淺析科技檔案管理的規(guī)范建設(shè)

劉悅

科技檔案管理在一個單位的工作中起著重要作用，科技檔案保存完整，才能為單位的科研技術(shù)、項目、課題更好提供數(shù)據(jù)資料，檔案管理者既要具備檔案專業(yè)知識，熟悉檔案業(yè)務(wù)，還要有高度的政治自覺性和強烈事業(yè)心投身到檔案信息化工作中，為使科技檔案管理工作的質(zhì)量不斷提高、在科技含量很高的今天，檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為科技檔案管理的新趨勢，為使檔案管理更加完善，就要注重檔案專業(yè)信息化人才的培養(yǎng)。

1 科技檔案管理人員的綜合能力尚待提高

1）科技檔案管理人員的綜合能力是影響檔案管理工作開展的重要因素。隨著信息時代的發(fā)展，科技檔案管理也在逐漸向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，科研單位的檔案管理工作沒有專職人員，檔案管理人員的頻繁更換，降低了檔案工作的質(zhì)量和效率。

2）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化專業(yè)人才是提高科技檔案管理一個必不可少的條件，檔案信息化建設(shè)本質(zhì)上是信息技術(shù)、現(xiàn)代計算機技術(shù)、云計算技術(shù)等現(xiàn)代科技手段在檔案管理中的實際應(yīng)用，所以檔案信息化管理迫切需要高效率的復(fù)合型人才；立足對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，重點加強專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高科技檔案管理者的業(yè)務(wù)技能、信息技能、職業(yè)道德素養(yǎng)，造就一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊伍，是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容；科技檔案管理者要適應(yīng)檔案管理工作不斷變化的新形勢，在檔案管理工作中培養(yǎng)出自己的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理者的工作熱情，在工作上更加積極主動，使檔案管理工作更上一個臺階；接觸檔案資料的各級人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，管理和審閱文件的領(lǐng)導(dǎo)、寫稿人員、檔案管理者都要相互配合，按照有關(guān)要求共同完成公文處理和文件的歸檔管理工作.做到“人人參與檔案管理，保證檔案質(zhì)量”，要讓管理者對各種計算機技術(shù)進(jìn)行有效地利用，真正提高科技檔案工作質(zhì)量。

2 提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

1）科技檔案歸檔不完整，科技檔案歸檔的完整性是保證科技成果檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，而完整科技檔案的形成是依靠廣大科研人員的積極主動參與。然而有的科研人員在工作中將各階段所做的技術(shù)資料任意放置，有些課題做的資料時間跨度是好幾年，隨意將技術(shù)資料找一間破舊房屋堆積，資料上布滿灰塵，其原因是知識產(chǎn)權(quán)和科技獎勵沒有引起單位的足夠重視，沒有激發(fā)科研管理人員工作積極性，致使科技檔案管理資料遭到損毀。

2）強化科研檔案管理工作：每一項科研課題都由多個部門共同協(xié)助完成，新的科研課題開展后循環(huán)使用前期項目資料是一個很常見的工作程序，科研成果檔案資料是各個課題不同階斷取得的成績和新的技術(shù)信息集合，是珍貴的技術(shù)資源積累，這些檔案資料中有科研技術(shù)的最新動態(tài)，也是科研技術(shù)的更新版本，每一個科研項目所取得的科技成果資料都應(yīng)被大力推廣應(yīng)用、大力發(fā)展。加大科技檔案管理的力度，各部門相互配合，共同制定出科技檔案資料歸檔管理的要求和辦法，為今后科技工作開拓綠色通道，搭建信息資源共享平臺。

3）將早期的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，把紙質(zhì)檔案存儲在計算機中，實現(xiàn)信息的永久保存功能，即使檔案原件受到意外損失，也會保留檔案的基本數(shù)據(jù)信息。檔案數(shù)字化信息存儲手段不僅容量大、速度快，且占用資源空間小，可以做到無限期保存，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、縮微檔案、聲像檔案等通過掃描、拍攝、采集轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化數(shù)據(jù)的過程，是一項解決“存量檔案”的階段性工作。

4）在電子文件即數(shù)字形式的文件占比重越來越大的今天，電子文件將成為未來檔案的主要形式。加強對電子文件的歸檔管理，實現(xiàn)從電子文件到數(shù)字檔案的“無縫連接”。電子信息技術(shù)的存儲形式取代傳統(tǒng)信息存儲方式這只是時間上的問題，傳統(tǒng)存儲方式大多采用紙質(zhì)材料作記錄，紙質(zhì)文件放置時間一長就容易破損，復(fù)原技術(shù)不高，這都會影響信息存儲的質(zhì)量。改為用電子信息技術(shù)存儲的方式問題就迎刃而解了，數(shù)字化檔案是一種永不磨損的信息。檔案式信息化建設(shè)達(dá)到了信息資源共享目標(biāo)，很多領(lǐng)域正逐步實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)活動電子化、無紙化。

3 推進(jìn)科研檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)

1）檔案信息化建設(shè)是一項實現(xiàn)科學(xué)與共享服務(wù)為目標(biāo)的系統(tǒng)工程，基礎(chǔ)是檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范統(tǒng)一。建立和應(yīng)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，才能滿足多種形式的信息資源、不同方式管理之間的信息交流、共享服務(wù)。在檔案信息化建設(shè)中，科學(xué)規(guī)劃檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)，統(tǒng)一制定和推廣實施數(shù)字檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，建立起數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范體系，確保檔案信息的有效共享與自由交換，

2）提高檔案管理信息化利用水平，檔案管理方法隨著科技的發(fā)展應(yīng)用到現(xiàn)代計算機科技，實現(xiàn)檔案管理往更高層次的方向發(fā)展。其內(nèi)容包括：第一，資源的信息化，利用信息技術(shù)，將信息資料進(jìn)行加工、處理、優(yōu)化配置，再通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享。建設(shè)資源平臺的信息化。第二，現(xiàn)代化的保存方式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字技術(shù)下的檔案呈現(xiàn)出占空間少，儲存量大、載體方便，形式多樣的特點。

3）科技檔案管理信息化的必要性：歷史的真實性、記錄的原始性是科技檔案的重要屬性，是探索科學(xué)規(guī)律的依據(jù)。對科技檔案的整理、保存和管理是一項非常艱巨的任務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，科技檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來進(jìn)行管理。在其檔案管理工作中，有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有使用，計算機技術(shù)還沒有在科技檔案管理工作中廣泛地運用，造成科技檔案管理資源的浪費。

4）新時期的科技檔案管理，是運用科學(xué)方法，予以有序、有條理的排列，利用最少的人力與時間，迅速而準(zhǔn)確地發(fā)揮最大的效率。檔案管理的專業(yè)性較強，工作強度較大，當(dāng)面對繁雜的需要歸檔的材料時，首先要根據(jù)檔案的形成規(guī)律進(jìn)行整理、鑒定，并按照檔案的一定歸檔方法進(jìn)行分類組卷，采用信息化技術(shù)手段完成科技檔案的歸檔管理。

4 完善科技檔案的管理制度

1）科技檔案是記錄科研技術(shù)成果的載體，其特點決定了科技檔案需要有較高的技術(shù)保密性。如一些有自主知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品和設(shè)計，如果充分發(fā)揮其價值，就能夠創(chuàng)造良好的社會經(jīng)濟效益。

2）科技檔案不僅是一種科技活動的真實記錄，同時它也體現(xiàn)在為今天的科學(xué)研究提供真實可靠不可多得的數(shù)據(jù)資料。

3）科學(xué)技術(shù)檔案中的基建項目檔案從一開始就要把工程的資料、工程設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工等工程建設(shè)的檔案收集整理好以便提供歸檔的原始資料。

4）一些大型的科研活動中的項目課題檔案，科研主管人員要對其進(jìn)行保管與立項，對于一些反應(yīng)項目研究經(jīng)過的原始記錄，以及研究中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)要做好有效的存儲工作。科技檔案管理的部門要想辦法使科技檔案的利用率提高；更好做到科技檔案資源共享。

5 充分發(fā)揮科技檔案管理的作用

1）增強科技的利用率。科技檔案的利用率是科研單位工作的信息源頭，要不斷加強對科技檔案的利用；應(yīng)對檔案進(jìn)行仔細(xì)的分類與分析研究，并對檔案的利用情況進(jìn)行分級，對于一些利用頻繁、利用價值比較高的科技檔案要放在方便借閱最注目、最重要的位置。

2）科研課題檔案的建立：第一是準(zhǔn)備資料、然后進(jìn)入研究、實驗過程也就是課題的實施內(nèi)容部分，這一階段周期相對慢長，有些課題幾年甚至橫跨幾十年時間，課題最后是總結(jié)鑒定以及成果申報等工作。要把這一超長過程的所有科學(xué)技術(shù)檔案收集整理好并一一歸檔，首先科研單位領(lǐng)導(dǎo)要對科技檔案管理高度重視，其次是要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化專業(yè)管理人員，最重要的一點是科技檔案的管理必須要規(guī)范化。各部門工作中要認(rèn)真配合真抓實干進(jìn)一步促進(jìn)科技檔案的規(guī)范化建設(shè)。

3）一份完整的科技檔案可以反應(yīng)自科研課題開展以來任何時期的工程進(jìn)展，詳細(xì)的相關(guān)資料圖片和完整的數(shù)據(jù)，看到一些數(shù)據(jù)更使人聯(lián)想起課題進(jìn)行過程中的點點滴滴，為了施工中的一個等待環(huán)節(jié)需五小時后進(jìn)入下一個步驟，人們從下午等到天黑，沒有喝一口水，沒吃一口食物，施工現(xiàn)場環(huán)境艱苦無飲用水和食物，全靠人工帶夠一周干糧，大家往往忙起來一天只吃一次干糧；一些資料更是一段珍貴的回憶，一位技術(shù)人員當(dāng)時在實驗過程中為了計算一個參數(shù)幾天幾夜沒有休息，現(xiàn)場當(dāng)他寫完一個數(shù)據(jù)剛要站起來就累暈倒了。每當(dāng)看到這些檔案資料怎不叫人潸然淚下，這些讓人淚目的資料是科研人員在環(huán)境惡劣的生產(chǎn)第一線用十幾年甚至幾十年的時間揮灑青春和熱血換來的，它既是一個單位的發(fā)展史，也是一個時期國家建設(shè)發(fā)展中滄海一粟的寫照。

6 結(jié)束語

科技檔案的現(xiàn)代化管理模式，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建科學(xué)信息管理平臺，檔案管理信息化的就是將檔案載體由傳統(tǒng)的紙張形式擴展為縮微型、聲像型及機讀型，提高了檔案信息的利用率；促進(jìn)了科技檔案管理由傳統(tǒng)手工管理模式向現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時代收集信息對于促進(jìn)和推動行業(yè)的發(fā)展十分重要。