大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

楊曉莉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，生產(chǎn)經(jīng)營活動增加，因此，涉及到的檔案資料數(shù)量也在增多。檔案資料作為企業(yè)制定正確發(fā)展戰(zhàn)略和控制運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的主要參考依據(jù)，能否對其進(jìn)行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，因此，完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)生存與發(fā)展的必由之路。例如，如果我們不能從企業(yè)所掌握的檔案資料中獲取有價(jià)值的信息資源，就很難準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展的機(jī)遇和存在的安全隱患，從而降低企業(yè)自身的盈利能力和市場競爭能力。此外，由于電子檔案資料是在近幾年才得以廣泛運(yùn)用的，所以，其信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、途徑以及人才等都還處于形成階段，在很大程度上降低了企業(yè)檔案信息的時(shí)效性和安全性。因此，研究大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)這一課題具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息化

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)已運(yùn)用到各行各業(yè)，例如餐飲業(yè)、金融業(yè)等等，自然而然地也運(yùn)用于各個(gè)企業(yè)中。社會進(jìn)步不斷推動著我國企業(yè)逐漸擴(kuò)大，編制成員數(shù)目不斷增多，工作人員需處理的工作也越來越多，紙質(zhì)文案難以滿足企業(yè)系統(tǒng)管理和保存文書檔案的需求，企業(yè)的信息化建設(shè)將成為一種必然趨勢。管理文書檔案此類軟件的出現(xiàn)將專業(yè)人員從冗雜、繁瑣的檔案管理和保存等工作中解脫出來，為文書檔案的管理工作提供了一種更加快捷、高效、有保障的方式。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作存在的問題

1.1 隱私與安全問題

在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，隱私與安全困境是需要解決的實(shí)際問題，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全問題很多，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全問題就沒有任何隱私，當(dāng)重要的數(shù)據(jù)被泄露以后，會給用戶帶來一定損失。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保障作用，但在大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不能完全起到安全作用，尤其一些重要的檔案資料信息不能泄露，必須完善大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的安全問題，為完善檔案管理起到保障作用，這需要引起檔案管理工作者的重視。

1.2 信息化成本較高

想要實(shí)現(xiàn)或促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化，就要在前期采購大量的電子設(shè)備，還要招聘在檔案管理方面具有專業(yè)素養(yǎng)的人才。最重要的是，要以企業(yè)自身的發(fā)展實(shí)際為基礎(chǔ)開發(fā)出能順應(yīng)企業(yè)發(fā)展最好能符合長遠(yuǎn)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，開發(fā)完成后要以最快的速度讓現(xiàn)存的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，形成具有多種格式的電子檔案，從而建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫。從籌劃到建成，這個(gè)過程需要投入的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間成本，不管哪一項(xiàng)，對于規(guī)模不大、實(shí)力不強(qiáng)的公司來說，都將是一項(xiàng)很重的負(fù)擔(dān)。

1.3 缺乏信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，雖然很多企業(yè)都紛紛參與到電子檔案信息化建設(shè)的潮流中，但是由于此項(xiàng)工作起步較晚、發(fā)展速度過快，使得與之相匹配的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還處于探索和形成階段，以至于在使用電子郵件的過程中常常出現(xiàn)電子文件的搜集、編號、查找以及格式等存在不一致的現(xiàn)象，在很大程度上降低了我們使用電子檔案資料的速度和效率。例如，一些企業(yè)為了防止文件接收部門修改或編輯電子文件，常常會將文件設(shè)置成PDF格式或CAJ格式，而這兩種格式往往都需要使用與之相匹配的閱讀器才能將其正確打開并瀏覽其他內(nèi)容。也就是說，當(dāng)我們在接收到PDF格式或CAJ格式的相關(guān)資料時(shí)，我們還必須要下載PDF閱讀器或CAJ閱讀器才能準(zhǔn)確的獲取文件中的信息。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

2.1 提高檔案信息建設(shè)從業(yè)人員的素質(zhì)

樹立從業(yè)人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識和觀念，不斷提高工作自身文化素質(zhì)，加強(qiáng)培育工作人員責(zé)任意識，建立科學(xué)的檔案管理制度，貫徹落實(shí)各項(xiàng)管理制度。對檔案管理員做好專業(yè)的培訓(xùn)工作，令其熟悉文書檔案信息化的過程，掌握該領(lǐng)域的相關(guān)知識，了解相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全知識，培養(yǎng)集各類知識于一體的高端人才，引領(lǐng)企業(yè)文書信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

2.2 構(gòu)建完善嚴(yán)格的檔案大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系

為了更好地確保檔案信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)安全性，就必須要構(gòu)建一個(gè)完善的、嚴(yán)格的檔案信息大數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，特別是要采取大數(shù)據(jù)中的算法加密技術(shù)，更好地對這些檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)，必須要強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)使用權(quán)限，通過大數(shù)據(jù)安全權(quán)限技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案信息查閱和使用的識別和退出機(jī)制。最后，要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案信息大數(shù)據(jù)共享機(jī)制。特別要對檔案信息大數(shù)據(jù)進(jìn)行分級管理，確保這些檔案信息大數(shù)據(jù)都是在信息傳播的范圍內(nèi)開展的，還要在信息審計(jì)的安全監(jiān)控中實(shí)施確保對這些檔案信息大數(shù)據(jù)進(jìn)行全過程的安全使用跟蹤和評估，避免檔案信息數(shù)據(jù)泄露。

2.3 健全企業(yè)檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，有助于增強(qiáng)電子郵件的安全性、實(shí)用性以及客觀性，是我們充分利用電子檔案信息資源的前提和保障，可從以下幾個(gè)方面加以完善：

1）建立統(tǒng)一的電子文件格式、傳輸途徑、儲存平臺。例如，當(dāng)多個(gè)部門同時(shí)將電子文件發(fā)送至同一部門時(shí)，如果存在文件格式、傳輸途徑、儲存平臺等不統(tǒng)一等問題，就會導(dǎo)致收件部門所收文件格式不一致、漏收或重收文件等問題，從而降低其自身的工作質(zhì)量和工作效率。

2）建立統(tǒng)一的電子文件編號制度，并制定文件資料收發(fā)記錄表，詳細(xì)登記企業(yè)各部門間的往來電子文件，以便于我們在查找和使用某一電子郵件時(shí)，可以對其進(jìn)行快速、及時(shí)、準(zhǔn)確的定位。

3）建立統(tǒng)一的文件收發(fā)制度和收發(fā)流程，如我們在發(fā)送電子文件的過程中，常常會存在著無法判斷收件部門是否已經(jīng)接收文件的問題，使得我們不得不打電話與收件部門進(jìn)行確認(rèn)。但是，如果我們能夠明確要求收件部門在收到文件之后要將信息及時(shí)反饋給發(fā)件部門，就能有效避免上述問題的出現(xiàn)。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

提高檔案管理者的工作能力是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化的關(guān)鍵因素。首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動化服務(wù)模式，樹立變被動為主動的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。其次，充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶對智慧性服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，從用戶的日常行為中對其數(shù)據(jù)需求信息進(jìn)面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析探索有效數(shù)據(jù)挖掘方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，在整個(gè)市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代不容置疑的需求，也很契合時(shí)代發(fā)展的規(guī)律。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念。與此同時(shí)，企業(yè)自身也必須完善現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，或重新建立一個(gè)新的更為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，如此方可促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而體現(xiàn)出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值，從根本上提升企業(yè)效益。

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