淺析科技檔案管理的規范建設

劉悅

科技檔案管理在一個單位的工作中起著重要作用，科技檔案保存完整，才能為單位的科研技術、項目、課題更好提供數據資料，檔案管理者既要具備檔案專業知識，熟悉檔案業務，還要有高度的政治自覺性和強烈事業心投身到檔案信息化工作中，為使科技檔案管理工作的質量不斷提高、在科技含量很高的今天，檔案管理數字化、信息化、網絡化已經成為科技檔案管理的新趨勢，為使檔案管理更加完善，就要注重檔案專業信息化人才的培養。

1 科技檔案管理人員的綜合能力尚待提高

1）科技檔案管理人員的綜合能力是影響檔案管理工作開展的重要因素。隨著信息時代的發展，科技檔案管理也在逐漸向信息化、現代化發展，科研單位的檔案管理工作沒有專職人員，檔案管理人員的頻繁更換，降低了檔案工作的質量和效率。

2）培養高素質的檔案信息化專業人才是提高科技檔案管理一個必不可少的條件，檔案信息化建設本質上是信息技術、現代計算機技術、云計算技術等現代科技手段在檔案管理中的實際應用，所以檔案信息化管理迫切需要高效率的復合型人才；立足對現有人員的培養，重點加強專業技術培訓，進一步提高科技檔案管理者的業務技能、信息技能、職業道德素養，造就一支適應檔案信息化建設需要的人才隊伍，是信息化建設的重要內容；科技檔案管理者要適應檔案管理工作不斷變化的新形勢，在檔案管理工作中培養出自己的歷史責任感和使命感，進一步激發檔案管理者的工作熱情，在工作上更加積極主動，使檔案管理工作更上一個臺階；接觸檔案資料的各級人員必須嚴格遵守有關規定，管理和審閱文件的領導、寫稿人員、檔案管理者都要相互配合，按照有關要求共同完成公文處理和文件的歸檔管理工作.做到“人人參與檔案管理，保證檔案質量”，要讓管理者對各種計算機技術進行有效地利用，真正提高科技檔案工作質量。

2 提高對檔案管理工作重要性的認識

1）科技檔案歸檔不完整，科技檔案歸檔的完整性是保證科技成果檔案質量的關鍵，而完整科技檔案的形成是依靠廣大科研人員的積極主動參與。然而有的科研人員在工作中將各階段所做的技術資料任意放置，有些課題做的資料時間跨度是好幾年，隨意將技術資料找一間破舊房屋堆積，資料上布滿灰塵，其原因是知識產權和科技獎勵沒有引起單位的足夠重視，沒有激發科研管理人員工作積極性，致使科技檔案管理資料遭到損毀。

2）強化科研檔案管理工作：每一項科研課題都由多個部門共同協助完成，新的科研課題開展后循環使用前期項目資料是一個很常見的工作程序，科研成果檔案資料是各個課題不同階斷取得的成績和新的技術信息集合，是珍貴的技術資源積累，這些檔案資料中有科研技術的最新動態，也是科研技術的更新版本，每一個科研項目所取得的科技成果資料都應被大力推廣應用、大力發展。加大科技檔案管理的力度，各部門相互配合，共同制定出科技檔案資料歸檔管理的要求和辦法，為今后科技工作開拓綠色通道，搭建信息資源共享平臺。

3）將早期的紙質檔案轉化為傳統載體檔案的數字化，把紙質檔案存儲在計算機中，實現信息的永久保存功能，即使檔案原件受到意外損失，也會保留檔案的基本數據信息。檔案數字化信息存儲手段不僅容量大、速度快，且占用資源空間小，可以做到無限期保存，將傳統紙質檔案、縮微檔案、聲像檔案等通過掃描、拍攝、采集轉換成為數字化數據的過程，是一項解決“存量檔案”的階段性工作。

4）在電子文件即數字形式的文件占比重越來越大的今天，電子文件將成為未來檔案的主要形式。加強對電子文件的歸檔管理，實現從電子文件到數字檔案的“無縫連接”。電子信息技術的存儲形式取代傳統信息存儲方式這只是時間上的問題，傳統存儲方式大多采用紙質材料作記錄，紙質文件放置時間一長就容易破損，復原技術不高，這都會影響信息存儲的質量。改為用電子信息技術存儲的方式問題就迎刃而解了，數字化檔案是一種永不磨損的信息。檔案式信息化建設達到了信息資源共享目標，很多領域正逐步實現辦公業務活動電子化、無紙化。

3 推進科研檔案管理信息化、規范化建設

1）檔案信息化建設是一項實現科學與共享服務為目標的系統工程，基礎是檔案信息化建設標準的規范統一。建立和應用統一的標準與規范，才能滿足多種形式的信息資源、不同方式管理之間的信息交流、共享服務。在檔案信息化建設中，科學規劃檔案信息標準、規范建設，統一制定和推廣實施數字檔案信息標準，建立起數字檔案標準技術規范體系，確保檔案信息的有效共享與自由交換，

2）提高檔案管理信息化利用水平，檔案管理方法隨著科技的發展應用到現代計算機科技，實現檔案管理往更高層次的方向發展。其內容包括：第一，資源的信息化，利用信息技術，將信息資料進行加工、處理、優化配置，再通過網絡實現資源的共享。建設資源平臺的信息化。第二，現代化的保存方式。與傳統紙質檔案相比，數字技術下的檔案呈現出占空間少，儲存量大、載體方便，形式多樣的特點。

3）科技檔案管理信息化的必要性：歷史的真實性、記錄的原始性是科技檔案的重要屬性，是探索科學規律的依據。對科技檔案的整理、保存和管理是一項非常艱巨的任務。隨著科學技術手段的不斷更新，科技檔案已經普遍采用信息化手段來進行管理。在其檔案管理工作中，有些先進的技術手段還沒有使用，計算機技術還沒有在科技檔案管理工作中廣泛地運用，造成科技檔案管理資源的浪費。

4）新時期的科技檔案管理，是運用科學方法，予以有序、有條理的排列，利用最少的人力與時間，迅速而準確地發揮最大的效率。檔案管理的專業性較強，工作強度較大，當面對繁雜的需要歸檔的材料時，首先要根據檔案的形成規律進行整理、鑒定，并按照檔案的一定歸檔方法進行分類組卷，采用信息化技術手段完成科技檔案的歸檔管理。

4 完善科技檔案的管理制度

1）科技檔案是記錄科研技術成果的載體，其特點決定了科技檔案需要有較高的技術保密性。如一些有自主知識產權的產品和設計，如果充分發揮其價值，就能夠創造良好的社會經濟效益。

2）科技檔案不僅是一種科技活動的真實記錄，同時它也體現在為今天的科學研究提供真實可靠不可多得的數據資料。

3）科學技術檔案中的基建項目檔案從一開始就要把工程的資料、工程設計、施工、監理、竣工等工程建設的檔案收集整理好以便提供歸檔的原始資料。

4）一些大型的科研活動中的項目課題檔案，科研主管人員要對其進行保管與立項，對于一些反應項目研究經過的原始記錄，以及研究中的關鍵數據要做好有效的存儲工作。科技檔案管理的部門要想辦法使科技檔案的利用率提高；更好做到科技檔案資源共享。

5 充分發揮科技檔案管理的作用

1）增強科技的利用率。科技檔案的利用率是科研單位工作的信息源頭，要不斷加強對科技檔案的利用；應對檔案進行仔細的分類與分析研究，并對檔案的利用情況進行分級，對于一些利用頻繁、利用價值比較高的科技檔案要放在方便借閱最注目、最重要的位置。

2）科研課題檔案的建立：第一是準備資料、然后進入研究、實驗過程也就是課題的實施內容部分，這一階段周期相對慢長，有些課題幾年甚至橫跨幾十年時間，課題最后是總結鑒定以及成果申報等工作。要把這一超長過程的所有科學技術檔案收集整理好并一一歸檔，首先科研單位領導要對科技檔案管理高度重視，其次是要培養高素質的檔案信息化專業管理人員，最重要的一點是科技檔案的管理必須要規范化。各部門工作中要認真配合真抓實干進一步促進科技檔案的規范化建設。

3）一份完整的科技檔案可以反應自科研課題開展以來任何時期的工程進展，詳細的相關資料圖片和完整的數據，看到一些數據更使人聯想起課題進行過程中的點點滴滴，為了施工中的一個等待環節需五小時后進入下一個步驟，人們從下午等到天黑，沒有喝一口水，沒吃一口食物，施工現場環境艱苦無飲用水和食物，全靠人工帶夠一周干糧，大家往往忙起來一天只吃一次干糧；一些資料更是一段珍貴的回憶，一位技術人員當時在實驗過程中為了計算一個參數幾天幾夜沒有休息，現場當他寫完一個數據剛要站起來就累暈倒了。每當看到這些檔案資料怎不叫人潸然淚下，這些讓人淚目的資料是科研人員在環境惡劣的生產第一線用十幾年甚至幾十年的時間揮灑青春和熱血換來的，它既是一個單位的發展史，也是一個時期國家建設發展中滄海一粟的寫照。

6 結束語

科技檔案的現代化管理模式，就是利用現代信息技術搭建科學信息管理平臺，檔案管理信息化的就是將檔案載體由傳統的紙張形式擴展為縮微型、聲像型及機讀型，提高了檔案信息的利用率；促進了科技檔案管理由傳統手工管理模式向現代信息化、數字化檔案管理模式的轉變。在大數據時代收集信息對于促進和推動行業的發展十分重要。