檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

盧晶

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)逐漸滲透到社會(huì)生活的方方面面，作為各項(xiàng)工作記錄的檔案信息，自然也開始發(fā)展起信息化的檔案管理模式。目前信息化的檔案管理發(fā)展主要有信息化發(fā)展與管理兩方面內(nèi)容，共同構(gòu)成檔案信息化管理的方式。但是我國對(duì)于檔案信息化管理的發(fā)展的各項(xiàng)內(nèi)容還存在一定的缺陷，相關(guān)制度、設(shè)備、人員都存在一定的差距，因此本文就以檔案信息化發(fā)展與管理進(jìn)行深入分析，通過對(duì)檔案信息化的概念、特點(diǎn)、步驟的闡述，為信息化檔案管理的發(fā)展提出有效的措施，旨在為我國的檔案信息化管理與發(fā)展起到一定的指導(dǎo)與促進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化發(fā)展；檔案管理；措施

1 檔案信息化發(fā)展的概念和基本理論

檔案信息化的管理發(fā)展指利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，采用網(wǎng)絡(luò)信息收集整理、共享開發(fā)的應(yīng)用對(duì)檔案管理中的各項(xiàng)信息進(jìn)行高效率的保存，同時(shí)為使用者提供高效率的檔案使用方式。信息化的檔案管理模式是科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。主要將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)字管理方式，改變了傳統(tǒng)檔案保存中的效率低、花費(fèi)大、易損壞的特點(diǎn)。在實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上開發(fā)出的更為高效、節(jié)約、適用性強(qiáng)的檔案管理模式。

2 信息化條件下的檔案管理與服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于檔案館適應(yīng)信息技術(shù)的管理模式，其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1）不受利用資源提取的限制。信息化的檔案管理方式，使用者對(duì)于檔案的使用不再受限于相關(guān)地域、時(shí)間的限制。通過檔案館智能化的管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)資源使用的快速高效。信息化的檔案管理和服務(wù)內(nèi)容可以為用戶的信息取用進(jìn)行優(yōu)化。相關(guān)檔案信息的生產(chǎn)者和使用者可以進(jìn)行隨時(shí)發(fā)布使用。不同用戶通過信息化檔案館的交流渠道，實(shí)現(xiàn)了信息資源的分享交流。高效率的發(fā)展趨勢(shì)無不印證著時(shí)間等于金錢。檔案館未來的管理趨勢(shì)就是需要實(shí)現(xiàn)檔案信息使用的高效率。所以，采用信息化的檔案管理為用戶提升更好的服務(wù)體驗(yàn)，使檔案發(fā)展的一大優(yōu)勢(shì)內(nèi)容。

2）檔案館的高質(zhì)量信息管理和服務(wù)。檔案館對(duì)于信息內(nèi)容的收集方式不斷擴(kuò)展，并且借助于檔案館的信息化技術(shù)應(yīng)用，很多檔案信息的收集開始采用互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)。隨著現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展。很多檔案館對(duì)于信息資源的管理范圍已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的信息內(nèi)容。信息技術(shù)背景下的檔案都是借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)經(jīng)營交流使用，所以信息化的檔案管理相當(dāng)于適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的發(fā)展趨勢(shì)。

同時(shí)很多用戶對(duì)于檔案信息的應(yīng)用也有新的要求。所以信息化條件下的檔案館的服務(wù)內(nèi)容也需要進(jìn)行拓展增加。為用戶提供更加多元化的檔案服務(wù)方式。比如引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理的服務(wù)設(shè)備，開展共享信息平臺(tái)的發(fā)展。管理人員應(yīng)該使用信息化的管理技術(shù)進(jìn)行檔案內(nèi)容的優(yōu)化整合，不斷提升檔案管理的信息提供范圍和服務(wù)方式。從而使檔案館的服務(wù)質(zhì)量和信息的提供得到質(zhì)的提升。

3）實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息長時(shí)間的保存。檔案館對(duì)檔案管理的重要目標(biāo)之一就是實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的長期保存。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于檔案管理采用紙質(zhì)化的管理方式，雖然也可以進(jìn)行長時(shí)間的信息保留，但是會(huì)不斷加重檔案館的運(yùn)行負(fù)擔(dān)。所以往往都會(huì)進(jìn)行選擇性保留。但使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，檔案館的工作內(nèi)容就可以大大減少，借助于云存儲(chǔ)設(shè)備的大量使用，檔案館對(duì)于各種信息的保留處理都有了很好的途徑。通過采用信息化的檔案管理方式，可以充分實(shí)現(xiàn)檔案館的信息擴(kuò)展和工作內(nèi)容的雙重提升。對(duì)于檔案管理中的信息保留內(nèi)容，還可以規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中的很多缺陷，比如紙質(zhì)檔案的老舊腐蝕、丟失和損壞問題，但有很好的規(guī)范性和正式性。信息系統(tǒng)下的檔案管理的存儲(chǔ)，使用云數(shù)據(jù)的檔案管理，既有效提升了檔案管理的時(shí)間，又不會(huì)造成檔案文件的損壞，所以需要結(jié)合電子檔案的存儲(chǔ)和紙質(zhì)檔案的使用兩方面優(yōu)點(diǎn)，充分滿足檔案使用人員的需求，有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理使用和保存的高效率。

3 檔案信息化發(fā)展的特征

信息化的檔案發(fā)展屬于信息技術(shù)條件下的必然趨勢(shì)，一是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的改進(jìn)，使其滿足信息化社會(huì)的需要。二是使檔案管理的內(nèi)容向著更加多元化的方向發(fā)展，拓展檔案管理的服務(wù)內(nèi)容與發(fā)展空間。并且對(duì)檔案信息的公布、檢索、開發(fā)進(jìn)行優(yōu)化，滿足檔案管理的目的以服務(wù)為中心進(jìn)行展開。另外，檔案信息化發(fā)展也是對(duì)社會(huì)信息使用平臺(tái)的改進(jìn)，計(jì)算機(jī)和智能手機(jī)的使用已經(jīng)得到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，人們對(duì)信息的使用方式已經(jīng)過渡到了數(shù)字信息時(shí)代。信息化檔案的發(fā)展也是人們對(duì)信息使用特征的體現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時(shí)代的到來，信息管理技術(shù)已經(jīng)開始走向云計(jì)算與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用發(fā)展，檔案信息作為信息管理的重要內(nèi)容，伴隨多媒體與數(shù)據(jù)庫的廣泛應(yīng)用，數(shù)字信息化的檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代變革要求。所以信息檔案的發(fā)展與管理是未來檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4 檔案信息化發(fā)展的步驟

1）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。對(duì)于檔案信息化的推進(jìn)，首先就需要有良好的檔案信息化系統(tǒng)，根據(jù)自身的檔案內(nèi)容管理要求，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)檔案信息收集、處理、共享、開發(fā)的公共服務(wù)平臺(tái)，然后在各個(gè)部門發(fā)展中相應(yīng)的信息共享端口，方便相關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行檔案信息的上傳和使用。如果有條件的話可以與外界網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，突破窗口服務(wù)的局限性，人們可以隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息的查詢使用。同時(shí)發(fā)展相應(yīng)的安全管理系統(tǒng)，保證檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。另外，與信息化檔案管理系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的還包括人員使用的權(quán)限設(shè)置，很多檔案信息都設(shè)計(jì)到企業(yè)發(fā)展的效益，對(duì)不同管理人員和員工設(shè)置信息使用權(quán)限，建立起一個(gè)全面的檔案信息化管理系統(tǒng)。

2）采用電子文件形成部門、檔案部門與計(jì)算機(jī)信息管理部門三點(diǎn)結(jié)合方式。信息化的檔案管理發(fā)展需要借助檔案信息的產(chǎn)生部門、檔案管理部門和計(jì)算機(jī)信息管理部門的結(jié)合，部門作為檔案信息的產(chǎn)生者和使用者，對(duì)其產(chǎn)生和使用的檔案信息要有一定的責(zé)任和要求，使檔案信息有利于檔案管理的展開。檔案管理部門作為檔案信息管理的主體，通過相關(guān)的檔案信息管理的要求規(guī)范，對(duì)部門產(chǎn)生的信息進(jìn)行分析整理歸納，保證檔案信息管理的效率與價(jià)值。計(jì)算機(jī)管理部門作為檔案信息發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)，是企業(yè)實(shí)行檔案信息化管理發(fā)展的關(guān)鍵。使用相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息的管理與傳遞進(jìn)行處理，是檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力。實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展的發(fā)展需要三者的相互協(xié)調(diào)和共同發(fā)展。使得企業(yè)內(nèi)部的檔案管理成為一個(gè)有價(jià)值的整體。

5 檔案管理信息化發(fā)展的策略

1）提高電子文件歸檔管理的信息化水平。根據(jù)自身檔案管理的發(fā)展，采用與之相適應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息類型和使用方式，采用合適的方式進(jìn)行檔案信息實(shí)體內(nèi)容向數(shù)字內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。同時(shí)制定相應(yīng)的檔案信息化管理發(fā)展制度，提升檔案信息化管理的人員積極性。從信息化檔案管理和服務(wù)的兩方面內(nèi)容提升檔案信息管理質(zhì)量，提升信息化檔案發(fā)展、管理、應(yīng)用的效率。

2）提高檔案工作人員從業(yè)素質(zhì)。信息化的檔案管理發(fā)展一方面是管理系統(tǒng)的應(yīng)用推進(jìn)，另一方面需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和素養(yǎng)的管理人員，進(jìn)行信息化系統(tǒng)的維護(hù)改進(jìn)，一是進(jìn)行信息化的檔案管理工作人員需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作技能，很多管理系統(tǒng)都會(huì)設(shè)計(jì)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息組織的相關(guān)技術(shù)，相關(guān)的信息管理人員也需要具有一定的管理技能。二是對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，信息化技術(shù)的應(yīng)用雖然減輕了檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，但需要工作人員有良好的責(zé)任心，對(duì)各項(xiàng)檔案信息可以及時(shí)錄入整理，提升檔案部門的窗口服務(wù)質(zhì)量，使得檔案信息化發(fā)展最終更好的為人民服務(wù)。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化的發(fā)展是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國的檔案管理工作的效率、質(zhì)量、安全得到進(jìn)一步提升。越來越多的企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展都需要借助信息化的管理方式進(jìn)行促進(jìn)，信息化檔案管理的發(fā)展與發(fā)展為我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了良好的信息服務(wù)支撐。

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