業單位在工人檔案管理工作中，仍然采用的管理模式相對較為枯燥、單一、單調。單位內部所有工人的檔案，幾乎都被單位領導所控制。然而這種檔案管理模式更適合與傳統模式管理方式。隨著社會經濟的發展與進步，人才的流動已經是司空見慣的現象。傳統模式下的檔案管理方式，已經不能夠順應當前事業單位檔案管理工作的發展需要。當事業單位的員工退休或者離職時，該部分員工的檔案并沒有被妥善的處理，不會被及時的更新，更不會被清理掉。隨著時間的不斷的向前推移，越來越多的無效檔案堆積如山，這些無效檔案不但占據了大量的辦公空間，更不利于人力資源工作的開展。

2.2 缺乏工人檔案管理意識

事業單位在實際的經營管理中，缺乏對工人檔案的管理意識。部分事業單位對于工人檔案的管理并沒有給與足夠的重視，并且缺乏對工人檔案管理的相關法律法規。因此，事業單位工人檔案管理工作，在我國事業單位當中并沒有得到很好的實施。由于工人檔案管理意識的缺乏，在事業單位的管理工作中的體現相對較為明顯。大部分事業單位并未引起對工人檔案管理工作的重要性。長期對于工人檔案管理的忽視，導致事業單位并沒有及時的對工人檔案做出整理與總結。

3 事業單位檔案管理規范化措施

3.1 完善制度，規范監管

健全完善的管理制度、規范有序的監管辦法，將為優化檔案管理提供保障。首先，事業單位要嚴格根據《檔案法》和國家檔案管理條例，聯系本單位的實際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設計檔案管理工作考核辦法，依法嚴格治檔，杜絕以權謀私現象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強化對檔案信息化管理的有效制約和監督。事業單位要堅持依法依規，切實融通事業系統內部監督與外部監督，充分利用管理公開和社會監督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環境。再次，完善檔案管理學習制度。事業單位要持續開展學習我國《檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他各種法律法令中相關的檔案管理規定，深化檔案管理制度認識，更加規范有序地開展檔案管理工作。最后，事業單位要完善管理評估體系，對檔案管理工作進行合理考核，以更好地保證信息化管理實效，真正將檔案信息化管理工作做細、做好。

3.2 完備設施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，事業單位必須加大資金投放力度，注重應用性軟硬件信息化基礎設施建設。首先，事業單位要根據國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術手段，開發、建設優良的檔案管理操作系統，并配備標準化管理設備，創建一個科學實用的檔案信息運營網站，實施信息化操作和管理。網絡化服務是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網頁形式提供相應的檔案信息服務，可以便捷地實現網絡瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數據信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數字化程度。借助信息化、數字化管理進程，有利于進一步促進事業單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業單位各個部門要及時整合相關檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統優化實施信息化管理。最后，事業單位還要不斷提升網絡技術和工作平臺建設能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數據庫，提高檔案管理的數字化效果，以更好地為發展決策、工作考核和人才培養提供有益參考。

3.3 提升意識，強化領導

為了從深層次對人事檔案管理工作進行完善，單位領導要重視和關注，要讓人事檔案管理工作擁有強有力的支撐。單位內部要把人事檔案管理工作納入議事日程之中。比如，創建檔案管理領導小組，小組對人事檔案管理工作的各個層面負責，并開展定期的檢查和指導工作。在工作開展中要及時地發現其中存在的不足，提出解決意見。隨之形成人事檔案管理考核機制，對人事檔案工作進行合理的考量，開展分類指導模式，實現動態管理模式。這樣，人事檔案工作會展現出制度化特征，更加規范和科學。

3.4 優化檔案功能

人事檔案管理工作要讓檔案的內容趨于全面、客觀和動態。由此，事業單位就需要對檔案的實際功能進行全新定位和升級。第一，要關注檔案的重要內容。對其進行有效的保留。第二，對檔案的實際內涵進行擴大和豐富。比如，其中涉及了養老保險、醫療保險和失業保險等內容，還應該強化對工作業績的分析，增加關于學習獎懲、專業特長等的信息。這樣，才會滿足單位對人才的需求。

4 結語

隨著信息化時代的到來，事業單位的工人檔案管理工作要求逐漸提升。隨著檔案管理工作的良好發展，與此同時暴露出來的問題也越來越多。例如，檔案出現弄虛作假，工作檔案與實際不相符、以及棄檔等問題出現。這些問題在很大程度上嚴重的阻礙了檔案管理工作的順利開展。因此，事業單位要給與高度的中，并且針對其出現的問題，及時的采取有效措施對其加以控制，進而保障事業單位工人檔案工作進一步發展，全面事業單位全面工作的順利發展。

參考文獻

[1]王愛萍.關于如何推進事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江檔案，2017（4）.

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